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El SGA deja a cero los errores

01/06/2008

Kom International, una consultora de logística que ha completado con éxito cerca de 3.000 proyectos en las últimas cuatro décadas, desarrolló hace unos pocos años un documento en el que se refleja la conveniencia que supone tener un software de gestión del almacén. El informe en cuestión, aún vigente, justifica los costes de instalar este tipo de software, resultando a la vez un buen compendio de las ventajas que representa un sistema de gestión del almacén o SGA.

Según Kom International, con un software de esta clase se puede economizar entre un 10 y un 35% de los gastos de operación en un almacén. La razón es que se ahorra en costes laborales (porque se acrecienta la productividad del personal); se facilita el crecimiento en ventas al disponer de recursos para expedir producto; se reduce el inventario; se mejora el servicio al cliente; se rebaja el tiempo del ciclo de pedido y puesta a disposición;se aumenta el ratio de cumplimiento de los encargos; se consigue información de inventario en tiempo real; se cumple con las políticas de etiquetado y se evitan muchos errores en todas las operaciones.

 

Reducir errores

La informática ha logrado que en el almacén haya descendido apreciablemente el número de errores en los envíos y en las operaciones en general.El software de gestión presenta, además de muchas otras, dos grandes beneficios en comparación con las operaciones a la antigua usanza. En primer lugar, el programa informático conoce de antemano las localizaciones disponibles en el almacén y puede determinar la mejor ubicación para la mercancía que llega a la instalación.

Asimismo, combinado con un sistema de radiofrecuencia, el software puede indicar dónde situar, con exactitud, la mercancía e incluso hacerlo mediante determinadas reglas o criterios de manera automática.

Por ejemplo, es capaz de recordar que nunca se puede colocar una paleta de lejía en un nivel que esté por encima de otro en el que haya alimentos o que las paletas de ciertas referencias deben ubicarse en el primer nivel puesto que son objeto de un abundante picking. Este tipo de recursos han abierto y mejorado la posibilidad de efectuar una organización caótica de las unidades de carga en los almacenes y aun así aumentar considerablemente la eficiencia en el trabajo dentro de la instalación.

 

Entrada y ubicación

Con estas premisas se han conseguido destacadas utilidades en la operativa de los almacenes en lo que respecta a la entrada y ubicación de la mercancía. En primer lugar, ya no resulta necesario que los operarios o los responsables de la instalación deban buscar un hueco para la mercancía que ha llegado a sus dependencias, ya que esta función la acometed e modo automático el sistema informático.

De la misma manera, siendo el propio software el que determina la ubicación solo se debe confirmar que, efectivamente, la carga se ha dejado en la posición en cuestión y, por lo tanto, no es preciso tomar nota o reflejar tal emplazamiento.Con ello se aprovecha un precioso tiempo, se reduce el uso de papel y el registro de ese dato queda introducido en un soporte informático al que se accede con mayor rapidez, seguridad y facilidad.También en esta línea se encuentran las operaciones relativas a los detalles de la unidad de carga, que son esenciales para la gestión de su rotación o puesta a disposición de un cliente en un momento y situación determinada.

Por ejemplo, gracias al SGA, en particular cuando se emplean sistemas de comunicación informatizados a pie de planta (tal es el caso de pistolas de radiofrecuencia utilizadas por operadores, lectores de códigos de barras automatizados,etc.), no se requiere tomar nota y volcar al ordenador datos como la fecha de caducidad de un producto,número de lote o de serie, número de unidades incluidas, fecha de fabricación, excepciones, etc. El tiempo que se economiza resulta valioso,sobre todo cuando se trata de horas que los operarios pueden aprovechar en labores productivas en lugar de administrativas.

 

Cuellos de botella

Y no solo no se malgasta el tiempo.La necesidad de introducir datos en los ordenadores por parte de los operarios o del personal dedicado a ello puede provocar grandes cuellos de botella que ralentizan la disponibilidad de la mercancía y que podrían incluso agravar los errores cometidos.Si esto es especialmente crítico cuando se trata de entradas normales de mercancía, se vuelve más pronunciado en el momento que surgen incidencias.

Precisamente, uno de los acontecimientos más problemáticos que se pueden dar en un almacén es el registro erróneo de los datos relativos a una mercancía, ya que es necesario un trabajo de búsqueda posterior para comprobar en dónde radica el fallo o la carga que no se localiza dentro de las dependencias.

El resultado, ya sea que se produzca un cuello de botella o una entrada errónea de datos, etc., es que el producto no se encuentra disponible para su puesta en manos del cliente.Y si una mercancía no se halla en elalmacén y hay un registro de ella, no se puede utilizar para labores productivas–en el caso de material para fabricación o montaje–, ni tampoco vender, enviar ni cobrar.

En consecuencia, los gestores de la empresano pueden tomar decisiones adecuadas en tiempo real o, si se adoptan,es en función de datos que no son los más fiables y útiles. Con el uso del SGA se eluden estos inconvenientes clásicos en la gestión de la entrada de mercancías en el almacén, fundamentalmente si se emplea en combinación con los medios de comunicación electrónicos.

Así, por ejemplo, una empresa que disponga de un SGA conectado a un sistema de gestión, que a su vez pueda recibir los pedidos por Internet, no tendrá que enfrentarse a problemas como la falta de información en las unidades de carga que recibe y se librará de errores tan comunes como los relativos a la introducción de información en los ordenadores,entre otros.

 

Picking ordenado

Pero la entrada y ubicación de mercancíano es la actividad en la que el SGA ofrece una mejor ayuda. Según Kom International, entre el 60 y el 70% de las horas de trabajo en un almacén se destinan a las labores de picking y extracción de mercancía,empaquetado, controles y preparación de envíos, por lo que el apoyo de un software que ayude a organizar mejor estas tareas y reducir el número de pasos y de papeleo es hoy casi ineludible si se quiere ser competitivo y no repercutir el precio de la ineficiencia en el producto que se maneja.

En las instalaciones con métodos obsoletos y anticuados es necesario ordenar las listas de picking o de extracción de paletas manualmente antes de pasárselas a los operarios y, dado que no se organizan de manera lógica y optimizada, son éstos los que deben elegir el mejor orden para recoger los artículos.

Además de la pérdida de tiempo y el desperdicio del esfuerzo que se emplea en recorrer de un lado a otro la instalación, con ese sistema no se tienen en cuenta otros asuntos, como las reglas de apilabilidad del producto. Hay otros muchos problemas derivados de la falta de un sistema informatizado que se pueden solucionar con un SGA, particularmente si se combina con equipos de radiofrecuencia.

Por ejemplo, de no contar con estas soluciones, los operarios de picking y los carretilleros se entretienen leyendo y contrastando la información de las listas en papel; recogen producto que se ha colocado en las estanterías pero al que no se le ha dado el alta en el sistema aún; las unidades se ubican allí donde hay sitio y no se siguen criterios de rotación, por lo que referencias con una elevada demanda se emplazan junto a otras con poca rotación o en lugares distantes de las líneas de salida.

 

Un paso más

Por otro lado, se desaprovecha la oportunidad para controlar el inventario a la vez que se efectúa el picking; se confunden productos parecidos en localizaciones próximas, con lo que se producen errores; no se alimentan correctamente las posiciones con nuevas unidades, razón por la cual se pierde tiempo pidiendo y esperando a que otros operarios provean de más producto, etc.

Evitar estos contratiempos no es lo único que se puede conseguir. Mediante un SGA combinado con un sistema de radiofrecuencia no solo se neutralizan las cuestiones apuntadas, sino que además se puede llegar un poco más lejos y utilizar sistemas que aumentan la eficiencia en un alto grado en las labores de picking y extracción, como es el caso del pick to light,el put to light y el pick/put by voice.

También es factible emplear herramientas automáticas, tal es el caso del transporte ligero motorizado. Éste permite llevar el contenedor hasta el hombre y organizar el picking por zonas servidas cada una por un operario que contribuye a la preparación del pedido (entre otras posibilidades que dependen del tipo de producto, la logística de la empresa, etc.).

El sistema automático facilita también generar y emitir la documentación necesaria de forma automática,así como las etiquetas que correspondan, todo sin intervención del personal del almacén, que puede concentrarse en ejecutar sus tareas de preparación y expedición.

Por ejemplo con un SGA como el de Mecalux es posible dar órdenes al sistema para emitir automáticamente albaranes de entrega, informes de diferencias entre el pedido y el material servido, packing lists, estudios de composición de las expediciones para que se puedan deshacer de modo manual en encargos y la relación de contenedores, referencias y pedidos cargados en un camión.Y hablando de expedición, el SGA también previene graves errores como puede ser la carga de la mercancía en el transporte equivocado; la falta de orden de carga para que la descarga se produzca ordenadamente a lo largo de una ruta, etc.

Aunque se trata de temas que se han ido mejorando y minimizando en las instalaciones manuales, hacerlo con la ayuda de un software de gestión ocupa menos tiempo, reduce el número de errores, posibilitando cambios rápidos si es necesario, deja un registro de los fallos producidos y hace disminuir la necesidad de comprobaciones y recomprobaciones de que la expedición es correcta.

 

Inventario correcto

El software de almacén ayuda también a llevar a cabo de manera automática y precisa otras de las operaciones clave en una instalación: el control del inventario. La alternativa convencional basada en operativas manuales es víctima de algunos de los fallos y problemas en el resto de trabajos del almacén, como por ejemplo la pérdida de material dentro de las dependencias debido a un error de ubicación o de registro de la posición de la unidad de carga.

Un sistema informatizado, especialmente si cuenta con el apoyo de códigos de barras y radiofrecuencia,evita que el inventario se convierta en varias jornadas perdidas al año en esta actividad. Más importante aún es que mejora la capacidad de la planta gracias a que un inventario correcto y un control riguroso de la rotación optimiza el stock utilizado y por lo tanto el espacio en uso, previniendo situaciones nada deseables como que no se cumplan las caducidades de ciertos productos.

En definitiva, contar con un SGA en el almacén no solo aporta un gran número de ventajas a la operativa y al rendimiento de la planta, sino que repercute beneficiosamente (y de forma muy directa) en la eficiencia económica.En otras palabras, se trata de una inversión cuyo retorno está asegurado y cuyo coste está más que justificado.O si se quiere ver desde otro punto devista, no contar con un software de gestión del almacén hoy es dejar una puerta abierta por donde escapa el dinero y se paga la ineficiencia.

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CONTACTAR CON EL NEGOCIO

La informática aplicada al almacén no solo ha conseguido realizar sus operaciones de una manera más eficiente, sino también integrar esta importante parte de la empresa en la organización general de la misma.Un paso en esa dirección ha sido la integración del software de gestión del almacén en el software de gestión general de la compañía.

El SGA y el ERP forman así un equipo coherente que se habla entre sí. Los pedidos ahora se producen automáticamente y se organizan todas las actividades asociadas en función de las entradas en los registros del ERP. A su vez, éste se nutre de los datos que le proporciona el almacén:¿hay material de la referencia Z disponible para la producción de la fábrica anexa? Si no es así, el ERP lo comunica al departamento de compras. ¿Se ha enviado ya el pedido del cliente X? En caso afirmativo, el CRM lo registra para su seguimiento por parte de atención al cliente y el departamento de cobros recibe una notificación.

Los ejemplos son casi infinitos, pero la conclusión es bastante similar: el SGA hoy permite que el almacén sea una extensión más de la gestión del negocio de la empresa y, al tiempo, forma una parte básica del mismo.

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INDISPENSABLE EN LOS AUTOMÁTICOS

Si bien este reportaje se ha centrado sobre todo en cómo un SGA puede mejorar las instalaciones convencionales,dado que su implantación en este tipo de entornos es un primer paso natural antes de pasar a instalaciones más automatizadas.Sin embargo, no son éstas el único tipo de almacenes que hacen un uso intensivo de este tipo de software.

 

El cerebro

El SGA es un elemento indispensable en los almacenes automatizados, ya que es el cerebro que comanda las operaciones de los autómatas en todo momento. En este sentido,el software de gestión del almacén cumple un doble cometido.Por una parte organiza toda la actividad de la planta y por otra dirige la totalidad de los movimientos de los elementos automatizados gracias a su comunicación con el software de control, que a su vez es el encargado de ordenar los desplazamientos de las máquinas.

 

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12+1 CUESTIONES QUE EVITAN PROBLEMAS EN LA PLANTA

 

Si en la lectura de este reportaje ha detectado que necesita instalar un SGA en el almacén o mejorar el que ya tiene, la consultora Tompkins Associates ha desarrollado una lista de cuestiones que se deben tener en cuenta para evitar problemas en la instalación:

 

1.- Preocuparse por verificar que el software cubrirá las necesidades operativas que se tienen y tener éstas siempre en el punto de mira cuando se acometan los ajustes necesarios.

 

2.- Tener claro que a mayor complejidad, mayores riesgos, y en función de ello dimensionar el proyecto y asumir los problemas que puedan surgir.

 

3.- Mantener una comunicación abierta con todas las partes involucradas de la propia empresa,desde los directivos a los operarios del almacén e implicarlos activamente en el proyecto desde el principio.

4.- Tener un control sobre el plan del proyecto comprometiéndose con el mismo, y no solo designando a un responsable interno que gestione la iniciativa de manera global.

 

5.- Comprender que los proyectos de instalación de este tipo de software resultan complejos y pueden surgir algunos contratiempos, que es factible minimizarlos con una buena planificación por fases con objetivos definidos y considerando las medidas de contingencia necesarias en caso de que falle algo.

 

6.- Preparar la instalación para que esté lista antes de implementar el software.

 

7.- Conocer a fondo el SGA –incluso en sus detalles más intrincados en el caso de los responsables técnicos de la empresa– y hacerse cargo de su gestión.

 

8.- Formar al personal en el uso del software y hacer pruebas en entornos reales de trabajo.

 

9.- Tomarse tiempo para realizar tests con operaciones de toda clase e incluso aplicando excepciones para comprobar que todo funcione de acuerdo con lo que se requiere.

 

10.- Considerar las excepciones–situaciones que se salen de la operativa habitual–, documentarlas y transmitirlas a los operarios para que sepan actuar si se producen.

 

11.- Elaborar un manual de procedimiento en la operación del sistema que especifique cómo se maneja el software en función del trabajo del almacén.

 

12.- Proporcionar el personal preciso para resolver cualquier incidencia que surja en el caso de que se haya pasado por alto algún fallo en la fase de test. Por su parte, la consultora Industrial Data & Information señala un elemento clave sin el cual todos los demás carecen de sentido: es necesario que exista un compromiso con el proyecto por parte de la dirección ejecutiva de la empresa que va a instalar el software.

 

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MEDIR LA PRODUCTIVIDAD

La eficiencia se mejora en la medida en que se conoce su evolución.Por eso resulta básico realizar estadísticas e informes de la actividad que se está llevando a cabo en el almacén. Estos informes son más sencillos de elaborar por cuenta propia desde que se utiliza la informática en las empresas.

 

Más eficiencia

La cuestión es que con los métodos tradicionales es necesario dar un número de pasos, como el registro y contabilización de los propios datos, que hace muy difícil llevar un control en tiempo real de la evolución de la actividad. Además hay que tener en cuenta la cantidad de tipos de datos y estadísticas que se pueden necesitar en un momento dado o que los gestores de la empresa pueden requerir para desempeñar su trabajo o tomar decisiones con rapidez y eficiencia. Los sistemas de gestión de almacenes han supuesto también un importante cambio en esta dirección y son capaces de presentar, al segundo, todo tipo de evoluciones, gráficos e informes en tiempo real, y de plasmarlo con un alto nivel de precisión, así como de comodidad para los responsables de la instalación.