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Un almacén convencional para productos de alta rotación

27/03/2014

Vivace Logística nace, en abril de 2001, como un proyecto personal de dos emprendedores procedentes de la división de logística de Seur. Los puntos fuertes de la compañía son el uso y comercialización de un software propio y la utilización de personal propio especializado en la manipulación de mercancías.

Su almacén está situado en una nave de Granollers (Barcelona) con 60.000 m3 de capacidad y más de 5.000 huecos para paletas. Aunque la rotación de productos es muy alta, las estanterías son convencionales, el picking manual y el uso de nuevas tecnologías está reservado a las gestiones internas y la comunicación con los clientes. En 2002, el operador facturó más de 600.000 euros, cuando su previsión rondaba los 216.000 euros.

Vivace Logística se fundó por iniciativa de dos ex directivos del negocio de logística de Seur, quienes a finales de los noventa se desmarcaron de su división de almacenaje, cuando ésta se convirtió en "una franquicia más en el reparto del pastel al pasar Seur de un modelo compacto a uno franquiciado", en palabras del director general de Vivace, Nemesio Navas. "Ambos ejecutivos consideraron que el nuevo esquema que había adoptado la empresa de servicio urgente daba prioridad al transporte, en detrimento de los servicios de manipulación y almacenaje, por lo que tomaron la decisión de seguir desarrollando su carrera profesional por su cuenta y riesgo".

"Partiendo de cero
-sigue Navas- , en el año 2000 pusieron negro sobre blanco: un plan de negocio a cinco años vista. Hechas las cuentas y analizadas las sucesivas puntas de tesorería que requeriría el proyecto –que el segundo año alcanzaban la cifra de 841.000 euros (por aquel entonces 140.000 millones de pesetas)– salieron en busca de financiación. Ofrecían su know how.

"Finalmente
-finaliza el ejecutivo-, la empresa la constituyeron tres socios, en abril de 2001. Lo primero que hicieron entonces fue sondear el mercado en busca de una nave industrial y del software que debía soportar el desarrollo de su negocio. No encontraron, aseguran, ninguna aplicación informática que se adaptara a lo que estaban buscando, de manera que decidieron desarrollar con apoyo externo una solución propia hecha a medida. Unos meses más tarde, en octubre, encontraron la nave en la que vienen realizando sus actividades. Está ubicada en el polígono industrial Congost de Granollers (Barcelona) y tiene 5.000 m2 de superficie. Allí montaron en primera instancia un almacén de estanterías de paletización convencional, con 1.188 huecos de capacidad.

"El día 31 de ese mismo mes de octubre, Vivace logró su primer cliente: Maxi-Cosi. La operación se cerró mediante la absorción de la comercial barcelonesa dedicada a la importación y distribución de artículos de seguridad infantil para el automóvil. En virtud del acuerdo, Vivace Logística absorbió la plantilla de este distribuidor y su propietario pasó a ser socio del operador", concluye.

Software a medida
 

El operador logístico dispone de tecnología de codificación y gestión de información por radiofrecuencia. Pero no la utiliza para las acciones de picking, porque la compañía considera que la lectura de todos los códigos de producto en pedidos multirreferencia va en detrimento de la rapidez. Así, su principal uso en el almacén es evitar gestiones administrativas internas y facilitar los controles de calidad. Para ello, los operarios trabajan con terminales de mano, en los que incluso pueden recibir correo electrónico.

Vivace imprime las etiquetas para cada empresa de transporte con la que trabaja, de manera que el camión puede dejar los paquetes directamente sobre la cinta de distribución de su centro. El software logístico que utiliza el operador contempla la posibilidad de incorporar un módulo que integre información procedente del transportista, lo que permitiría el seguimiento de la carga y el completo control sobre la cadena logística.

Sin embargo, llevar a la práctica este último capítulo del desarrollo de la aplicación informática no resulta sencillo, puesto que Vivace trabaja con muchas empresas de transporte y cada cual tiene sus propias etiquetas (formato y codificación de barras distintos). Además, no todas están en disposición de aplicar esta tecnología.

Su software logístico propio y hecho a medida es uno de los valores añadidos de los que Vivace hace gala. Para el desarrollo de este tipo de aplicaciones, algunos operadores optan por desarrollar una página web paralela, donde cuelgan el programa, o bien duplican la información de la página principal y ofrecen una clave de acceso a los clientes. En Vivace desecharon esta idea, porque acometer una gran inversión "en una web magistral a la que sólo van a acceder 50 clientes, por ejemplo, no iba a ser rentable", afirma el director general de la empresa.

A los clientes usuarios de esta aplicación se les instala el programa en su casa; se les asigna una dirección IP y, en el momento que hacen clic en el icono correspondiente, ésta se ejecuta en su ordenador. La información que obtienen allí se actualiza continuamente, de manera que pueden consultar, por ejemplo, si sus pedidos del día están pendientes, en preparación, a punto de carga o enviados al transportista. Las órdenes que se reciben antes de las 12,30 horas se atienden al momento y el envío llega a su destino al día siguiente.

Primer usuario
 

Maxi-Cosi fue, por razones obvias, el primer cliente en utilizar la solución informática creada por Vivace. Por las mañanas, Maxi-Cosi transmite una orden de preparación, el programa captura entonces el archivo que contiene la orden de picking y envía de forma automática un correo electrónico a Maxi-Cosi confirmando la recepción e informando, si procede, de las incidencias (si ha ocurrido alguna rotura de stock, por ejemplo). Asimismo, comunica al cliente las distintas acciones que se pueden tomar al respecto (en caso de rotura de stock, puede decidir ignorar la situación y seguir recibiendo pedidos parciales).

La orden de preparación se recibe en Vivace organizada en función de la ubicación de la mercancía en el almacén. Esto facilita la tarea del operario, que realiza el picking siguiendo un orden (ubicaciones prioritarias, sistema FIFO –First In First Out–, etc.) y deposita a continuación la mercancía en la zona de preparación.

El cliente puede saber cuántos días lleva cada artículo almacenado y en qué ubicación, y su factura tiene un coste variable: paga sólo por los días de estancia de los bultos. La rotación del stock es muy alta, ya que el 80% de los bultos salen del almacén durante los dos días posteriores a su llegada.De todas maneras, por muy rápidamente que salga la mercancía, ésta siempre se llega a ubicar en estantería, porque algunos productos –los que se sirven sólo bajo pedido– esperan a menudo la llegada de nuevas líneas para consolidar el envío.

Con su software convertido en una especie de ERP hecho a medida, Vivace también consigue que cualquier movimiento que se realice en el almacén quede reflejado en los recibos que emite. El programa está enlazado, a través del sistema operativo, con una aplicación contable. De este modo, cualquier actividad dentro de la instalación está asignada a un concepto de facturación y, a final de mes, se dan de alta todos los albaranes y a cada cliente se le informa de cuántas operaciones se le han hecho en el almacén durante los 30 días.

Además, cada concepto de facturación está asignado a una cuenta contable, de manera que en la contabilidad queda reflejado el motivo exacto por el cual se le cobra: entrada, salida, manipulación, stock, seguro, etc. Posteriormente sólo queda contabilizar el IVA, emitir la factura, hacer el asiento contable y emitir el recibo. Con este sistema, el cliente no paga en base a una media o estimación de ocupación, sino por la ocupación real y los trabajos realizados.

Almacén con zonas asignadas
 

La nave que ocupa Vivace en el polígono Congost es totalmente diáfana y cuenta una capacidad equivalente a 60.000 m3 (100 m de longitud, 50 m de anchura y una altura máxima de 15 m). Cada zona está asignada a un cliente y en la cabecera de cada fila de estanterías figura el nombre de la empresa que tiene depositados allí sus productos, por lo que no se trata de un almacén caótico. Sin embargo, los clientes pagan en todo momento solamente por el espacio que ocupan y no por el que tienen reservado.

El almacén, de 5.000 m2 de superficie, cuenta en estos momentos con 5.016 huecos para paletas, pero el proyecto contempla continuar montando estanterías convencionales hasta llegar a un total de 6.336 huecos. El complejo de estanterías está formado por 16 filas (seis de doble acceso y cuatro simples).

En frente y detrás del mismo hay dos playas de 1.000 m2, aproximadamente, dedicadas a la manipulación y al almacenamiento de mercancías en depósito (en la del fondo se almacenan en el suelo los ataúdes de Hygeco). La nave también cuenta con 720 huecos picking de 60x60 cm (estanterías ligeras), donde se guardan urnas de la funeraria y piezas pequeñas de otros clientes, entre ellas los recambios de Maxi-Cosi.

El personal, pilar básico
 

Tras el almacén y el software logístico, el personal es el tercer pilar básico para el desarrollo de la empresa. Para su modelo de negocio, en Vivace tenían claro que no querían externalizar el servicio. Como profesionales del transporte, habían vivido una experiencia de outsourcing logístico y no querían reproducirla.

De aquel capítulo, Nemesio Navas recuerda que "inicialmente la idea parecía buena, porque los costes se convertían en variables. Sin embargo, la realidad demostró que, en términos de rentabilidad, representaba un coste fijo: teníamos un margen del 10% o el 15% sobre la empresa de outsourcing, pero no podíamos optimizarlo mejorando la gestión, puesto que estaba externalizada".

Aplicando esta filosofía, el operador consideró que el personal propio sería un valor añadido a la hora de ofrecer sus servicios. La plantilla de Vivace Logística está compuesta por 16 personas, todas ellas con contrato indefinido. "Es personal especializado –afirma Navas–, que conoce el producto que maneja y se identifica con el cliente, no trabajadores temporales o subcontratados. Manipular mercancía en estas circunstancias es algo atípico (el código de barras identifica el bulto, pero no los artículos que lleva en el interior), sin embargo, el responsable de Vivace asegura que cada vez se dan más casos de empresas que funcionan de forma similar.

"Si el producto fuese nuestro o tuviera un alto valor añadido –asegura Navas–, seríamos los primeros interesados en identificarlo con un código de barras. Pero en estas situaciones, para nosotros crear las etiquetas supondría aumentar los costes considerablemente, por la inversión de tiempo del operario y la adaptación de las etiquetas a nuestro sistema. Y hay que tener en cuenta –añade el responsable de Vivace– que, por mucho que en este sector se hable de nuevas tecnologías, el mercado aprieta, y algunos clientes no quieren asumir ciertos costes".

"Con todo -prosigue el alto ejecutivo- , el gasto que representa disponer de personal propio y bien formado no es desdeñable. Pero dada la relevancia que posee la experiencia de los operarios a la hora de manipular, la política de contratación de la empresa está teniendo éxito entre los clientes. Además de Maxi Cosi, figuran en ese listado Intermón, la firma de balones Baden, la fiduciaria FDI España, la funeraria Hygeco España o los laboratorios Géminis (Novartis), para quien se suministra el marketing promocional destinado a las farmacias. A la hora de ofertar sus servicios a un cliente, Vivace siempre tiene en cuenta la facturación del interesado, para que el coste medio de la gestión logística le represente entre un 3% y un 5% del volumen de negocio".

"Tras su primer año de funcionamiento, la nave tiene una ocupación del 33%. Aunque los movimientos son muy variables, en ella se preparan mensualmente (noviembre de 2002) 10.000 líneas de pedido y se expiden 7.653 bultos, equivalentes a 499.000 kg de peso y 1,5 millones de unidades manipuladas. En 2002, su primer ejercicio completo, la compañía, que cuenta con un capital social de 1,2 millones de euros, facturó más de 600.000 euros, cuando su previsión rondaba los 216.000 euros. Para el año en curso, Vivace espera que los ingresos lleguen hasta 1,1 millones".

Fuente: Daniel Martínez


Al ritmo de la música
 

Vivace Logística toma su nombre del momento musical que precede al allegro. La conexión con la música no termina ahí, puesto que el software logístico creado por la compañía fue bautizado como Vivaldi, mientras que la aplicación que instala en casa de sus clientes recibe el nombre de e-Vivaldi. Para los melómanos hay un último aliciente: en la página principal de su web (vivacelogistica.com) hay un link musical y el puntero (que se transforma en el nombre del operador) parece desplazarse al son de la música.


Ficha técnica del almacén de paletización convencional de Vivace Logística

Longitud estanterías: 66,8 m
Anchura estanterías: 50 m
Altura estanterías: 10,5 m
Longitud almacén: 100 m
Anchura almacén: 50 m
Nº de estanterías: 16
Nº de pasillos: 8
Anchura del pasillo: 3,5 m
Niveles de carga: 5 y 6 (incluido el suelo)
Longitud de los módulos: 2.700 mm
Capacidad por hueco: 3 europaletas
Capacidad total: 5.017 paletas
Carga máx. por nivel: 3.000 kg
Unidad de carga: Paleta de 800x1.200x1.750 mm
Estantería atendida por carretilla retráctil