Empleo
En la actualidad, la complejidad de las actividades y procesos que tienen lugar en una organización requiere del uso de herramientas que faciliten la gestión y el control de las operaciones y transacciones entre las distintas áreas de un almacén.
Por este motivo, existen en el mercado multitud de aplicaciones que se encargan de dirigir y controlar tareas como son la gestión de las compras y del proceso de producción o la realización de los pedidos.
Estas aplicaciones, comúnmente llamadas ERP (Enterprise Resource Planning), se ocupan de la gestión de las operaciones que ocurren desde el momento en que la mercancía es recepcionada en el almacén hasta su etapa final: la expedición de la misma.Los procesos que se suceden en una empresa inevitablemente producen unos flujos de mercancía, necesarios para realizar las actividades de la cadena de suministro.
Es en este punto donde los Sistemas de Gestión del Almacén (SGA) adquieren una especial relevancia. Un SGA es la aplicación que se encarga del control, gestión y automatización de los procesos que involucran el manejo de productos en un almacén. Simplificando, se ocupa de las siguientes funciones básicas: la entrada de mercancía (materia prima, producto terminado o semielaborado), el almacenaje, la cuarentena, la salida –ya sea en formato unitario o en la cantidad que satisfaga una demanda– y finalmente su expedición.
Este recorrido de la logística del almacenaje tiene una gran repercusión en los costes generales de la empresa, por tanto, deberá estar gestionado adecuadamente mediante lo que denominaremos el epicentro del almacén.
La llegada de lo imprescindible
Para realizar sus actividades, la empresa necesita de materias primas, productos semielaborados, acabados o de cualquier otro suministro. Además de la gestión de las compras, que se realiza desde el ERP, la organización tiene que controlar la recepción en el almacén del material que ha pedido. Una aplicación SGA proporciona las herramientas necesarias para identificar (mediante la codificación del texto, códigos de barras, tags RFID y otros tipos de identificación) y registrar la mercancía recibida, validar la cantidad y la calidad, comprobar que se trata de las unidades esperadas y emitir las reclamaciones o devoluciones si se diera el caso.
A buen recaudo
Una vez recibida la mercancía, el SGA se encarga de ubicarla en el almacén mediante las herramientas adecuadas. En el mercado existen soluciones que permiten realizar este proceso tanto de forma manual (mediante transpaletas o carretillas elevadoras) como automática (con transelevadores, carruseles, etc.). Gracias a este sistema se mantiene organizada la mercancía,de modo que se puede saber en todo momento dónde está colocada (mapa de almacén).
Las aplicaciones SGA proporcionan algoritmos que la sitúan en función de diferentes criterios, como, por ejemplo, la rotación (A, B, C) o el tipo de producto (materia prima, producto elaborado o semielaborado).
En posición de salida
Una de las actividades principales de la cadena de valor es la distribución de las mercancías. Para ello, los operarios de cualquier almacén deben realizar un conjunto de pasos:
- La preparación de los pedidos: Para cada pedido que realiza un cliente, el operario del almacén ha de extraer la mercancía solicitada. El SGA proporciona una interfaz (mediante estaciones de trabajo, terminales de radiofrecuencia,etc.) que facilita la preparación, indicándole, por ejemplo, el artículo a extraer, dónde se encuentra, cuál es la cantidad pedida... Un hecho importante es que el Sistema de Gestión automatiza los procesos de picking e inventario, con lo cual se reduce el número de errores que son provocados por el factor humano. Posteriormente a la extracción del material, un SGA puede gestionar un conjunto de actividades que se realizan con la mercancía y que dependen de los sistemas particulares de producción y distribución de cada organización. Cabría citar las tres siguientes: el control de la calidad, la consolidación y los servicios de valor añadido.
- La expedición: Finalmente, el último paso es la distribución o envío del producto. El SGA ha de permitir a los operarios el control del proceso de expedición hasta que éste sale del almacén. Por tanto, el sistema gestiona: los bultos de expedición, las agencias de transporte, los muelles, la carga de los transportes, la documentación de expedición (packing list, cuaderno de carga, etc.), entre otras operaciones.
- En algún caso, el SGA también se ocupa de gestionar la trazabilidad de la mercancía desde que se introduce en el vehículo que la va a transportar hasta que llega a su destino final.
En la práctica
En el mercado existen infinidad de Sistemas de Gestión del Almacén, cada uno con sus propias particularidades motivadas por las necesidades de la compañía, pero todos proporcionan las mismas funciones básicas. Un SGA debe permitir el control de estas funcionalidades sea cual sea la tipología del almacén, aunque dependiendo dependiendo de éste las herramientas serán distintas. Se pueden citar dos casos de ejemplos típicos que se encuentran en la industria y que pueden convivir en una misma instalación.
A. Almacenes de radiofrecuencia:En estos sistemas se utilizan terminales de radiofrecuencia que permiten la captura de datos (identificación) y el envío de órdenes de trabajo a los operarios. Con estos terminales se lee la identificación o el código de barras de, por ejemplo, una paleta y de la mercancía que lleva, para posteriormente ubicarla en el almacén. Queda constancia de su lugar de almacenaje al leer el código del hueco o posición dentro de la estantería.
B. Almacenes automáticos:En determinados casos es necesario automatizar los procesos de entrada, ubicación y salida, de forma que el operario no ha de transportar el material sino que éste le llega directamente. Se trata de la filosofía llamada producto a hombre (materials to man), mediante la cual los transportadores automáticos depositan el material en el puesto de trabajo donde el preparador realiza las operaciones de picking (coge todas las unidades o parte de ellas) o inventario.Una vez concluye, se lo indica al SGA para que devuelva la mercancía al almacén y se ubique de forma automática.
En el mercado existen otros tipos de sistemas que también son controlados mediante SGA que presentan topologías distintas y utilizan diferentes tecnologías, pero todos se basan en la manipulación de mercancías. Algunos son los procesos basados en carruseles o en sistemaspick/put to ligth.
La integración con los sistemas ERP
Excepto en los sistemas totalmente integrados, los SGA han de convivir junto a los que controlan las demás actividades de la organización (ERP). Está claro que es necesario que ambos sistemas se comuniquen ya que las operaciones que realizan cada uno de ellos están interconectadas.
Por ejemplo, los pedidos de los clientes son recogidos por el ERP y éste debe enviarlos al SGA para comenzar el proceso de picking y su expedición. Esta comunicación entre sistemas tiene que ser entendida como un proceso automático de intercambio de datos en el que no debe intervenir ningún usuario. Así,se evitan los errores.
¿Por qué utilizar un SGA?
Hace algunos años, el almacén era un recurso al que no se le daba excesiva importancia ya que se le consideraba un gasto, por lo que no era necesario costear su mejora. Hoy, debido a la imposibilidad en la mayoría de los casos de trabajar con un sistema just-in-time (JIT), el almacén es imprescindible, pudiendo además producir beneficios o pérdidas, para las empresas, si no se utiliza correctamente.
Gracias a las tecnologías de las que se dispone actualmente se ha de invertir en las actividades que se realizan en el almacén, con el objetivo de automatizarlas, agilizarlas y, en definitiva, hacerlas más eficientes. De esta forma, al ofrecer una respuesta rápida se consigue un beneficio para la organización y para sus clientes.Las ventajas que ofrece el uso de un SGA se podrían resumir en las siguientes:
- Aumento de la rapidez y eficiencia en las operaciones de entrada y salida.
- Capacidad para disponer en todo momento de información actualizada del estado y ubicación de las mercancías
- Reducción del número de errores en las operaciones de manipulación de mercancía (picking,inventario, etc.).
- Amortización rápida de la inversión, ya que los procesos se realizan más velozmente, lo que tiene una repercusión económica.
En estos momentos, los SGA se están implantando en todos los sectores de la industria y se han convertido en una oportunidad de negocio para las empresas que se dedican a los servicios logísticos. Estas compañías destinan parte de su inversión a I+D y, paulatinamente, van apareciendo nuevas tecnologías en el mercado, como aquellas que gestionan los almacenes mediante la voz o emplean métodos inalámbricos.