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Las simulaciones de empresa: una potente herramienta de aprendizaje

01/02/2005

Los integrantes de una simulación tienen que manejar información –cuantitativa y cualitativa– y fijarse objetivos que podrán alcanzar total o parcialmente. Experimentan también las consecuencias de sus propias decisiones y acciones enfrentándose a las múltiples incertidumbres surgidas de la incompleta comprensiónque tienen de la situación y de las acciones de sus competidores y de otras entidades externas.

Las simulaciones no pueden ofrecer una experiencia real, pero proponen lo más parecido a la misma: una experiencia indirecta de carácter casi adictivo por la fuerte motivación que generan en los asistentes gracias a su carácter participativo e interactivo y a los factores competitivos que producen altos niveles de compromiso.

La gran mayoría de los participantes en simulaciones de empresa mencionan que su asistencia a las mismas fue su experiencia de aprendizaje más provechosa y memorable. En 1999 se interrogó, mediante una encuesta, a directores y responsables de formación de todo tipo de organizaciones en el Reino Unido sobre los beneficios de las simulaciones de empresa como herramienta de formación.

Los resultados de la encuesta demostraron que las simulaciones ayudan a:l

 

  • Comprender la interrelación entre las diferentes áreas funcionales de la empresa y conocer mejor aquellas en las que no se es especialista.l
  • Desarrollar las habilidades para el trabajo en equipo. Las simulaciones muchas veces hacen posible que se formen equipos muy cohesionados y permiten explorar distintos roles y su impacto en el rendimiento.l
  • Fomentar las habilidades para la toma de decisiones. Los informes –rápidos y sin ambigüedades–con sus resultados permiten que los participantes comprueben muy claramente las consecuenciasde sus opciones.l
  • Aumentar los conocimientos y habilidades de tipo funcional.l
  • Madurar las habilidades para enfrentarse al cambio, al riesgo y a la incertidumbre.

Todos estos factores explican por qué las simulaciones de empresa empiezan a ser el núcleo de los cursos tipo MBA en numerosas escuelas de negocios europeas y norteamericanas, ocupando hasta el 40-50% de las horas lectivas, y la base de numerosos seminarios de formación y actualización para ejecutivos.

 

Tipos de simulaciones de empresa

Aunque existen diferentes formas de simulaciones,en este apartado analizaremos cuatro de los principales tipos.

Role-plays: este tipo de simulaciones se basaen el comportamiento humano y posibilita que los asistentes representen situaciones a la sque se enfrentan en el trabajo o que esperanen contrar en el futuro. Generalmente, los roleplays no requieren instalaciones o equipos (tableros,ordenadores...) sino tan sólo a los integrantes del juego.

Juegos de simulación: podrían definirse como una actividad estructurada en la que varios equipos o individuos compiten entre sí dentro de las limitaciones establecidas por una serie de reglas para alcanzar un objetivo. Los juegos de simulación suelen ser ejercicios en los que el entorno es modelado por hojas informativas, tarjetas,tableros de mesa o un programa de ordenador.Quienes participan deben asumir diversas funciones en las que pueden desarrollar libremente sus habilidades y conocimientos sin las limitaciones de un guión o de un personaje en un role-play. Los cometidos que han de desempeñar suelen ser muy realistas dado que están relacionados con los procesos de resolución de problemas y de toma de decisiones de su trabajo real como directivos.

Una de las tareas que se les suele encomendar es la gestión de una empresa a partir de una situación dada o de una función específica dentro de una compañía simulada.Los juegos de simulación se pueden definir como una combinación de tres elementos: los roles y funciones, el escenario y un sistema demedición y control.

Los roles definen las funciones y tareas que asumen los participantes. Se corresponden con la situación más o menos hipotética representada por la simulación. El escenario describe la situación de partida de la simulación. Incluye alguna información histórica, como el informe anual de la empresa o una descripción general sobre el estado del mercado. También están incluidas en el escenario las reglas del juego, los límites de tiempo, etc. Por su parte, el sistemade medición y control facilita el feedback sobre el progreso del juego.

Es posible encontrar en el mercado centenares de juegos de simulación, diseñados con diferentes propósitos. Muchos de ellos pueden clasificarse dentro de alguna de las siguientes categorías:l

 

  • Simulaciones para la toma de decisiones, en las que el objeto del juego es mejorar la habilidad para la toma de decisiones de los directivos.l
  • Simulaciones de interacción de grupo, en las que los miembros adquieren una mayor comprensión y conocimientos sobre los mecanismos de interacción entre individuos y entre grupos dentro de una organización.l
  • Simulaciones sistémicas, en las que los asistentes adquieren una mayor comprensión y conocimientos sobre el funcionamiento interno de las organizaciones y sobre el impacto de las fuerzas del mercado, sociales, políticas, legislativas...
  • Simulaciones basadas en la realidad: se utilizan para facilitar el cambio de actitudes y dehabilidades en un grupo reducido de personas,con el objetivo de que ese cambio tenga un impacto directo en el desempeño laboral. Los objetivosde una simulación basada en la realidad están relacionados con la forma en la que los directivos desempeñan sus funciones dentro deuna organización específica. La finalidad es facilitar el cambio organizativo mediante medidas concretas. Hay dos tipos de simulaciones basadas en la realidad. En el primero el entorno se asienta en la realidad y la tarea está modelada (por ejemplo,un grupo de directivos que asumen el papel de consultores para una empresa real). Es un método muy efectivo para que los directivosdesarrollen nuevas perspectivas sobre su papel en los procesos organizativos y para darles una visión sobre cómo funciona una empresa concreta (la suya propia, por ejemplo) en relación con los entornos interno y externo.En el segundo tipo, la tarea se cimenta también en la realidad y los directivos realizan labores representativas de su trabajo real, siendo el entorno modelado. Los participantes tienen que crear una organización ficticia de acuerdo con un conjunto definido de criterios y evaluar su efectividad. Este tipo de simulaciones es menos predecible que los juegos de simulación y los role-plays. Además, están más cerca de la realidad de forma que los procesos, la duración y la secuencia de actividades deben ser flexibles y guiadas con una notable intuición por parte del formador.
  • Simulaciones outdoor: su objetivo es conseguir que los directivos abandonen formas condicionadas de percibirse a sí mismos dentro de un equipo y sobre el funcionamiento de esos mismos equipos. En los ejercicios tipo outdoor los miembros tienen que enfrentarse a una serie de retos tomando decisiones muy diferentes de las que suelen adoptar en sus trabajos. El proceso contribuye a que desarrollen una mejor visión de todo lo que implica la toma de decisiones y de los papeles que desempeñan el entorno y sus empleados.Las actividades que se llevan a cabo durante una simulación outdoor, como montar en canoa, escalar, etc. no son más que medios para un fin, por lo que han de combinarse con explicaciones teóricas sobre conceptos comportamentales,discusiones y revisiones de forma que sea posible lograr los objetivos de aprendizaje.

 

Simulaciones de empresa y 'e-learning'

Muchas empresas que han invertido en e-learning afirman que el retorno principal ocurre cuando incluyen una simulación dentro del programa. El interés en las simulaciones se está incrementando por diversas razones. Numerosas investigaciones con adultos demuestra nque el aprendizaje es consistentemente más efectivo en aquellas situaciones en las que hay que resolver problemas o implicarse de forma práctica.

Las simulaciones de empresa acercan más a los participantes a la experiencia real que los métodos didácticos tradicionales de tipo unidireccional (alumno/profesor). Por último, las capacidades de la web como, por ejemplo,las aplicaciones de comercio colaborativo, rich media (conferencias con voz y videoconferencias) y la conectividad en red pueden hacer posible el despliegue de simulaciones complejas más allá de los límites de la empresa.

Está demostrado que, cuando se implanta demanera efectiva, el e-learning puede ser un método más rápido y menos costoso para facilitar una formación consistente a un gran número de personas en cualquier lugar y momento. El reto es conseguir el adecuado equilibrio entre la inversión realizada y una experiencia de aprendizaje que implique a los alumnos. En un primer momento la preocupación por los costes parece haberse impuesto sobre la calidad y la interactividad de los contenidos.

Muchos desarrollos pioneros de e-learning han consistido simplemente en adaptaciones de libros de texto que se distribuían electrónicamente. Este tipo de iniciativas representa la peor de las alternativas posibles, ya que privan a los participantes de la posibilidad de interactuar y les limitan al papel de lectores de pantallas interminables de texto.

Los usuarios del e-learning deberían poder disfrutar de programas que incorporasen las mismas herramientas y técnicas innovadoras utilizadas en el sector de los juegos para ordenador–tales como gráficos, interacción y retos para desarrollar habilidades– de cara a tener acceso a una experiencia educativa atractiva, informativa y divertida. La experiencia de aprendizaje debería estar diseñada de tal forma que incluyese una historia clara y coherente y ejercicios interactivos que fuesen interesantes yrelevantes para los objetivos del curso.

Por ejemplo, Riven es un juego para ordenador complejo lleno de retos, que va presentando al jugador puzzles que ha de resolver a través de una serie de localizaciones hasta completar la búsqueda. Las elecciones que hace el jugador conducen a resultados muy diferentes. Cada vez que se juega, se aprende algo nuevo y se llega,por fin, a dominar el juego. Riven utiliza, demanera intensiva, animaciones, sonidos y vídeoclips. El resultado es una experiencia que absorbe completamente. ¿Por qué deberíamos esperar menos de un programa de e-learning?

 

Nueva generación de programas

Teniendo en cuenta todos estos nuevos factores,es posible utilizar cinco métodos para desarrollar una nueva generación de programasde e-learning interactivos y divertidos.

Escoja su propia aventura. Una historia consistente y absorbente es la clave del éxito del elearning interactivo. El trabajar a lo largo deuna historia o simulación proporciona a los participantes el contexto para aprender lecciones muy valiosas a medida que resuelven los retos del negocio, solucionan problemas laborales, de marketing, financieros, productivos y mejoran su situación en el mercado. Es precisamente la experiencia de enfrentarse a retos constantes y superarlos la que permanece en los concurrentes, de forma que finalizan la simulación mejor equipados para manejar las situaciones de la vida real. Por ejemplo, sería posible desarrollar el siguiente escenario en un programa de e-learning. La empresa se encuentra en una encrucijada y hay que elaborar una estrategia que la ayude a diferenciarse en el mercado. La estrategia que se seleccione determinará las inversiones necesarias, los empleados que habrá que contratar y los clientes a los que se dirigirá. A medida que los eventos se vayan desplegando, será necesario revisar la estrategia escogida, sufrir las consecuencias de las malas decisiones y cosechar los beneficios de las decisiones correctas.

E-facilitaciónincorporada. En el entorno de una clase presencial, el papel del facilitadores guiar a los participantes a través del evento y maximizar su experiencia. El papel de la facilitación en una experiencia de e-learning puede variar aunque, para asegurarse de que los integrantes en el juego absorben tanta experiencia práctica como sea posible, es importante proporcionarles un medio para que puedan obtener información orientadora y feedback.Los retos fundamentales para la e-facilitación consisten en la identificación y anticipación de las cuestiones generales y en proporcionar medios para resolver las menos corrientes.

Feedback. Aunque es esencial incluir la facilitaciónen el e-learning –mediante pistas, valoraciones periódicas de la situación, chats,etc.– el feedback directo, persona a persona,proporciona el último eslabón de la cadena necesario para el éxito. Mediante la interacción en vivo, un facilitador puede oficializar el cierre de la experiencia mediante una valoración de la misma, responder a las cuestiones y comenzar el proceso de transferencia de las lecciones aprendidas a las situaciones reales de trabajo. Para conseguir que los participantes puedan utilizar en su trabajo real lo aprendido es posible,por ejemplo, entregarles una valoración escrita sobre su desempeño o invitarles a que envíen cualquier cuestión sobre su cometido a un equipo de expertos. También puede ser muy útil una discusión colectiva en grupo con un facilitador en vivo, etc.

Alimentar las conversaciones: e-estilo. Las conversaciones facilitan el aprendizaje. Cuando tienen la posibilidad de interactuar, los integrantes de la simulación pueden ayudarse unos a otros en sus respectivos trabajos, en la resolución de ejercicios interactivos y en la transferencia de lo aprendido a su trabajo real. El e-learning puede ser particularmente efectivo cuando se desarrolla como una actividad en equipo. Cuando se reúnen alrededor de un ordenador entre dos y cuatro participantes, se pueden discutir estrategias e interactuar de la misma forma que en una clase presencial. Cuando esto no sea posible, es importante incluir otros tipos de interacción mediante la experiencia entre los protagonistas. Por ejemplo, los juegos avanzados para ordenador incluyen, a menudo, funciones de chat tanto en sus versiones individuales como en equipo. Los jugadores pueden enviarse preguntas por e-mail y animarse los unos a losotros. Pueden utilizar el correo electrónico, el chat y los grupos de noticias para ofrecer y conseguir pistas, revisar estrategias y discutir los progresos realizados y los resultados obtenidos.

Todas estas tácticas también funcionan muy bien en el entorno del e-learning.Una vez que los concurrentes toman una decisión–seleccionar y aplicar una estrategia, introducirse o retirase de un mercado, desarrollar un nuevo producto, ampliar su fábrica,etc.– deberían disponer de medios para discutir las ramificaciones de esas decisiones.

 

E-learning, no e-aburrimiento

El debate entre los méritos relativos del e-learning respecto de la enseñanza tradicional presencial debería enfocarse en cómo aprovechar los recursos de herramientas de e-learning que "enganchen" y que sean efectivas.Es posible conseguirlo si se presta la atención suficiente a los detalles de diseño. Se trata de incluir en la experiencia de aprendizaje la diversión y la emoción precisas para que cualquier integrante quiera compartirla con sus colegas. Hay que aprovechar al máximo, por tanto, los recursos de la tecnología para suministrar contenidos y hacer posibles las interacciones. Colgar en un sitio web, por ejemplo, 500 diapositivas en PowerPoint no es aprendizaje,es e-aburrimiento. Es primordial, por tanto, si está considerando la posibilidad de desarrollar herramientas de e learning en cualquier empresa, explorar el mundo de los sitios web de juegos y de entretenimiento y tomar buena nota de cómo utilizan la tecnología para "enganchar" y divertir a sus usuarios.Una vez que se comienza a percibir el e-learning como una experiencia en sí misma y se abandona la pretensión de compararla con la enseñanza presencial, la necesidad de facilitación y participación se hace obvia y la posibilidad de convertirla en una herramienta efectiva dejade ser un misterio.

 

Conclusiones

Numerosas empresas diseñan sus programas de cambio organizativo persiguiendo ventajas competitivas y descubriendo, muchas veces,que es frustrantemente difícil implantarlos. Esto se debe a que un programa con éxito depende no sólo de estrategias concebidas con “ecuidado”,sino también de una cultura de empresa que acepte el cambio. No importa lo bienque haya sido diseñado un programa ni el grado de compromiso de la alta dirección, ninguna iniciativa de transformación tendrá éxito a menos que todos y cada uno de los individuos que forman parte de la empresa estén dispuestos a cambiar su comportamiento. En este sentido,son los directivos los que más necesitan desplega rnuevas habilidades para ayudar al resto de los empleados de la empresa a modificar hábitos de trabajo arraigados.Por desgracia, los adultos no cambiamos fácilmente. Las conferencias, los módulos de formación y los talleres pueden servir para explicar la mecánica del cambio organizativo, pero es poco probable que sirvan para revolucionar las prácticas de trabajo cotidiano. La mayor parte del tiempo casi todos aprendemos a través de la experiencia. Pero el trabajo cotidiano en cualquier empresa raramente facilita este tipo de aprendizaje.

Dado que las demoras y la complejidad de muchas compañías tiende a oscurecer los vínculos entre las decisiones tomadas y sus consecuencias, en condiciones normales, pocos directivos pueden percibir los resultados totales de sus acciones.Las simulaciones de empresa son el medio ideal para superar las barreras para el aprendizaje.Un extenso cuerpo de literatura y de investigaciones empíricas confirma el poder de las simulaciones para cambiar los comportamientos dando a los directivos la oportunidad de experimentar, poner a prueba sus hipótesis y aprender de sus errores en un entorno libre de riesgos. Hoy ya se dispone de un gran número de simulaciones de empresa "empaquetadas", pero parametrizables y de software, para la creación y mantenimiento de simulaciones a la medida,de fácil uso y en continua actualización. Al mismo tiempo, la alta dirección está siendo cada vez más receptiva a nuevas aproximaciones para la implantación de sus estrategias.