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Geodis Teisa y Thomson: optimizar la externalización logística

28/03/2014

De la operativa logística en Portugal y España de la multinacional Thomson se hace cargo Geodis Teisa. El cometido abarca desde que salen de las factorías los productos de electrónica y audiovisuales hasta la entrega al cliente final, incluyendo la gestión de las devoluciones. Para todo ello, el operador, de origen francés, ha construido en Cabanillas del Campo (Guadalajara) una plataforma de 10.400 m2 preparada para albergar de 14.000 a 18.000 unidades en bloque y 3.600 paletas en dos grupos de estanterías de paletización convencional.

Geodis Teisa es la filial española del Grupo Geodis, operador con sede en Francia, que ofrece servicios logísticos y terrestres puerta a puerta. Hace aproximadamente un año inauguró un centro dedicado de 10.300 m2 en la localidad de Cabanillas del Campo (Guadalajara) estratégicamente ubicado junto a la carretera N-II y a la nueva R-2 (autopista de peaje que enlaza Madrid y Guadalajara). Todo comenzó cuando uno de sus clientes principales, el fabricante y distribuidor de productos de electrónica y audiovisuales Thomson, decidió cambiar su operativa y confiar el abastecimiento de sus clientes españoles y portugueses a Geodis. La relación viene de hace mucho años aunque ha sufrido cambios muy representativos; de un contrato inicial de almacenamiento y distribución en 1999, se pasó a una centralización en Francia del stock pero en casa del cliente, para después desembocar en la situación actual. De esta forma, en estas dependencias se reciben de las fábricas Thomson europeas y asiáticas una media que oscila entre los 10 y los 15 camiones diarios. Del mismo modo, el Grupo Geodis actualmente se hace cargo de la logística de esta compañía en Italia y en Francia.

En un principio, en la plataforma de Guadalajara se trabajaba realizando la gestión de entradas, ubicaciones y salidas a partir de un SGA (Sistema de Gestión de Almacén) pero con listados y documentos. Recientemente, se ha implantado la radiofrecuencia, con lo que se ha incrementado la calidad del servicio y se han reducido los posibles errores. “Este sistema aporta una mayor fiabilidad a los procesos”, asegura Vicente Carballo, director de operaciones del centro. Y puntualiza: “Descarga de trabajo a los departamentos de administración y producción porque ya no han de manejar tanto documento”. Sin embargo, añade, “en cierta medida ralentiza la operación (pérdida de productividad): es necesario imprimir las etiquetas para identificar cada paleta y conjunto de bultos recibidos, pegarlas y comprobar que se ha hecho correctamente la lectura, lo que lleva su tiempo”.

La planta de estas dependencias tiene forma rectangular. Los cuatro muelles de carga de recepción se encuentran a la derecha de una de las paredes más largas y a la izquierda los otros cuatro muelles dedicados a la expedición. A continuación se han definido las playas de entrada y salida. Al estar una junto a la otra, cabe la posibilidad de utilizar el espacio de recepción para preparar pedidos en las épocas de mayor movimiento de salida. “Utilizando las previsiones y datos históricos, nuestro cliente ha establecido que en la última semana de cada mes se produzca el 40% del volumen mensual de pedidos”, explica Vicente Carballo. “Un volumen que se incrementa aún más en los últimos días de todos los trimestres. Por tanto, la flexibilidad de las instalaciones actuales se convierte en imprescindible”. A esta estrategia se añade la influencia de la estacionalidad. Según subraya Pedro Miguel Ruiz, director de logística de Geodis Teisa, “a partir de septiembre y hasta diciembre se disparan las ventas. También influyen las festividades como el Día del Padre o las Navidades o el éxito de los equipos deportivos nacionales en las competiciones internacionales. En definitiva, somos los propios consumidores los que provocamos estos picos en la demanda”.

El resto de las dependencias de Cabanillas del Campo se ha dividido en tres zonas:

A) Un área en un lateral de la nave con 12 estanterías de paletización convencional y seis pasillos cuyos 1.800 huecos se utilizan como espacio de reserva para Thomson y como área de almacenaje para la operativa de otros clientes. Por ejemplo, se almacena y gestiona el material de papelería para el conjunto de agencias españolas de Geodis Teisa. En esta zona se trabaja con carretillas retráctiles que se comparten con la zona C.
B) Un área central para almacenaje en masa o en bloque organizada a partir de dos calles principales desde las que se accede a ubicaciones pintadas en el suelo. Del total de estos huecos, el 90% son de 2,60 m de ancho y 14 m de largo (las dimensiones aproximadas de un tráiler) y el resto de los mismos tiene una dimensión de 2,60 m de ancho y 3 ó 4 m de largo. Todos se empelan para ubicar aquellas unidades de Thomson de mayor rotación y de un tamaño grande. Se trata de cajas de producto que se van remontando una sobre otra (según indique el fabricante) y que paletizadas para ser almacenadas en estanterías ocuparían demasiado espacio. Dependiendo del volumen de los artículos la capacidad total de estas ubicaciones sobre el suelo varía entre las 14.000 y las 18.000 unidades, es decir, de 150 a 200 en cada hueco grande.
C) Una segunda área al otro lado de la nave y frente a la playa de expediciones con 12 estanterías de almacenaje convencional y seis pasillos que albergan las restantes referencias del cliente principal. Se trata de aquellas de tamaño considerable pero con una rotación media, de volumen intermedio y pequeño con rotación diversa y de productos de “segunda mano”. La capacidad, al igual que la otra zona de paletización, es de 1.800 huecos.

Los citados productos calificados como de segunda mano (productos B) son aquellos que sufren reparaciones en sí mismos o reembalajes en un centro técnico de Thomson situado en Valdemoro (Madrid). Una vez reparados o reembalados vuelven a esta plataforma de Cabanillas. Algunos clientes, mayoristas principalmente, compran a precios especiales artículos cuyos embalajes se encuentran en condiciones imperfectas, con lo cual no pasan por el centro técnico. Aún así, todas estas unidades ocupan los dos primeros niveles de carga de dos de las estanterías de la zona C, cuya altura, preparada para hacer picking, es inferior a la de los restantes.

El diseño de este centro y tanto los sistemas de almacenaje empleados como los de manipulación “se han estipulado en función de los productos que actualmente manejamos”, dice Pedro Miguel Ruiz. “No obstante”, continúa, “las cosas cambian rápidamente y más aún la tecnología empleada en estos artículos electrónicos y audiovisuales. Con esto quiero decir que tendremos que ir adaptando nuestros procesos y métodos de trabajo a unidades de menor peso y tamaño, a otros volúmenes y a embalajes distintos”.

Comienza el trabajo
 

Volviendo al funcionamiento diario de la operativa, todo comienza con la llegada de las unidades de las fábricas. Dependiendo del tipo de artículo se recibe en paletas o directamente en cajas. En este último caso suele tratarse de bultos de un gran tamaño y para su manipulación se utilizan carretillas elevadoras provistas de unas palas verticales que funcionan como pinzas. De este modo, son capaces de coger hasta nueve cajas a la vez (a este conjunto se le ha denominado paquete). Para introducir informáticamente en el SGA la llegada de esta mercancía se ha parametrizado cada referencia. Con la lectura mediante radiofrecuencia de la matrícula de la paleta o del paquete, que la carretilla puede manipular de una sola vez, el sistema de gestión reconoce la entrada del conjunto recibido. Es decir, se incrementa la cantidad de las referencias de forma automática e unitariamente en el stock disponible. “Recibimos muchos camiones a diario por lo que esta parametrización y recepción conjunta agiliza notablemente los movimientos”, asegura Vicente Carballo. A su vez, tanto las paletas recién llegadas como los paquetes con los productos que se ubican en bloque se retractilan para una mayor seguridad en las operaciones.

Cuando el operario encargado de realizar la descarga de cada camión concluye y con el conjunto de la mercancía en la playa de recepción se validan las unidades físicas con la previsión de entradas que semanalmente envía el cliente. La comunicación entre los sistemas de Geodis y Thomson se produce cada tres horas. Ambas aplicaciones emiten unos ficheros para informarse de los movimientos de entrada, ubicación, salida, etc.

Muchos de estos contenedores no provienen de Europa sino de Asia y es Geodis como transitario quien también se ocupa de gestionar y organizar el transporte. Es decir, tramita los documentos de importación, el despacho de las aduanas, la recepción en el puerto de Algeciras o de Valencia...

En este centro no sólo se recibe producto de las fábricas. También se recepcionan los envíos de los almacenes que Geodis opera en Francia e Italia para Thomson. Este fabricante realiza una gestión del stock del ámbito europeo de forma que traspasa referencias de unas plataformas de distribución a otras para ajustarse a la demanda de cada país. “Eso sí, respetando siempre un stock de reserva para soportar un corte en la producción de hasta 45 días, que se incrementa hasta los 60 días en la época de mayor demanda (de septiembre a diciembre)”, puntualiza Carballo. “Incluso en esta época —añade— debemos disponer de un almacén adicional de 4.000 m2”.

Además, en estas dependencias se recepcionan los retornos de mercancía de los clientes finales de Thomson que implican unos procedimientos distintos. Tras informar al fabricante de la llegada y grabar en su sistema la devolución total o parcial de la carga que se le envío en su día, se espera la orden de reembalaje o reparación, según corresponda. A continuación se tramitará su envío al centro técnico de Valdemoro, desde el que una vez resuelto el problema procederán al reenvío de la mercancía para añadirla al stock de segunda mano o al de primera mano, si es que simplemente había que cambiar el embalaje por no encontrarse en perfectas condiciones.

Por otra parte, al mismo tiempo que se está realizando la descarga del camión, en el departamento de producción del centro de Cabanillas se solicita al SGA una posible ubicación, que será caótica, para la carga recién llegada. Esta recepción se conoce con antelación con lo que el responsable de la gestión del stock puede ocuparse de despejar ubicaciones de suelo o en estanterías si es necesario. “Es posible que en uno de los huecos de almacenaje en bloque la ocupación por parte de una referencia sea mínima con lo que se realiza su traspaso a otra de las posiciones de esta misma zona pero de menor tamaño. Con este movimiento se deja libre un espacio en el que por ejemplo se almacenará un camión completo unirreferencia”, detalla Carballo.

La ubicación se controla con las pistolas de radiofrecuencia. En cuanto a la disposición en las estanterías se lee el código de barras de la paleta recibida con la pistola, se añade la cantidad, y después se confirma el hueco escogido también leyendo su código. En el caso del almacenaje en bloque se lee la etiqueta del paquete retractilado (que contiene cierto número de cajas), se añaden igualmente las unidades recepcionadas, pero en cambio se teclea la clave del hueco donde se ha depositado. Una vez han concluido estas operaciones se envía un mensaje EDI (intercambio electrónico de datos) a Thomson informando de que la recepción se ha realizado correctamente.


Contrato de conveniencia
 

Geodis Teisa y Thomson llevan trabajando juntos desde 1999 y de año en año formalizan su relación para mejorar y optimizar cada proceso. De esta forma, establecen unos indicadores de calidad (KPI) que se utilizan para medir todas las operaciones que se realizan y la calidad del servicio. “Nos reunimos con frecuencia para comprobar los resultados y establecer nuevas estrategias de mejora. Cada día proponemos nuevos indicadores para hilar más fino en la medición de los datos”, dice el director de operaciones del centro de Cabanillas. A lo que el director de logística añade: “Lo bonito de todo esto es que es muy evolutivo; hoy todo sale perfecto pero mañana cambia por completo, y al igual que el cliente cada día somos más exigentes”. Igualmente, cada tres meses Thomson lleva a cabo una auditoría en la que se analizan las operaciones y se efectúa un inventariado de todas las unidades almacenadas.
Por otra parte, junto a estos indicadores de calidad también se han establecido unas penalizaciones cuando se sobrepasan los porcentajes fijados. “El premio por incrementar la calidad y superarnos es la fidelidad del cliente y la continuidad”, destaca el director de logística de Geodis Teisa, Pedro Miguel Ruiz.
 


Una media de 500 pedidos
 

A diario parten de estas instalaciones del orden de 10 a 20 camiones con una media de 300 a 500 pedidos de los aproximadamente 500 productos distintos de Thomson (un 50% son referencias vivas). Parece que las mismas mercancías que entran por la mañana salen por la tarde, pero no es exactamente así. El movimiento es muy ágil aunque también se produce un almacenamiento por una media de 45 ó 60 días dependiendo de la época del año como ya se ha explicado. Desde las 24.00 hasta las 8.00 del día siguiente, la central de Thomson emite todos los pedidos. Con ellos se forman dos grupos: aquellos cuyo peso es inferior a 700 kg y los que superan estos kilos. Los primeros se consideran operaciones de paquetería, por tanto, una vez preparados se envían al centro de clasificación y distribución de Geodis Teisa ubicado en Coslada (Madrid). Desde aquí entran a formar parte de la totalidad de la mercancía que circula por la red de transporte y distribución capilar del operador con plazos de entrega que oscilan entre las 24 y las 72 horas; “no es lo mismo llevar un paquete a un pueblo remoto de Portugal que a Barcelona”, matiza Carballo.

Esos otros pedidos con un peso superior a los 700 kg forman cargas fraccionadas o completas. Por este motivo, se embarcan en camiones que parten de estas instalaciones directamente a casa de los clientes de Thomson. Al tratarse de tales volúmenes, el departamento de tráfico propio de este centro gestiona las citas de entrega en un día y a una hora determinados. En ocasiones, estas citas ya vienen estipuladas por el operador logístico del cliente final o por su central de abastecimiento.

A la hora de hacer el picking, se agrupan todos los pedidos, se ordenan por rutas de transporte y se imprimen las etiquetas identificativas de cada producto. De esta forma, las paletas que se forman y se envían al centro de clasificación de Geodis en Coslada, cuando es su caso, no entran a formar parte del proceso de clasificación en sí mismo sino que se depositan directamente y a través del tow line (sistema de clasificación de paletas) en el muelle de carga de la ruta correspondiente de reparto. “El objetivo es que cada envío sufra el mínimo número de manipulaciones. La clasificación y consolidación final de los pedidos se realiza en nuestros centros provinciales para su posterior distribución capilar”, resalta Carballo.

La preparación de pedidos de la zona de estanterías se hace por separado de la de almacenaje en bloque. Es en la playa de expediciones donde se consolidan los bultos para un mismo cliente cuando se trata de cargas de envergadura que llenan un camión, la mitad o un tercio de éste (en esos dos últimos casos se agrupan varias rutas para optimizar costes). Para ello, en esta misma playa se han pintado calles en el suelo correspondiendo cada una a una línea de tráfico.

El operario que se hace cargo de los pedidos relativos a la zona de almacenaje en bloque sólo ha de seguir las órdenes de la terminal de radiofrecuencia de la carretilla elevadora, confirmar los movimientos para notificárselos al SGA y depositar los bultos en la calle oportuna de la zona de salidas. En cuanto a la extracción de las referencias del área de estanterías se aplican los mismos procesos pero utilizando un recogepedidos en el que se carga una paleta. Igualmente, cada referencia extraída se identifica con una etiqueta que incluye su código, su procedencia y su destinatario. Destaca el que la paleta se va completando siguiendo un recorrido en zigzag desde el primero al último pasillo. Empieza por el artículo de más volumen y peso para concluir en el de menores dimensiones. Es decir, las referencias dispuestas en las posiciones de picking, en los primeros niveles de carga o sobre el suelo —en los niveles superiores se ubica el stock de reserva o paletas para servirse completas—, se han colocado con este mismo orden (de mayor a menor volumen y peso) a lo largo del conjunto de estanterías. “Aquí no trabajamos con cajas del mismo tamaño sino con unidades muy variadas. Por tanto, el objetivo es obtener, desde el primer momento, un bulto consistente para ser manipulado mecánicamente”, aclara Carballo.

La última operación es la carga de los camiones, de los que un 50% se dirigen a los clientes finales y el restante 50% enlaza con el centro de clasificación de Geodis Teisa situado en Coslada.


Ficha técnica

Superficie de la nave: 10.400 m2
Zona A y Zona B
(ambas zonas comparten las mismas características)
Estanterías de paletización convencional
Longitud: 33.000 mm
Altura: 7.500 mm
Nº de estanterías: 12
Nº de niveles de carga: 4
Nº de pasillos: 6
Ancho de calle: 3.000 mm
Capacidad de carga: 1.800 paletas
Unidad de carga: 3.000 kg
paletas americanas: 1.000 mm x 1.200 mm x 1.500 mm
paletas europeas: 800 mm x 1.200 mm x 1.500 mm