Empleo
¿Es posible hablar de empresas inteligentes? Igual que las personas tienen la capacidad para transformar los datos y la información en conocimientos, la inteligencia de las organizaciones reside en su facultad para sacarle partido a todos los datos visibles y no tan visibles que, relacionados, dan lugar a conclusiones valiosas.
La aplicación de la tecnología conocida como inteligencia de negocio (business intelligence) consigue rentabilizar al máximo la información disponible y permite a los directivos que las decisiones que tomen estén avaladas por el mayor número de detalles. Este tipo de herramientas tecnológicas produce notables mejoras en las empresas cuando se aplican a aspectos concretos como la gestión de la cadena de suministro.
A lo largo de los años, lo que se conoce como tecnología de inteligencia de negocio ha conseguido que usuarios de todos los niveles jerárquicos de una compañía puedan acceder a información útil. De forma concreta, y a la hora de hacer frente a la gran cantidad de procesos reunidos bajo el concepto de cadena de suministro, es preciso contar con soluciones integradas que sean capaces de extraer los datos de negocio y de presentarlos adecuadamente para agilizar la toma de decisiones en el seno de la empresa.
Según la teoría de la consultora Gartner Group, los procesos conocidos como B2B (de empresa a empresa) marcan las zonas de intersección existentes entre las compañías, es decir, las transacciones que se producen entre una parte vendedora y otra compradora.
Dichas operaciones se suceden en todo el Mercado de la Cadena de Valor (MCV), un conjunto de cadenas de demanda y suministro que encierran la clave del éxito para que las compañías compitan y colaboren. Las empresas controlan su aprovisionamiento al tiempo que participan en el de otras organizaciones. Incluso las entidades de servicios y sociedades públicas poseen cadenas de suministro, aunque sólo producen bienes destinados a sus operaciones internas y no a una comercialización en el mercado.
La importancia del B2B y del Mercado de Cadenas de Suministro tiene una base fundamentalmente económica. El coste en materiales, artículos, aprovisionamientos y componentes a lo largo y ancho de dicha cadena representa entre un 60% y un 80% del presupuesto total de una empresa. Por ello, es esencial aprovechar cualquier oportunidad para optimizar el valor del proceso de aprovisionamiento y beneficiar a todos los que participan en él. Gran parte de las inversiones en este ámbito se realizan con el objetivo de:
- Aumentar la eficiencia.
- Reducir los costes.
- Equilibrar el inventario.
- Minimizar el número de procesos intermedios.
- Disminuir las redundancias.
- Acortar los ciclos de tiempo.
- Racionalizar la labor de los proveedores.
Cadenas internas de suministro
A la hora de valorar las cadenas de suministro se tiende a analizar la relación de la compañía con sus proveedores. Sin embargo, existen procesos internos que están orientados fundamentalmente hacia el aprovisionamiento y que vinculan la oferta con la demanda.
Desde el punto de vista de la oferta, los procesos más destacados son: ventas, cuentas a cobrar, ejecuciones, inventario de bienes finales y logística. Por otra parte, los procesos propios de la demanda incluyen: compras, cuentas a pagar, inventario de materias primas y productos semiterminados, producción y transporte.
"La medición, gestión y optimización de los procesos en las cadenas internas de suministro son actividades críticas de negocio que requieren una infraestructura capaz de desbloquear la información. Sólo de este modo es posible determinar, analizar y realizar el seguimiento del rendimiento de dichos procesos", explica Oscar Hernández, director general de la consultora Moebius, experta en la aplicación de tecnología de inteligencia de negocio.
Por eso, cualquier plataforma de business intelligence que quiera acometer esta tarea debe:
- Proporcionar las visiones necesarias para evaluar y comprender el rendimiento de la cadena.
- Ofrecer una visión global de los procesos dentro del contexto del resto de actividades de negocio.
- Permitir ver y monitorizar indicadores clave sobre el rendimiento vinculados a los procesos de aprovisionamiento.
- Añadir transparencia y seguridad a la cadena de suministro de cara a clientes, socios y proveedores.
De la teoría a la acción
La capacidad analítica y de elaboración de informes son funciones clave que permiten comprender, mejorar y coordinar los procesos del aprovisionamiento. Los sistemas tecnológicos existentes de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), Gestión de la Cadena de Suministro (SCM) y Planificación de los Requisitos de los Materiales (MRP) han revolucionado la forma en que las empresas conciben, implementan y administran sus procesos de producción y las cadenas de suministro.
- Es razonable preguntarse cómo pueden tantos sistemas gestionar dichos procesos, integrarse y relacionar datos entre sí. Estas infraestructuras no dejan de capturar y almacenar datos, mientras que la inteligencia de negocio aplicada al aprovisionamiento se dedica a proporcionar los medios necesarios para valorar y comprender el rendimiento de sus procesos, continúa Oscar Hernández.
Según la consultora Hurwitz Group, la inteligencia de negocio aplicada al aprovisionamiento permite transformar los datos en información de gran impacto que facilite a las empresas pasar de la teoría a la acción. Su misión, por tanto, es establecer las infraestructuras necesarias para comprender con claridad cómo afectan las decisiones y los resultados de la cadena de suministro al resto de las áreas clave de la empresa.
Por ejemplo, añadiendo inteligencia de negocio al proceso de compra (sea éste a través de Internet o de una actividad realizada de forma manual), es posible: conocer la fiabilidad de cada proveedor; comprender la distribución del gasto empresarial, tanto por departamentos como geográficamente; obtener la tasa de ejecución de los proveedores; y cuantificar los beneficios que aporta la compra electrónica de bienes indirectos (mantenimiento, reparaciones u operaciones).
Asimismo, cuando los proveedores estratégicos son capaces de visualizar y analizar los datos de inventario, producción y previsión de la demanda de las empresas a las que suministran, pueden identificar tendencias para tomar medidas proactivas que respondan a necesidades específicas.
Como caso práctico, la compañía Mapa Spontex utiliza las herramientas de business intelligence desarrolladas por la sociedad Cognos Ibérica para controlar a sus operadores logísticos. La tecnología analiza el estado de cada pedido y el tiempo que tarda en servirse: "de esta forma, se consigue el control efectivo y al momento del estado de los envíos para peoporcio- nárselo a los clientes cuando lo soliciten", explica el dir. general de la consultora Moebius.
- Asimismo, gracias también a las herramientas de Cognos, una empresa de gran consumo presente en todo el territorio nacional, que prefiere no dar su nombre, es capaz de calcular la cobertura de artículos y su rotación en cada uno de los almacenes que tiene dispersos por toda la geografía española.
La información es la clave
"Un exceso de inventario es el mayor pecado que se puede cometer en la cadena de suministro. Los vendedores y compradores conocen bien y temen aquellas ocasiones en las que se es incapaz de anticipar y reaccionar a los cambios constantes que sufren la oferta y la demanda", explica Jean Michel Bocchi, director de ventas de Cognos.
"Las fluctuaciones",añade "que no se detectan a tiempo en los patrones de compra pueden producir efectos devastadores en la cadena, causando reacciones exageradas".Cada compañía intenta enfrentarse a este problema blindando parte de su inventario, lo que la perjudica enormemente porque debe pensar en un "por si acaso en vez de en un a tiempo".
Según explica Bocchi, "todo esto genera significativos costes ocultos tales como los bienes sujetos a acciones de seguridad, pedidos en cantidades por debajo del punto óptimo, así como costes no planificados de mano de obra y materiales".
La clave en estos casos es una falta de demanda de información precisa. El lema la información sustituye al inventario es de sobra conocido en los círculos empresariales y ya se está empezando a tomar al pie de la letra. Al compartir la demanda de información y los datos a lo largo y ancho de toda la cadena de suministro, los participantes pueden protegerse contra cualquier reacción adversa.
"No es muy realista esperar que todo un mercado de aprovisionamiento pueda ser coordinado con eficacia de esta forma. Sin embargo, el desarrollo y soporte de relaciones informativas con los clientes y proveedores estratégicos es vital para organizar las actividades de suministro entre compañías", añade Oscar Hernández.
Dentro de la cadena de suministro, las relaciones basadas en información aprovechan las tecnologías web y los servicios de las herramientas de inteligencia de negocio para bombear datos a los clientes y proveedores a través de portales que actúan a la manera de una intranet. "Se trata, en definitiva, de proporcionar una infraestructura segura de fácil navegación que pueda acercar la empresa a sus interlocutores estratégicos", explica Hernández.
"Nuestra tecnología, por ejemplo, permite alcanzar la transparencia necesaria en los procesos de aprovisionamiento para que todos los que participan de uno u otro modo en ella sean capaces de coordinar sus procesos con los objetivos de negocio de la organización", concluye el director de ventas de Cognos Ibérica.
Fuente: Ana García Huerta
Y entonces llegó el e-business
La aparición del e-business ha provocado una auténtica revolución en el mundo de los negocios cuyos efectos se están dejando sentir en más y más procesos. Hoy en día es posible ejecutar un número creciente de actividades más rápidamente que antes gracias a la automatización de los procesos rutinarios.
Para poder realizar un adecuado seguimiento de estos cambios y sus resultados la solución es crear y monitorizar métricas de rendimiento que se nutran de datos casi o totalmente en tiempo real. Los procesos críticos de negocio pueden ser monitorizados y seguidos a través de visualizaciones de gran impacto que brindan a los ejecutivos un examen del rendimiento visible con un solo golpe de vista.
La tecnología de inteligencia de negocio de empresas como Cognos Ibérica permite distribuir información entre clientes y proveedores. Facilita la publicación de múltiples indicadores clave del rendimiento en un portal de Internet común y a través de dicha tecnología también se accede a visualizaciones virtuales desde un punto central. De este modo es posible:
- Evaluar el servicio de cada proveedor
- Desarrollar una visualización del rendimiento a la que puedan acceder los directores funcionales internos así como aquellos proveedores seleccionados previamente.
- Realizar el seguimiento de las medidas clave del rendimiento tales como: el tiempo invertido para realizar los pedidos, entregas, recogidas y embalajes; la situación del inventario en cada instalación en cuanto a materias primas, materiales semiprocesados y productos finales; la cantidad de mano de obra que debe corresponderse con el inventario; etc.
Sin temor al pronóstico
La situación económica internacional está forzando a las empresas a tomar conciencia de la gran responsabilidad que supone asumir decisiones relacionadas con sus cadenas de suministro y les está obligando a adoptar aplicaciones analíticas para optimizarlas al máximo.
Los expertos predicen que las herramientas analíticas y de inteligencia de negocio se convertirán en el campo de batalla de las aplicaciones empresariales y que se irán desdibujando las fronteras entre las soluciones, no siendo únicamente destinadas a una función concreta.
Por ejemplo, cada vez más aplicaciones dejarán de ocuparse exclusivamente de la gestión de los procesos de aprovisionamiento para hacerse cargo de otras áreas adyacentes e íntimamente relacionadas como el control de inventarios o la gestión de costes. Las capacidades analíticas de las aplicaciones van a convertirse en un poderoso valor diferenciador y su principal fortaleza será su capacidad para ayudar a la toma de decisiones.
De cara al futuro más inmediato, la tendencia parece decantarse por integrar capacidades analíticas con aplicaciones orientadas a los procesos de negocio como pueden ser la gestión de las relaciones con los clientes y los empleados.
Asimismo, se está generalizando la inserción de datos externos como información relativa a proveedores y clientes, e ignorados hasta el momento por la mayoría de las compañías, que ya reconocen las oportunidades que pueden presentar. Otra de las tendencias es la aparición de interfaces cada vez más directas y fáciles de utilizar que harán más sencillo el proceso de obtención de los datos que se buscan.