Almacén omnicanal con 70.000 referencias

Grandes marcas a precios competitivos

Cada temporada, miles de clientes renuevan sus armarios con los últimos modelos de zapatos, pantalones, jerséis, chaquetas y camisetas que ofrece Espace des Marques. Esta firma comercializa artículos de moda de las principales marcas del mercado a un precio competitivo desde su página web (espace-des-marques.com), marketplace o desde cualquiera de sus tiendas físicas.

Fundada en 2007, Espace des Marques no ha dejado de crecer. Empezó con una única tienda de tan solo 30 m² en Jard-sur-Mer y, actualmente, cuenta con ocho tiendas repartidas por toda Francia. Basadas en una estrategia omnicanal, sus perspectivas de futuro son prometedoras: en los próximos años seguirá inaugurando más boutiques y potenciará el negocio online con el propósito de diversificar sus canales de venta, atendiendo a un número creciente de clientes en el menor tiempo posible.

Renovar el armario y la logística

Johan Legrand, fundador y CEO de Espace des Marques, explica que “en los últimos años hemos aumentado el volumen de negocio y, por consiguiente, el número de referencias y de pedidos, como resultado de la estrategia de apertura de nuevas tiendas y de expansión de nuestra página web. No obstante, no solo nos faltaba espacio, sino también necesitábamos optimizar el almacenaje y el picking, más agilidad en las operativas y una mayor productividad. Teníamos que cambiar”.

Anteriormente, todas las gestiones se hacían de manera manual ─ lápiz y papel en mano─, desde la distribución de la mercancía hasta la preparación de pedidos. La organización de la mercancía es una de las operativas principales de cualquier almacén. Su optimización también era uno de los objetivos para Espace des Marques, pues una buena organización dinamiza las demás operativas.

Johan Legrand recuerda cómo era la antigua organización del almacén: “teníamos una numeración alfabética de los pasillos y organizábamos los productos en base a las marcas: el pasillo A se destinaba a una marca concreta, el pasillo B a otra, y así sucesivamente. Esto nos acarreaba varios problemas porque disponíamos de tantos productos de algunas marcas que no cabían en un mismo pasillo y se tenían que reubicar. Asimismo, provocaba que dependiéramos de la memoria de los operarios y, cuando alguno de ellos estaba ausente, era muy complicado localizar los productos. Entre esto y que clasificábamos los productos en base a su tamaño y color ─no mediante el código de barras─ nos hacía cometer demasiados errores”.

En cuanto a la preparación de pedidos, la operativa también era muy mejorable. Vincent Beaufreton, responsable de desarrollo, comenta que “teníamos un listado impreso en papel que los operarios utilizaban para reunir las referencias que necesitaban para conformar cada pedido. Sin embargo, podían pasarse mucho tiempo localizando algún artículo. Era una operativa muy tediosa”.

Dispuesta a cambiar y a mejorar, en 2019, Espace des Marques inauguró dos nuevos almacenes de 2.700 m² cada uno de ellos en La Boissière-des-Landes donde se depositan 70.000 referencias y, al mismo tiempo, se preparan y expiden todos los pedidos, tanto para las tiendas físicas (offline) como para su página web (online).

“En un primer momento, uno de los almacenes estaba destinado específicamente a los pedidos online y el otro servía para abastecer las tiendas. Nuestra logística está evolucionando con rapidez y la organización de los almacenes se ha renovado. Ahora contamos con almacenes más especializados”, dice el responsable de desarrollo. Ahora, uno de ellos se reserva para el calzado y el otro para las prendas de vestir. “Si un pedido contiene artículos textiles y zapatos, se preparan en ambos almacenes por separado y, después, se consolidan en uno de los dos”, añade.

Para equipar estos almacenes, la compañía contó con la colaboración de Mecalux ya que, en palabras de Johan Legrand, “nos hicieron una propuesta global que incluía los sistemas de almacenaje, de transporte y de gestión. Nos interesó el hecho de que un único proveedor suministrara todas las soluciones para ambos almacenes. Por último, me gustaría destacar la confianza que nos inspiró el equipo técnico de Mecalux. Cuando se lleva a cabo un proyecto de tal envergadura como el nuestro, uno debe rodearse de los mejores profesionales y de personas de confianza y competentes”.

Los dos almacenes se componen de estanterías para picking con pasarelas que conforman las tres plantas. “Con estos nuevos almacenes tenemos la solución a nuestra falta de espacio, porque era la forma de triplicar la superficie de almacenaje. Pero, entonces, nos surgió otra problemática: ¿cómo mover la mercancía entre las distintas plantas? Para resolverlo, Mecalux instaló un circuito de transportadores de cajas y un elevador que comunican los distintos niveles del almacén y agiliza los traslados de la mercancía”, señala Vincent Beaufreton.

“Después, nuestro siguiente reto era la gestión de las existencias”, apunta Beaufreton. La compañía necesitaba una herramienta especializada en la gestión de su logística. Con un software de gestión de almacenes (SGA) podría tener un mayor control del stock y reducir errores. Por ello, ha instalado Easy WMS de Mecalux en su modalidad on-premise y el módulo Multi Carrier Shipping Software, cuyo objeto es agilizar los procesos de empaquetado, etiquetado y expedición de los pedidos.

Estanterías con pasarelas: ideales para el ‘e-commerce’

Los dos almacenes de Espace des Marques están equipados con estanterías para picking sobre las que se apoyan pasillos elevados. Esta solución proporciona las siguientes ventajas:

• Aprovechamiento de la altura: se ha triplicado la superficie útil de almacenaje para dar cabida a un mayor número de artículos.
• Acceso directo: se puede manipular la mercancía con facilidad, lo que se traduce en una gran rapidez en las tareas de almacenaje y preparación de pedidos.
• Versatilidad: las ubicaciones se adaptan a la gran variedad de productos disponibles, desde cajas de zapatos hasta distintos modelos y tallas de una gran variedad de prendas de vestir.
• Menores desplazamientos: un circuito de transportadores comunica las distintas plantas del almacén y finaliza en el área de consolidación. Así, los operarios no deben recorrer todo el almacén para preparar los pedidos y trabajan únicamente en el área que tengan asignada.

Gestión avanzada con un SGA

Espace des Marques implementó Easy WMS de Mecalux en sus dos almacenes con un objetivo muy claro: organizar, controlar y optimizar los productos y operativas, así como ganar tiempo y eliminar errores.

La puesta en marcha de este SGA se llevó a cabo en dos etapas y con un año de diferencia: primero un almacén y después el otro. En el segundo almacén, además, la implantación de Easy WMS se hizo en remoto debido a la crisis sanitaria producida por la COVID-19. Durante el confinamiento y para garantizar la máxima seguridad del equipo de Espace des Marques y de Mecalux, se hicieron preparativos, formaciones, pruebas y ajustes en modo telemático.

“La puesta en marcha fue un paso importante porque era completamente nuevo para nosotros y teníamos muchas incógnitas sobre cómo se desarrollaría. Sin embargo, al contar en todo momento con el apoyo del equipo técnico de Mecalux, todo fue muy rápido. Además, aprendimos a manejar el SGA y todas sus funcionalidades con facilidad”, opina Vincent Beaufreton.

Easy WMS se ha integrado con el ERP XL Soft y con la plataforma e-commerce PrestaShop de Espace des Marques para que ambos sistemas se transfieran datos sobre cómo asegurar un óptimo desarrollo de las distintas operativas de los dos almacenes. La coordinación entre el ERP y el SGA es indispensable para tener siempre la mercancía necesaria para prestar servicio y evitar roturas de stock.

“Hemos aprendido a utilizar Easy WMS a base de trabajar día tras día con él. Nuestra valoración es muy positiva; sin duda es una herramienta que satisface nuestras necesidades”, afirma el responsable de desarrollo de Espace des Marques.

Easy WMS interviene en todas las operativas que tienen lugar en ambos almacenes, desde que se recibe la mercancía enviada por los proveedores hasta que se expiden los pedidos para entregarlos a los clientes:

Recepción de mercancía
"Con Easy WMS llevamos un control más preciso de las existencias y ya no cometemos tantos errores como antes. Esta herramienta nos permite gestionar el stock de una manera más segura”, garantiza Vincent Beaufreton.

“Las recepciones son una de las áreas de trabajo donde hemos notado una mayor mejora: somos el doble de rápidos que antes”, celebra Vincent Beaufreton. A diario, cada operario recibe una media de 1.000 artículos que debe identificar y verificar (en verano esta cifra puede ascender a 2.000). “Antes de tener Easy WMS, un operario podía procesar 500 artículos como mucho”, añade.

Identificar y comprobar la mercancía es fundamental para un eficiente desarrollo del resto de operativas del almacén. “Antes, por ejemplo, podía ocurrir que compráramos 100 camisetas y recibiéramos solo 80. Sin contrastar lo que habíamos pedido con lo que verdaderamente nos enviaban los proveedores, podíamos tardar semanas e, incluso, meses en notar las desviaciones, por lo que ya no podíamos rastrear el error para averiguar su origen”, explica Vincent Beaufreton.

Una vez identificados los productos, el SGA los clasifica en función de si son zapatos o textiles y les asigna una ubicación teniendo en cuenta distintos criterios: referencia, modelo, talla, rotación, etc. Easy WMS organiza la mercancía en los dos almacenes de una forma lógica que optimice los desplazamientos de los operarios y, al mismo tiempo, facilite las tareas de almacenaje y preparación de pedidos.

Preparación de pedidos
“Desde que inauguramos estos dos almacenes, hemos abierto cuatro tiendas más y hemos duplicado nuestra actividad en la web”, asevera Vincent Beaufreton.

Gracias a la correcta distribución de la mercancía, a la organización de los operarios y a las indicaciones de Easy WMS, se pueden expedir alrededor de 8.000 pedidos por semana, tanto para las tiendas físicas como para los clientes que han comprado en espace-des-marques.com o un marketplace.

A la hora de preparar los pedidos, cada operario tiene asignada una planta determinada donde recoge los productos que conforman los pedidos y los coloca en el transportador. Este transportador los traslada hasta el elevador para que los descienda hasta la planta inferior y se dirijan a la zona de consolidación.

Cuando son pedidos online, los operarios siguen el método de agrupación de pedidos, que consiste en confeccionar varios pedidos a la vez durante el mismo recorrido. Siguen las instrucciones precisas de Easy WMS, que les muestra a qué ubicación dirigirse, qué artículo localizar y qué cantidad extraer.

Cuando los pedidos son para tiendas, en cambio, cada operario tiene asignado un pedido (una tienda). Al ser pedidos más grandes que incluyen un gran número de líneas, cada operario prepara la parte del pedido que corresponde a su zona. De ese modo, pueden trabajar simultáneamente 5 o 6 operarios en un mismo pedido.

“Todavía no tenemos estadísticas sobre el porcentaje de disminución de errores en la preparación de pedidos. Lo que sí sabemos es que se ha rebajado la tasa de devoluciones de nuestros clientes online. Estas no necesariamente se deben a un error, sino que, más bien, son cambios de tallas, colores, modelos, etc.”, señala Vincent Beaufreton.

Consolidación y expediciones
Una vez los productos han llegado a la zona de expediciones, Easy WMS los organiza y clasifica en función del pedido al que corresponden y teniendo en cuenta si son para tiendas o para clientes online.

Luego, el módulo Multi Carrier Shipping Software dirige el proceso de empaquetado y guía a los operarios indicándoles qué artículos empaquetar y si pueden agruparlos en un único paquete o en múltiples. “Hemos mejorado tanto este proceso que hemos eliminado los errores en los envíos”, aplaude el responsable de desarrollo.

El módulo sabe con antelación qué agencia distribuirá cada pedido e imprime una etiqueta personalizada para cada una de ellas, que incluye el destino y el código de seguimiento (el tracking number que emplean los clientes para localizar sus pedidos). “Así hemos ahorrado mucho tiempo en la preparación y expedición de pedidos”, agrega Vincent Beaufreton.

Multi Carrier Shipping Software, además, está integrado con las agencias de transporte que reparten los pedidos de la firma (Chronopost, Colissimo y un camión de reparto propio) con el objeto de agilizar las expediciones y evitar errores. Cuando el transportista llega al almacén, ya conoce el número de cajas que conforman el envío, por lo que solo tiene que recoger los artículos y llevárselos. “Gracias a nuestra nueva estrategia logística, la robotización y la digitalización que brinda Easy WMS, podemos enviar el triple de pedidos que antes empleando el mismo número de operarios”, declara Beaufreton.

Toda la organización de las expediciones está planteada para asegurar el envío de los pedidos en el menor tiempo posible. Vincent Beaufreton nos da algunos detalles: “Colissimo recoge los pedidos dos veces al día: a las 7:30 h de la mañana y a las 15:30 h de la tarde. Los pedidos comprados por la tarde y por la noche son los primeros en salir en el reparto de la mañana. También priorizamos los pedidos que nos llegan de Amazon y los clientes Premium de nuestra web con entregas de Chronopost en 24 horas”.

Última moda en gestión digitalizada

Espace des Marques posee dos almacenes en La Boissière-des-Landes con una operativa rápida y eficaz para atender al mayor número de clientes posible. Con la solución integral de Mecalux, formada por estanterías con pasarelas, transportadores de cajas, el sistema de gestión de almacenes Easy WMS y el módulo Multi Carrier Shipping Software, ahora puede expedir el triple de pedidos que antes empleando los mismos recursos.

Espace des Marques ha aumentado la productividad de su cadena logística con el propósito de reforzar sus perspectivas de crecimiento. Según Johan Legrand, “tenemos un plan maestro para 2024 con el que nos proponemos abrir una veintena de tiendas en Francia y superar los 10 millones de facturación de la web. El siguiente paso será la expansión internacional, por lo que tenemos que estudiar cómo enviar los pedidos a países como Alemania. Asimismo, esperamos distribuir hasta 4.000 artículos/día en agosto, nuestro mes de mayor actividad”.

Para lograrlo, se debe contar con una logística escalable y que disponga de procesos optimizados. Los dos almacenes en La Boissière-des-Landes sobresalen por el control y la eficiencia. El SGA conoce la ubicación exacta de las 70.000 referencias y dirige las tareas de almacenaje y preparación de pedidos con rigor para evitar cualquier posibilidad de que se produzcan fallos.

Johan Legrand - Fundador y CEO de Espace des Marques
"Mecalux nos propuso una solución global que incluía los sistemas de almacenaje, transporte y gestión. Queríamos que un único proveedor instalara todas las soluciones en ambos almacenes".

Beneficios para Espace des Marques

• Control y trazabilidad: el SGA conoce la ubicación exacta de las 70.000 referencias desde el momento en que llegan al almacén y las organiza de forma lógica para facilitar el trabajo de los operarios.
• Número de pedidos expedidos triplicado: la distribución del almacén y la organización de las operativas están pensadas para agilizar la preparación y expedición de 8.000 pedidos cada semana.
• Optimización de los recursos: la compañía ha aumentado la productividad en las recepciones, preparación de pedidos y expediciones empleando el mismo número de operarios.