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El pilar del almacén

01/12/2005

El objetivo de la recogida de información en un almacén es llevar a cabo un estudio que, a partir de unos requerimientos básicos, indicados de forma previa a la toma de datos, permita definir unas bases de actuación y de esta manera aportar la mejor respuesta. Para ello es necesario implicarse en la problemática y en el día a día de la instalación a fin de detectar necesidades presentes y futuras, tomando los datos precisos tanto a nivel cuantitativo como cualitativo para su posterior diseño.

Este acopio de información se lleva a cabo durante el tiempo en el que la planta registre su actividad habitual o bien en periodos punta .A partir de ahí, se genera un completo informe para confirmar la situación logística, de fo rm aque se pueda efectuar un análisis ulterior dondese presenten las altern ativas que hay que plantear en todos aquellos puntos que sea posible mejorar.Veamos los aspectos que hay que considerar en este tipo de informes:

-Auditoría de los elementos actuales y funcionalidades operativas

-Procedimientos empleados en las distintas áreas del almacén.

-Análisis de los flujos internos de la instalación en sus zonas de recepción, ubicación, preparación y expedición.

-Detección de cualquier área, punto o metodología actual que pueda ser objeto de mejora.

-Estudio de las funcionalidades específicas del almacén en sistemas de gestión .

-Una estructura clara.

-La estructura general del documento de recogida de información se ha orientado siguiendo la lógica del flujo de materiales que se registra en cualquier instalación.E ste documento recoge datos acerca de:

A. Información del cliente

B. Datos de almacenamiento .

C. Especificación de los ficheros de datos .

D. Análisis de datos

E. Personal y elementos de handling.

F. Procesos operativos y metodológicos actuales.

G. Valoración del estado presen te del almacén.

H. Previsión de crecimiento.

 

A. Información del cliente

En este primer apartado se recopilan datos del cliente, como la localización de la sede de la empresa, la actividad a la que se dedica, el sector al que pertenece y el lugar donde se ubica el almacén que es necesario rediseñar o en el que se creará el nuevo. Además, se incluye una descripción de las instalaciones, en la que se detalla el número de naves de las que se dispone, las zonas en las que están divididas, la actividad realizada en cada área así como el tamaño que ocupan.También se especifica la iluminación o el tipo de pavimento utilizado, entre otros .

B. Datos de almacenamiento

Con el acopio de estos datos se pretendendejar patenteslos sistemas de almacenaje que están implementados en las instalaciones al igual que las unidades decarga utilizadas. Se precisa, asimismo, información de los diferentes tipos de unidades de carga, su peso promedio y dimensiones.

C. Especificación de los ficheros de datos

En este apartado se detalla la información que se extrae del sistema informático del almacén. Se describen los ficheros de dato sy los campos que los componen de modo que queden plasmados en el documento y sirva ncomo referencia durante su análisis.

D. Análisis de datos.

Con el fin de dimensionar correctamente la instalación, hay que cuantificar los movimientos que se realizan en el almacén, el tamaño de playas de recepción o expedición, el número de muelles necesarios, la capacidad de almacenamiento, etcétera .Mediante el análisis de datos se obtendrán los siguientes resultados:!

-Número de referencias que hay que almacenar.

-Clasificación de artículos según su rotación

-Número de líneas de entrada y salida por día.

-Número de pedidos preparados diariamente.

-Volumen de líneas por pedido.

-Análisis de agrupación de las expediciones (por cliente, ru ta …).

-Estudio de agrupación de los pedidos.Hay que cuantificar losmovimientos que se realizan enel almacén para dimensionarbien la i

E. Personal y elementos de 'handling'

También es necesario conocer el número de operarios que trabajan en la instalación, incluyendo los responsables y el director de logística (si existiera). Además, hay que contabilizar el personal de oficina que está dedicado a gestiones de almacén así como las máquinas empleadas durante el proceso de recogida de información.De esta forma, se puede hacer un breve análisis económico de la opción propuesta después de haber confeccionado el estudio, la cual se comparará con la existente. Así, se podrá cuantificar el tiempo en el que es posible amortizar la instalación que se vaya a implantar.

F. Procesos operativos y metodológicos actuales

Es preciso conocer totalmente la forma de trabajo que actualmente utiliza la empresa, para detectar los puntos susceptibles de ser mejorados y obtener una valiosa información que se pueda aplicar en el diseño de la nueva instalación. Siguiendo lo anterior, se observará con detalle los movimientos más habituales de la mercancía,como son: Recpeción, ubicacación, picking, repiosición, expedición.

G. Va l o ración del estado del almacén

En este apartado se valoran los principales puntos del almacén, tanto físicos como operativos, con un criterio imparcial para poderlos mejorar en el diseño de la nueva implantación.Tanto si la obra existe como si se ha de crear nueva se parte de la idea de que será necesario incorporar mejoras, ya sean operativas o de funcionalidad, por lo que re sulta imprescindible saber cuál es la situación actual de la instalación.

Los aspectos generales que es necesario considerar son:

-Disposición del almacén

-Entradas

-Ubicación

-Preparación.

-Reposición;

-Carretillas elevadoras y elementos de handling.

-Expediciones.

-Zona de carga y descarga de vehículos.

-Accesibilidad de los vehículos.

-Señalizacion de las zonas de entrada y expedición;

-Elementos físicos;

-Pavimento;

-Iluminación;

-Situación de la mercancía en el almacén;

-Recorridos y métodos de preparación;

-Tipología de mercancía;

-Unidades de carga;

-Señalización física del almacén;

-Zona de carga de baterías;

-Zona de averiados y roturas;

-Seguridad.

 

H. Previsiòn de crecimiento.

La previsión de crecimiento puede referirse a aspectos tan diversos como capacidades, referencias o flujos .Los procesos de crecimie to llevarán consigo los siguientes cambios:

*Aumento del número de líneas que hay que preparar.!

*Incremento de la cantidad de unidades que es necesario expedir..

*Variación en pedidos al proveedor con mayor variedad de líneas y menor cantidad demandada.

*Previsión de expansión a partir de la creación de nuevas áreas de negocio.

*Aumento de referencias en el lineal de productos.

 

Objetivos de la recogida de infiormación

El propósito del documento de recogida de información es que el cliente verifique y valide el contenido del mismo. Así, una vez confirmado ,servirá como punto de partida para el diseño de las diferentes alternativas que se propondrán para cubrir las necesidades descritas por la compañía objeto de estudio y las observadas a lo largo de la fase de investigación.