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Orden en el inventario

27/03/2014

Contar con un inventario actualizado y optimizado, mejorando a la vez el nivel de servicio al cliente. Ese es el objetivo de ToolsGroup a la hora de implementar sus complejas herramientas de optimización del inventario, unas aplicaciones que no sólo racionalizan la gestión del stock sino que elevan el nivel de servicio.

Casi 8 millones de euros, un 12% de su nivel de inventario de producto acabado, es lo que se ahorró Cadbury Schweppes el año pasado en su división de producto embotellado. Un ahorro que se consiguió en tan sólo los tres primeros meses del proyecto de implantación de una nueva aplicación de control de inventario.

El artífice de semejante ahorro fue la empresa ToolsGroup y su herramienta DPM. En otras divisiones de Cadbury Schweppes se obtuvieron también resultados más que significativos, como por ejemplo un nivel de servicio del 99,6% en el negocio de concentrados de jarabe.

En el mismo tiempo, tres meses, otro proyecto implementado en una de las principales empresas elaboradoras de artículos lácteos frescos, Granarolo, redujo el inventario de ésta a menos de la mitad –lo que supuso recortar el capital circulante en un 50%–; consiguieron llevar los productos a los puntos de venta en la mitad de tiempo y aumentaron la frescura de los artículos reduciendo al mínimo los problemas derivados de las caducidades.

Tres meses también es lo que se tardó en Begano, –embotellador de Coca-Cola en España–, en lograr, el año pasado, con una implantación de DPM y su explotación continuada, una reducción del inventario del 17% sin que disminuyera su nivel de servicio del 98%. Se trata de

En la práctica

Este tipo de resultados son especialmente positivos, pero hay otros muchos ejemplos de éxitos en ToolsGroup. Para comprender de manera simple cómo se produce el cambio necesario para obtener este tipo de beneficios se pueden observar un par de casos desde su situación de partida y analizar cómo las modificaciones efec tuadas en el control de inventario han repercutido directamente en el negocio de la compañía que las ha puesto en práctica.

Bellota Herramientas es una empresa con casi un siglo de vida que se dedica a la fabricación de herramientas manuales para las actividades agrícolas, así como de jardinería, construcción e industria. Tiene una facturación anual de unos 110 millones de euros y cuenta con ocho plantas de producción repartidas entre España, Estados Unidos, México, Venezuela, Colombia y Brasil.

Su presencia comercial se extiende a 120 países. En los años 2004 y 2005, la empresa se planteó la reclasificación de la rotación de los productos por división para establecer un nuevo indicador como era la tasa de disponibilidad (el nivel de servicio global para todos los artículos, tanto los fabricados como los comercializados).

Se decidió atacar la cuestión primero por las referencias de mayor rotación, las cuales suponían el 10% de su cartera de productos (unos 750 en total). Además eran estratégicas por representar la mayor parte de su facturación. STOCK Y SERVICIO La aplicación de la herramienta DPM de ToolsGroup se centró en la optimización de la relación entre el stock y el servicio.Para ello era necesario adaptar esas variables a la planificación de la cadena de reaprovisionamiento en función de las nuevas circunstancias que se habían identificado en relación al negocio.

Entre estas figuraban un amplio catálogo de 10.000 referencias que se manejaba entre producción y comercialización; compras de lotes elevados de productos de distribución y lead times (tiempos de procesos y puesta a disposición) progresivamente más largos; existencia de referencias de baja o muy baja rotación y niveles de servicio diferentes para distintos clientes.

La solución propuesta fue implementar el DPM de ToolsGroup, lo que permitiría medir la tasa de disponibilidad y calcular la previsión de ventas. Cuatro meses de implementación y una posterior explotación continuada dieron como resultado un progreso de la tasa de disponibilidad global, que estaba en el 93% y alcanzó el 96%.

Paralelamente, se consiguió reducir el nivel de inventario en un 14%. También se logró aumentar la fiabilidad de las previsiones, ahora se consensúan éstas con el forecast (el pronóstico del departamento comercial) y se calculan a medio y largo plazo.

El ejemplo de gravilla

Otro ejemplo interesante es el de Conservas Garavilla (más conocida por su marca Isabel), una de las empresas más importantes en España en el sector de la alimentación, en concreto de las conservas y semiconservas. Su facturación supera los 180 millones de euros anuales.

En el año 2003 Conservas Garavilla se propuso acrecentar el nivel de servicio a sus clientes. Los puntos en los que se plantearon mejorar fueron la planificación de la demanda, las compras de producto terminado y el reaprovisionamiento de sus 4.200 unidades en stock.

La coyuntura de la que partían era un mercado dinámico con lanzamientos de artículos nuevos y una vida media del formato muy corta, con renovaciones constantes, además en un marco de aumento de las promociones realizadas y del nivel de servicio exigido por parte de los clientes.

A ello había que sumar las propias acciones de marketing, con lo que las previsiones de venta se complicaban cada vez más. En consecuencia, el nivel de servicio no era todo lo deseable y eso a pesar de un elevado inventario disponible.

Plan de fabricación

A principios de 2004 se comenzó la implantación del DPM de ToolsGroup, que se comunicó con el ERP de Conservas Garavilla (un SAP R/3). El objetivo de esta iniciativa fue calcular diariamente el plan maestro de fabricación y los reaprovisionamientos de la docena de almacenes de la empresa en función de las necesidades tanto de estos, como de sus cuatro fábricas.

El resultado fue muy satisfactorio. En los nueve primeros meses de funcionamiento del sistema (cuya puesta en marcha se efectuó en un trimestre) se mejoró el nivel de servicio sin tener que aumentar el inmovilizado en stock. En concreto se alcanzó un nivel del 98,3%, lo que supuso un incremento de 20 puntos porcentuales. En los siguientes años, el índice de servicio se ha mantenido entre el 97,6 y el 98,6%, a la vez que se ha reducido el stock en un 2%, y todo se ha producido en un entorno en el que las ventas anuales han crecido el 10%.

Estos resultados, como los comentados en el resto del ejemplo, no son sólo fruto de la aplicación de complejas herramientas informáticas, sino también del trabajo de análisis previo y de una cuidadosa implantación por parte de los profesionales de ToolsGroup. Una implantación que, como se desprende de los ejemplos, es posible emprender en un tiempo muy breve y, lo que resulta fundamental, cuyos resultados pueden verificarse desde el mismo momento en el que se empieza a adoptar la mejora.

 

DPM: OPTIMIZACIÓN EN TRES SIGLAS

Distribution Planning Model (DPM) es el nombre de la tecnología estrella que utiliza ToolsGroup. No es un ERP ni lo sustituye, sino que se complementa con éste y proporciona funcionalidades destinadas a la previsión de ventas, la optimización del inventario y la planificación del reaprovisionamiento.

El software tiene en cuenta la frecuencia de la demanda mediante el análisis de las líneas de pedido en periodos determinados. A través de una serie de algoritmos aplicados a los datos, el programa genera unas previsiones de ventas y resulta capaz de identificar tendencias y estacionalidades.

Lo que según ToolsGroup es innovador en su herramienta es que las acciones del DPM se efectúan respetando los niveles de servicio establecidos por la empresa cliente. De esa manera, se optimiza el inventario sin comprometer el nivel de servicio e, incluso, mejorándolo, como ocurre en algunos de los ejemplos reflejados en este reportaje.

Planificacion precisa

El software de ToolsGroup también permite hacer cambios sobre la previsión en función del producto, de los criterios de mercado o de las políticas de marketing (promociones, lanzamiento de nuevos artículos, variables macroeconómicas, etc.).

El DPM ayuda al planificador de demanda, que ofrece así unos resultados más fiables. En función de ello, el software estima la incertidumbre de la demanda y el aprovisionamiento, calcula los niveles óptimos de stock y pasa la información al ERP para que éste haga la planificación de las necesidades de material (MRP) y emita los pedidos de compras.

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CLIENTES DE PRIMERA LÍNEA

Con más de 100 clientes en 30 pa- íses, ToolsGroup es uno de los principales proveedores y consultores de tecnología para la optimización del inventario en todo el mundo. Está presente en el mercado español desde la fundación del grupo en 1993, aunque su introducción en España se hizo con el nombre de ITP.

La empresa está especializada en soluciones avanzadas de planificación de la cadena de aprovisionamiento, con una gran experiencia en diversos sectores, desde gran consumo a distribución quí- mica pasando por el farmacéutico, el de electrodomésticos o el de la construcción, por ejemplo.

DE ABM a Ausonia

Como clientes en España destacan empresas de primera línea: ABM, Arbora & Ausonia, Arias, Begano y Casbega (Coca-Cola), BP Oil, Conservas Garavilla (Isabel), Farma Lepori, Font Vella, General Electric Plastics, INDO, Krafft, PC City y Repsol, entre otros muchos. En Estados Unidos cuenta también en su cartera con firmas de la talla de Avon, Cadbury Schweppes, Colgate-Palmolive, Diageo, Energizer, Georgia Pacific o Ingram Micro, por citar algunos.

 

Necesidad:

✑En el caso de Bellota Herramientas, se pretendía mejorar la relación entre stock y nivel de servicio. En el ejemplo de Conservas Garavilla, se trataba de incrementar el nivel de servicio sin aumentar el stock. En ambos referentes, aun perteneciendo a sectores muy distintos, se debía tener en cuenta una coyuntura cambiante y exigente.

Solución:

✑La implantación del DPM de ToolsGroup permitió aumentar el nivel de servicio de las dos empresas, disminuir su stock y optimizar el aprovisionamiento, además de facilitar las previsiones comerciales.