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La organización logística: un factor crítico de éxito

01/05/2004

Del mismo modo que se moderniza la fabricación o se actualiza la formación de los empleados, la logística tiene que reciclarse para ser un factor ventajoso y de éxito de cara a la competencia. Y nada mejor que llevar a cabo un estudio de los cambios operativos a considerar. Este análisis, imprescindible aunque no suficiente, en sí mismo no asegura el acierto total de la solución escogida, pero evita errores de base, permitiendo evaluar el grado de riesgo y de cumplimiento de las necesidades logísticas.

Desde que existe el comercio y la actividad de fabricar, existe también la necesidad de contar, guardar, ordenar, distribuir, proteger, embalar, entregar y, por supuesto, cobrar. Cada una de estas funciones, ya sean las que intervienen en la producción o en la cadena logística, no se pueden sincronizar totalmente entre ellas, a lo que se debe añadir la participación de decenas o de miles de productos distintos. Por tanto, resulta imprescindible una organización que ayude y permita gobernar, controlar y, en definitiva, gestionar toda esta actividad.

Con el paso del tiempo y el desarrollo económico y social se han incrementado las expectativas generadas en los plazos de entrega (tiempo y exactitud del plazo acordado); han disminuido las cantidades de suministro y, en consecuencia, ha aumentado la frecuencia de los pedidos; se ha reducido la vida comercial de los productos, acelerándose la rotación de los mismos; se ha convertido en mínimo el tiempo para planificar; y se ha acrecentado la presión en los precios y en los márgenes comerciales. Todo ello eleva el grado de exigencia a la que se ve sometida la actividad logística.

También influye la evolución industrial: de la producción a escala, de forma abundante y a precios asequibles, hacia una era postindustrial donde prima el concepto y el grado de servicio. Además, éste acaba siendo, en la mayoría de los casos (dada la tendencia creciente), el criterio marginal de decisión entre un suministrador u otro. Tal situación provoca una presión sobre el sistema y la cadena logística de la empresa.

Aunque esto comporta un reto y un riesgo empresarial, supone a su vez una excelente oportunidad, que implica convertir a la organización y al funcionamiento logístico en un factor crítico de éxito.

Contexto social

En este contexto postindustrial también hay que tener presente el modelo de vida y de desarrollo de la sociedad, que está marcado por un importante bienestar social. La realidad es que:

  • La mano de obra es cada vez más cara y escasa en la oferta, además de tener una mayor cualificación.
  • Existe una especial sensibilidad en cuanto a las condiciones de trabajo (tales como la alta productividad y la ergonomía) y la prevención de riesgos y accidentes laborales.

La actividad industrial y logística se desarrolla en un contexto social avanzado que exige de forma creciente condiciones de trabajo que implican los máximos niveles de seguridad, ergonomía y productividad y, por ende, de remuneración económica.

Criterios de diseño de la solución logística

Asumiendo lo detallado hasta el momento y entrando de lleno en la actividad logística, el diseño de la operativa de cada empresa estará condicionado por dos grandes áreas, íntimamente relacionadas entre sí, que son:

  • La solución técnica y organizativa de las unidades de manipulación, del almacén y del flujo de materiales. Es decir, toda la movimentación de productos físicos.
  • La solución técnica y organizativa relacionada con la información: la generación, el tratamiento, la elaboración, la comunicación y la toma de decisiones.

En cuanto a la primera, haciendo un símil con el cuerpo humano, el esqueleto del sistema logístico de la empresa lo forman los sistemas de almacenaje. La musculatura, por su parte, la integra la movimentación interna, desde los sistemas más sencillos y convencionales como las transpaletas o las carretillas, hasta los más avanzados y robotizados: transelevadores o miniloads, carros radioguiados, transportadores de rodillos y cadenas, elevadores, mesas giratorias, carros de transferencia, etc.

En lo que respecta a la segunda área y siguiendo con la misma comparación con el cuerpo humano, bajo el sistema nervioso del ámbito logístico de la empresa, se encuentran las herramientas más rudimentarias: listas en soporte papel de artículos a preparar, y las de mayor sofisticación: pantallas interactivas inalámbricas en los puestos de trabajo y de picking, lectores e impresoras de códigos de barras, sistemas pick and put to ligth, portadores electrónicos de información o sistemas de gestión de almacenes en tiempo real enlazados con las aplicaciones de gestión central.

La complejidad está en concretar un diseño adecuado en cada caso, habida cuenta de la gran y variada oferta tecnológica, tanto en sistemas de movimentación o robotización como de gestión de la información.

Lo que sí es cierto es que actualmente se ha incrementado el esfuerzo en I+D+i en nuevas tecnologías, sistemas y soluciones logísticas. No es aventurado asegurar que los almacenes, por ejemplo, sufrirán una verdadera revolución tecnológica y organizativa en los próximos años, y su ingrediente principal será la introducción masiva de inteligencia en todas las funciones y actividades, junto con un cambio radical en el rol de las personas que trabajan en ellos y su interacción con los productos y la información.

Los nuevos sistemas se idearán para aumentar la productividad, lo cual equivale a decir que el diseño, la operación y el mantenimiento irán dirigidos a facilitar la información. Además, por principio, los artículos y mercancías irán al encuentro de los operarios y no a la inversa, tal como ha sido una práctica muy habitual hasta el presente. Todos los procesos más rudimentarios se robotizarán, dejando para las personas los trabajos de más valor añadido. En definitiva, planificar la modernización de los almacenes y su tecnología equivale a plantearse el futuro de los procesos de la empresa.

Estudio logístico

El primer reto consiste en dar una respuesta adecuada y acertada al modelo logístico que precisará una compañía concreta a medio plazo, entendiéndolo por un alcance mayor a dos años y no superior a cinco u ocho. Analizar las necesidades para periodos de tiempo menores no suele resultar operativo y para periodos mayores implica un grado de incertidumbre mucho más alto que el margen de error permisible, por tanto, suelen ser inviables.

En consecuencia, el planteamiento del modelo logístico tendría que alcanzar un periodo de tres a cinco años y a su vez confrontarlo con el mercado, entendiendo por mercado a clientes, a la competencia y a los proveedores.

No obstante, el estudio logístico previo, aunque es totalmente necesario, no es suficiente, porque en sí mismo no asegura el éxito y el acierto de la solución escogida, pero puede ayudar, en gran medida, a evitar errores de base y a evaluar el grado de riesgo y de cumplimiento de las necesidades.

Los ingredientes indispensables de este estudio previo son:
 

  • Dimensionamiento y layouts.
  • Sistemas de obra civil.
  • Emplazamientos.
  • Funcionalidad.
  • Estanterías y técnicas de almacenamiento.
  • Capacidad de almacenaje y de movimientos de entrada y salida.
  • Sistemas de seguridad para las instalaciones, los bienes almacenados, el entorno y el personal que lo opera o lo mantiene.
  • Sistemas de movimentación y transporte interno convencionales.
  • Robótica para almacenes.
  • Sistemas de climatización.
  • Sistemas de información para almacenes.
  • Sistemas de gestión.
  • Reciclaje de componentes de almacenes (sostenibilidad).
  • Ergonomía, condiciones de trabajo y prevención de riesgos laborales.
  • Sistemas de control económico de almacenes.
  • Almacenamiento de sustancias y productos especiales o peligrosos.

Todos estos aspectos están condicionados por la evaluación de las necesidades de crecimiento y las variaciones en los sistemas de trabajo y de la demanda logística. El objetivo es crear soluciones que no limiten más de lo aceptable (tanto la parte física como el tratamiento de la información) el desarrollo y la flexibilidad para el futuro.

Por otra parte, la logística, como todas las disciplinas de la automatización y de la informática, se rige por los mismos principios. Su aplicación, sumada al conocimiento profundo de los requisitos y del estado de la tecnología aplicable incluyendo sus costes, dará lugar al modelo adecuado para la empresa. Dichos principios son los siguientes:
 

  • Aplicar soluciones lo más simples y sencillas posibles, tanto de implantar como de operar y mantener.
  • La mejor automatización es la que no es necesaria.
  • La optimización de toda la cadena de trabajo implica no optimizar cada eslabón de la misma. Es decir, es necesario hacer ciertas concesiones en algunas partes para asegurar el perfeccionamiento del conjunto.
  • El mejor sistema informático es el que no es necesario o el más simple posible de implantar, operar y mantener.
  • Homogeneizar y normalizar al máximo, teniendo en cuenta que no todo es susceptible de homogeneizar y normalizar.
  • Asumir que lo bueno o lo óptimo son enemigos de lo ideal o lo mejor posible.

Estas reflexiones no deben interpretarse como regresivas o en detrimento de los procesos altamente automatizados. Sólo pretenden combinar la audacia y la valentía empresarial de amoldarse e incluso anticiparse a las necesidades y exigencias de los mercados en lo que a prestaciones logísticas se refiere. Hay que encontrar el equilibrio para evitar la lentitud en la acomodación al nuevo modelo logístico o sortear aquellas aplicaciones cuya funcionalidad es superior para la que teóricamente fueron proyectadas.

La apuesta es lo suficientemente importante y trascendente comoel plantear el concepto, junto con un especialista del sector, con todo rigor y en profundidad.

El esqueleto del sistema logístico

Ahondando en la búsqueda de ese modelo logístico, uno de los puntos clave a analizar es el esqueleto: es decir, los sistemas de almacenaje necesarios o el almacén. Como concepto y como función es, y seguirá siendo durante al menos los próximos decenios, la piedra angular de toda la logística en cualquier actividad industrial y de distribución. Sin el almacén la operativa no es, lisa y llanamente, posible. Hay que tener presente además que puede adoptar formas y ejecuciones bien diversas, hasta el punto de que en ocasiones se camufla y pasa casi inadvertido, se disgrega en partes, se distribuye, se convierte en rodante o móvil, se le llama pulmón...

Siempre que exista o se produzca una falta de sincronismo entre dos actividades de fabricación y/o transporte, siempre que se maneje más de un solo producto y siempre que la información asociada a este proceso sea necesaria —es evidente que estas condiciones siempre se dan— el almacén debe existir. Y por supuesto, como integrante de la cadena, es posible transformarlo en una ventaja frente al mercado y la competencia. También es una de las cajas fuertes más significativas de la empresa, porque en él se guardan la inmensa mayoría de los activos tangibles: artículos, materias primas, productos semielaborados y elaborados y herramientas y útiles de trabajo.

Por tanto, en estas instalaciones reside el potencial para permitir la fabricación o el picking, con lo que la exactitud en el conocimiento de las existencias o la agilidad para preparar sólo aquello que ha solicitado el cliente son, a modo de ejemplo, elementos fundamentales cuya llave está depositada en el almacén.