Empleo
Alcanzar este porcentaje total en la preparación de pedidos es una utopía. Y es que detrás de cualquier operación de picking suele haber una persona que como tal comete errores. Sin embargo, acercarse mucho al ansiado 100% sí es posible. La tecnología ha entrado a formar parte del ámbito logístico y ha facilitado múltiples operaciones.
Hoy en día se emplean técnicas muy variadas y eficientes para la preparación de los pedidos: desde los tradicionales picking list, en los que se van punteando deforma manual las unidades extraídas, hasta las etiquetas, la lectura de código de barras mediante terminales de radiofrecuencia o el pick to light, entre otras. Todos los expertos coinciden en que para la preparación de los pedidos no existe una solución estándar y global que funcione en todos los almacenes o en cualquier centro de distribución.
Según Enrique de Miguel, director comercial de Alfaland Sistemas –compañía especializada enc onsultoría e integración de métodos para la cadena de suministro–, muy al contrario, "la solución tecnológica que se escoja estará supeditada a cada instalación. Es más, hay superficies con diferentes sistemas de picking, según la rotación de los productos". No obstante,añade, dicha solución debe ser flexible para adaptarse a los posibles cambios. "Un almacén no es una foto fija sino en movimiento, que depende de la coyuntura del mercado, de la oferta y de la demanda", puntualiza Enrique de Miguel.
Por otra parte, Aaron Miller, de Tompkins Associates, firma dedicada a las soluciones para la cadena de suministro, recuerda que "el picking puede suponer entre el 40 y el 60% del presupuesto de un almacén. Es la función crítica en las operaciones de distribución y la operación que necesita más recursos. Además, es la de mayor impacto para el cliente". Entregar menos unidades de las solicitadas o una referencia equivocada puede incluso enfadar al cliente sin entrar a valorar los perjuicios económicos para él y para el emisor.
Y no sólo eso,un pedido erróneo provoca una devolución e implica una serie de trabajos extras: un retorno en el transporte, la realización de un abono,volver a preparar el encargo, etc. Es evidente que todas estas operaciones suben el marcador una reducción de los errores y por tanto de los costes, justo lo que pretende cualquier profesional del sector.En el picking, la voz, en sustitución de los papeles o de un terminal de radiofrecuencia, aporta además seguridad, comodidad y facilidad de manejo.
"También, hay que tener presente que con todo el ruido y el movimiento, el almacén puede ser un entorno muy peligroso, especialmente cuando el usuario está distraído mirando una pantalla o un papel", añade Greg Tanner, director general para España de Vocollect, una empresa dedicada desde 1987 al desarrollo y la instalación de sistemas de distribución dirigidos por voz.
El funcionamiento es muy sencillo e inalámbrico.El operario lleva un ligero auricular con micrófono y un pequeño ordenador portátil en el cinturón. Por tanto, sus ojos y sus manos quedan libres para manipular la mercancía y moverse por el almacén. Sin utilizar ningún terminal de mano o papel para anotar los pedidos, se comunica directamente con el sistema de gestión del almacén (SGA), con el sistema general (ERP) o con el servidor, y así puede preparar los encargos rápida y eficazmente.
En primer lugar, para garantizar el reconocimiento de la voz, el sistema graba la de cada persona (plantilla) y la archiva en un fichero. El operario sólo tendrá que cargar su plantilla en el terminal portátil y seleccionar el idioma en el que quiere comunicarse. A continuación, el SGA, el ERP o el servidor, utilizando la red inalámbrica de radiofrecuencia,descarga en el terminal de voz la orden de trabajo del operario con el grupo de pedidos que hay que preparar. Incluso el jefe del almacén tiene la opción de enviarle nuevas tareas en tiempo real.
Menos equivocaciones
El preparador, tras la puesta en marcha del ordenador con su clave, escucha a través de los auriculares la orden del sistema que le hace dirigirse a la posición en la que se encuentra el primer producto que tiene que extraer. Allí verifica que está en el lugar indicado leyendo en voz alta –el micrófono recoge sus palabras– un dígito de control,que identifica cada ubicación del picking. Después, sólo si tal dígito es el correcto, el sistema dice al operario el número de unidades que hay que coger.
Cabe la posibilidad también de que éste repita en voz alta la cantidad para una mayor seguridad. Tras concluir, el sistema le dirigirá a la siguiente posición.En el caso de que el preparador se encuentre con que la ubicación esté vacía o con un número insuficiente de productos, puede avisar al sistema y éste activará una señal de reposición.El operario entonces tiene dos opciones: añadir el producto que faltaba al final de su pedido o asignar la extracción a otro operario.
Según Aaron Miller, de Tompkins Associates,"para la mayoría de las empresas el control es la ventaja más significativa de los sistemas de voz porque reduce las equivocaciones". Y apunta: "Casi la totalidad de los errores cometidos en el picking son por rotura de stock o porque la cantidad de unidades difiere de la requerida. Lo que sí es seguro es que todos implican importantes costes por devolución".
Aaron Miller explica con un caso real el ahorro que facilita la tecnología de voz: Associated Wholesale Grocers (AWG) es uno de los mayores centros de distribución en EE UU. Sus instalaciones de Kansas City, con 304.800 m2, cuentan con cinco áreas: lácteos, seco, congelados, cárnicas y productos perecederos. En enero de 2003 comenzó a operar con la tecnología de voz tras una implantación secuencial por áreas de dos meses de duración.
Tras comenzar a trabajar con el nuevo sistema de preparación de pedidos, su control pasó del 99,52 al 99,64%.Es decir, de los aproximadamente 62 millones de encargos efectuados al año, 74.000 más se sumaron a los que se llevaron a cabo correctamente.Es decir, no implicaron una devolución con todas sus consecuencias y repercusiones. Según cálculos de la empresa, el coste unitario de cada devolución es de 20 dólares, con lo que este incremento de pedidos correctos supuso un ahorro de 1,5 millones de dólares.
Aplicaciones y virtudes
La tecnología de voz no sólo es muy válida para el picking, también despliega todas sus ventajas en la recepción, en el cross-docking, en las expediciones o en el control de calidad. Aaron Miller, de Tompkins Associates, afirma que es muy adecuada para almacenes con muchas referencias,con grandes bultos o cadenas complejas".El requisito es que el proveedor tenga la capacidad de integrar esta tecnología al sistema de software de soporte elegido.El resultado será trabajar en un ambiente sin papeleo y sin dispositivos de radiofrecuencia para leer códigos de barras y confirmar transacciones.
Las virtudes de la tecnología de voz son múltiples.A continuación se detallan algunas de ellas:
Facilidad de manejo: en muchas empresas la rotación de los equipos de trabajo es constante y más aún en aquéllas con una operativa estacional donde hay puntas de trabajo muy pronunciadas.La selección y la formación del personal es costosa, y además influye en la precisión y en la producción. Sin embargo, las tecnologías de voz son muy fáciles de aprender a utilizar y sencillas en su manejo. "El entrenamiento llega a reducirse a unas pocas horas",resalta Greg Tanner, de Vocollect.Otra ventaja es que es posible operar en varios idiomas, superándose las barreras del lenguaje.
Gestión del trabajo en tiempo real: la voz dirige de forma activa al operario e incrementa bastante la productividad porque determina la ruta sin dejarle elegir, lo que sí permite el trabajo con papeles y los basados en el código de barras.
Rapidez y reducción de los errores: el sistema utiliza los dígitos de control, lo que aumenta sustancialmente la fiabilidad. Además, las instrucciones del sistema de voz no dejan que el operario se distraiga, lo que se traduce en menos errores y más productividad. Aplicación en cualquier entorno:a diferencia de otros sistemas, como la radiofrecuencia, los papeles o las etiquetas, la tecnología de voz se adapta perfectamente a ámbitos fríos como los almacenes a temperatura controlada (ambiente refrigerado o bajo cero). Sólo un dato: no es necesario pulsar botones, algo muy difícil con los guantes que deben llevar puestos los operarios que trabajan en una instalación a -25ºC".
Seguridad y ergonomía: los empleados operan con las manos libres (pueden coger productos más voluminosos y pesados) y no tienen que leer hojas ni datos de una pantalla, lo que les puede despistar y hacer que se confundan. Sólo están pendientes del movimiento que el sistema les ha ordenado, centrándose visualmente en esta tarea. También se encuentran más atentos al entorno cuando van de una ubicación concreta a otra.
Productividad:todas las ventajas enumeradas generan un aumento de la productividad. Principalmente,porque la liberación de etiquetas y aparatos voluminosos permite concluir cada pedido en un tiempo menor. Además, los operarios ejecutan la tarea en el mismo momento en el que la reciben. Evidentemente, el trabajo se agiliza. Y al tener que ajustar la velocidad del sistema para ir más rápido, se implican activamente en su cometido.
Seguimiento de la operativa: el sistema de voz posibilita la parametrización de las actividades de los empleados y de todos los movimientos,una información muy útil para los responsables del almacén porque pueden optimizar la gestión. Resultados impactantes La utilización de esta tecnología en los centros de distribución es un fenómeno relativamente nuevo. "En concreto,comienza en los años noventa, cuando un número creciente de grandes empresas de distribución invierten en los sistemas de voz para aumentar el nivel de productividad, la precisión y la seguridad en sus actividades", recuerda Greg Tanner,responsable de Vocollect.
Además, asegura que son muy adecuados, principalmente, para el sector de la distribución alimentaria, en el que el margen es muy pequeño y recortar costes para lograr una cadena de suministro más eficaz representa una ventaja competitiva para la compañía". Otros ámbitos en los que esta tecnología encaja ala perfección son la industria de la alimentación,tanto mayoristas como detallistas o de servicios,de mercancías en general y de masas, médico-farmacéutica y de logística a terceros, al igual que tiendas de conveniencia, bebida, salud y belleza.
La misma compañía confirma que los resultados son impactantes. Greg Tanner explica cómo gracias a la posibilidad de trabajar con las manos y los ojos libres, el operario puede concentrarse en sus operaciones."Se reducen los errores y se consigue una precisión del 99,99%, aumentando,al mismo tiempo, la productividad hasta un 35%",concluye Tanner.
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ENTREVISTA A GREG TANNER, DIRECTOR GENERAL PARA ESPAÑA DE VOCOLLECT
"La tecnología por voz funciona desde -35ºC hasta 50ºC".
La compañía Vocollect ha desarrollado el sistema Voice-Directed Work (trabajo dirigido por voz) y los ordenadores portátiles Talkman para operar en los almacenes bajo las premisas de la tecnología de voz. Greg Tanner, director general para España de la firma, nos abre las puertas a este otro mundo dirigido por palabras electrónicas.
¿Puede implantarse el sistema Voice-Directed Work en cualquier software de gestión de un almacén (SGA) o de una empresa? ¿Son necesarios ciertos requisitos?
Sí, es posible implantarlo perfectamente. Los clientes pueden escoger entre una conexión en tiempo real con su SGA, a través de la solución Vocollect Voice-Directed, o bien comunicarse mediante con Vocollect Voice Link. La tecnología de voz no requiere nada más que un sistema de radiofrecuencia, que se integra con la red inalámbrica estándar compatible Wi-Fi (802.11b) y un ordenador ordenador host, que le da soporte. Dependiendo del tipo de aplicación y de otros factores, generalmente,la implantación resulta más simple que la de otros sistemas de radiofrecuencia tradicional.
Dentro de un almacén, ¿en qué operacioneses más rentable y útil emplear el sistema Voice-Directed Work?
Tradicionalmente, la primera aplicación para la voz es el picking, donde se obtiene un ROI (retorno de la inversión) de 6 a 12 meses. Hoy en día, también se emplea, por ejemplo, en el cross-docking y en la recepción de mercancía.Cuando hay necesidad de trazabilidad se pueden usar fácilmente otros sistemas, que integren la tecnología de voz. Además funciona des de -34ºC hasta 50ºC.
¿Se trata de una solución estándar para cada operación?
Todas las soluciones de voz de Vocollect se implantan después de un profundo y concienzudo análisis de la situación del cliente y de sus necesidades concretas. Nuestros socios se encargan de adaptarlas a cada empresa y operativa y además ponen a su servicio el valor añadido de su propia solución específica.
El hecho de que la voz robótica pueda ser monótona,¿no presenta algún problema en cuanto a la fatiga del operario y que pueda provocar errores?
Al contrario. Tenemos constancia de que los trabajadores encuentran agradable y divertido trabajar con voz. Además, cada operario puede cambiar el ritmo con el que le habla al terminal y el género de la voz (femenina o masculina),adaptándolo a sus exigencias.
En Estados Unidos estos sistemas están teniendo bastante éxito. ¿Y en España?
Vocollect llegó a España hace algo menos de un año y medio y ya cuenta con diferentes clientes que utilizan nuestro sistema, como Sabeco, Interfrisa y Supermercados Cuevas,entre otros. El año 2006 será fundamental ene ste país y en el resto del mundo para la consolidación de esta tecnología en la distribución yen las industrias afines
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UNIR TECNOLOGÍAS
La voz y la RFID [identificación por radiofrecuencia]son tecnologías complementarias",asegura Aaron Miller, de Tompkins Associates,quien propone un posible funcionamiento: la tecnología de voz, con un lector portátil incorporado en el terminal, refuerza la característica de manos libres de las etiquetas RFID. El lector integrado voz-RFID del portátil permitirá a los operadores preguntar a las etiquetas de radiofrecuencia con una orden de voz y que éstas le proporcionen las instrucciones a seguir. Simultáneamente, estas etiquetas pueden transmitir información al software de gestión del almacén a través de la red inalámbrica."En Vocollect estamos trabajando para integrarla tecnología de voz con otras comoBluetooth", incide Greg Tanner, director general para España de la compañía.
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DE LA TECNOLOGÍA A LA PRÁCTICA
La plataforma logística del Puerto de Barcelona de la compañía Interfrisa dispone de una nueva solución por radiofrecuencia (RF) y de picking por reconocimiento de voz. El objetivo ha sido responder al cumplimiento de la trazabilidad,a los requisitos de la Administración, a la necesidad de mayor rapidez y de calidad y a la competitividad del entorno. La intención, además,es extender estos sistemas al resto de instalaciones de la compañía.
La plataforma catalana está dedicada en un 90% a un único cliente: La Menorquina. El movimiento de paletas es aleatorio, aunque se calcula que en un día de plena campaña pueden moverse hasta 1.000. En cuanto a la preparación de pedidos, se confeccionan unas 150 paletas mixtas diarias, con aproximadamente 150 picks por paleta. El almacén es vertical,con siete plantas y dos alturas de picking. La dificultad está en el movimiento de unidades desde las plantas superiores (con montacargas) para alimentar las zonas de preparación.
Antes de la extensión de la radiofrecuencia y de la aplicación de la tecnología de voz, la gestión se llevaba a cabo con aplicaciones a medida del cliente y una operativa basada en soporte papel."A la necesidad intrínseca de modernizar los procesos se sumó la obligatoriedad de acreditarla trazabilidad, para los clientes y por normativa,así como aumentar el control sobre la actividad y la producción", explican desde Vocollect.
También era el momento adecuado porque Interfrisa abordaba un cambio en el software de gestión del almacén. Localizar los errores. Pasar de trabajar en papel a hacerlo en tiempo real significa que el servidor refleja lo que está pasando en cada momento. Con la RF se consigue que los aprovisionamientos sean prácticamente instantáneos, sin tiempos muertos. También se detectan inmediatamente los errores, que pasan a ser casi exclusivamente humanos. Es decir,que se reacciona internamente y no cuando, por ejemplo, le llega a un cliente una carga equivocada y éste lo comunica.
A su vez, los terminales de voz, que se portan en el cinturón, permiten a los operarios –enfundados en aparatosos trajes y con gruesos guantes para protegerse del frío–trabajar en cámaras de hasta -28ºC porque sólo han de hablar a través del micrófono y recibir órdenes por los auriculares. De esta forma trabajan con las manos y los ojos libres, con mayor rapidez y seguridad. El sistema de reconocimiento de voz, dentro de la automatización inalámbrica, aporta también mucha información nueva, porque registra los movimientos de cada operario, especificando horas exactas, unidades, cuándo se empieza y se termina una paleta...
Asimismo, el sistema le dice qué debe hacer y en qué orden, evitando duplicidad de tareas, incidencias, errores,preferencias personales, etc. Además, la facilidad de uso de esta tecnología hace posible que un nuevo trabajador pueda ser operativo a partir del segundo día, a diferencia de hasta los 15 días que se necesitaban para la formación cuando en Interfrisa se empleaba el papel. Esta es otra de las ventajas que redunda enormemente en la productividad final obtenida y en los cálculos del retorno de la inversión (ROI).