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Aplicaciones tecnológicas para la mediana y gran empresa

27/03/2014

Durante años los estudiosos de la gestión empresarial han recomendado a las empresas el fortalecimiento de sus enlaces en la cadena logística, desde las materias primas a los clientes. Por este motivo, desde finales de los años noventa, las empresas han centrado su objetivo en conseguir optimizar sus flujos de negocio, aumentar la producción, reducir costes y sobre todo, mejorar los niveles de servicio al cliente. La tecnología, obviamente, juega un papel especialmente importante en la búsqueda de esos objetivos.

Las empresas tienen varias prioridades que inciden directamente en el gasto en mejora tecnológica. Por un lado desean mejorar la eficiencia operativa de la compañía, mejorar los niveles de servicio al cliente, reducir los tiempos de mercado como consecuencia de la cada vez más pronunciada globalización de las economías, y ganar flexibilidad.

Para alcanzar estos objetivos, la tecnología y las personas son imprescindibles. La tecnología porque es la herramienta que permite el cambio, y las personas porque son necesarias para guiar ese cambio. Sin embargo no siempre es sencillo, ni tampoco rápido, realizar una inversión cuyo retorno sea inmediato.

Las empresas están realizando importantes inversiones orientadas a la gestión de inventarios, a la gestión del transporte y el control de la distribución, a la planificación de la producción, la demanda, a la gestión de pedidos, al abastecimiento y a la gestión de las relaciones con los clientes o la gestión del ciclo de vida de los productos.Detrás de todas estas tecnologías se encuentra un denominador común: la información.

El manejo de datos en tiempo real es la clave para la toma de decisiones. Pero, ¿es consciente de cuáles son las necesidades que tiene su empresa y qué solución tecnológica se ajusta a ella? ¿Cómo puede convertir la operativa de negocio en información en tiempo real y tomar decisiones acertadas? ¿Sabe qué significan los acrónimos ERP, SCM, SGA…? ¿Podría incrementar sus niveles de servicio gracias al uso de las nuevas tecnologías de comunicación inalámbrica?

En numerosas ocasiones, y tal y como pone de manifiesto el último informe de Forrester Research sobre el impacto de la inversión tecnológica en la cadena de suministro, el desconocimiento de cuáles son las necesidades de la empresa y el abanico de soluciones tecnológicas que pueden dar respuesta a ellas, constituyen el 64% de los fracasos de las inversiones. En este sentido, es importante conocer qué ofrece el mercado, y cuál es el alcance de las tecnologías.
 

Tecnologías ERP

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) o de planificación de los recursos en la empresa, han sido los últimos de una serie de avances en sistemas de información y producción capaces de concentrar y soportar la estrategia de negocio de una empresa. Diseñados desde los años 40 con el objetivo de mejorar los flujos de información representando los flujos físicos de materiales, desde las materias primas a los productos terminados, el ERP proporciona a una compañía la flexibilidad requerida para mejorar la respuesta a la demanda de los clientes, gestionando de la mejor forma posible las necesidades de producción e inventario. Es, también, una herramienta de asignación efectiva de recursos, y un instrumento de control de la información que permite dar soporte a la toma de decisiones.


Los sistemas ERP proporcionan una consistencia de información en una empresa e integra diversos elementos:

- Planificación de recursos, donde se incluye previsión y planificación, gestión de compras y materiales, gestión y distribución de almacenes, distribución de productos, finanzas y contabilidad. La aplicación ERP proporciona datos exactos en tiempo real, ayudando a las empresas a evaluar, informar y desplegar recursos rápidamente.
- Gestión de la cadena de suministro, donde el sistema ERP permite analizar la demanda y la capacidad de cumplir con la demanda. Uniendo partes diferentes de una empresa con el ERP, se puede establecer una planificación más eficiente que satisfaga, de forma óptima, las necesidades de la empresa. Esto permite reducir los niveles y ciclos de inventario.
- Gestionar la demanda, donde se incluye la configuración de productos, los presupuestos, los precios, contratos, promociones y comisiones. Consolidando la información con el ERP, los contratos pueden negociarse mejor, y las oficinas pueden ser evaluadas, recompensadas y gestionadas mejor.
- Gestión del conocimiento, donde se incluye la creación de un almacén de datos central con todo el conocimiento de la compañía; de esta manera es posible ejecutar análisis de negocio, proporcionar soporte a la toma de decisiones, o crear futuras estrategias.

La implantación de un ERP constituye una gran inversión de recursos, no solo financieros derivados del coste por licencia, sino humanos, ya que exige asistencia externa para completar la implantación y apoyo interno. Junto a estos requisitos, la instalación de un sistema ERP requiere de tiempo, dependiendo del volumen de la compañía, de si está llevando a cabo una transformación de los procesos de negocio o de si es una compañía multinacional.

StockUno, por ejemplo, empresa especializada en la implantación de elementos promocionales para la venta no asistida, la logística promocional y el marketing en el punto de venta, ha realizado una inversión de 3 millones de euros a tres años con el objetivo de modernizar su tecnología, mediante el desarrollo de aplicaciones propietarias. “

"En la actualidad empiezan a comercializarse aplicaciones específicas para la industria logística con estándares muy generalistas. Son aplicaciones muy rígidas que se quedan cortas a nuestras necesidades”", comenta José Maria Morote, director de marketing y desarrollo de StockUno.

Junto a la renovación del parque de ordenadores, la inversión en dispositivos y soluciones móviles, así como el desarrollo de aplicaciones específicas, la compañía ha implementado un nuevo ERP. “"Todos los procesos los hemos unificado en un sistema ERP de implantación reciente (IFS) que nos permite trabajar bajo la filosofía CRM de dato único con un enfoque de cliente"”, añade José Mª Morote.

Con esta nueva implantación, cualquier dato se asocia de forma automática a la actividad de cada cliente y de esta forma se puede controlar aspectos relacionados con su productividad y con su producción, al tiempo que se analizan los ratios de eficiencia de la compañía. “"Es el centro neurálgico de la compañía"”, asegura el director de marketing, y añade:

desde ahí se administra la red de comunicaciones internas y externas, así como las herramientas desarrolladas por nosotros que permiten controlar el trazado de cualquier operación logística desde que el producto entra a nuestros almacenes hasta que se expone en la sala de ventas de cualquier tienda o llega al domicilio del consumidor”", concluye.
 


Implantación de un ERP: Elementos a tener en cuenta
A la hora de implantar un sistema ERP, y habida cuenta de los costes, hay que responder a varias preguntas.

¿Cómo hacerlo?
Esta pregunta abarca una serie de temas relacionados con la integración, la implantación, el tipo de software y, quizá lo más complicado, las decisiones organizativas. En cuanto al grado de integración, cabe preguntarse: ¿Estará la implantación integrada a lo largo de la empresa, o a lo largo de una sola unidad de negocio o de varias unidades de negocio, o dentro de una única función?

En cuanto a la implementación, es importante plantearse lo siguiente: ¿Dónde y cuándo se implementará el sistema, y quiénes estarán involucrados? ¿Se hará una primera implantación en una unidad de negocio y luego se extenderá, o se hará de golpe generando un efecto “Big Bang”? La tercera cuestión supone una serie de decisiones sobre el software a adquirir.

¿Qué sistema ERP se implementará? ¿Tiene sentido utilizar más de un paquete ERP? ¿Qué módulos se necesitan? Se requiere tener clara una arquitectura general de sistemas y un plan para marcar el ritmo y la visión para moverse adelante. El cuarto tema, y probablemente el más complejo, son las decisiones organizativas. En conjunto, una empresa debe ser realista para determinar si está preparada para el cambio, porque cuando se implementa un sistema ERP todas las áreas de la organización se ven afectadas de una manera u otra.

¿Cuánto puede costar?
Una implantación ERP implica dos clases de costes: costes cuantificables (hardware, software, formación, conversión de datos y reingeniería de procesos), y costes relativos a los factores humanos (que no son cuantificables, pero sí reales).

¿Cuáles son los beneficios?
Los beneficios de una implantación también son cuantitativos y cualitativos. Dentro de los primeros cabe hablar de un incremento en la eficacia de los procesos, donde se reducen los costes de las transacciones debido a la disponibilidad y precisión de los datos, y la capacidad de transformar esos datos en información significativa; por otro lado, entre los beneficios cualitativos, podemos hablar de la configuración de una estructura organizativa más flexible y de una fuerza de trabajo más centrada en tareas de alto valor añadido.

Tecnologías SCM
La gestión de la cadena de suministro (Supply Chain Management o SCM) es el término utilizado para describir el conjunto de procesos de producción y logística cuyo objetivo final es la entrega de un producto a un cliente. Esto quiere decir, que la cadena de suministro incluye las actividades asociadas desde la obtención de materiales para la transformación del producto, hasta su colocación en el mercado.

Independientemente del producto o servicio que una empresa produzca o entregue, ésta tiene una cadena de valor que, en líneas generales, consiste en la planificación de productos, el aprovisionamiento, la producción, la cumplimentación de pedidos, los servicios y el soporte. Una compañía integrada verticalmente extiende su control de la cadena de suministro tan a fondo como le es posible.

Por ejemplo, algunas compañías del sector petrolífero controlan la producción desde el pozo hasta la salida del surtidor de la estación de servicio. En otros casos, las compañías deben elegir centrarse en una capacidad básica o en un abanico de capacidades centrales de su cadena y dejar que otros gestionen y desarrollen otras capacidades de la cadena de valor de una empresa. La integración de la cadena de suministro no es nueva, muchas grandes compañías han dedicado esfuerzos a construir una arquitectura tecnológica que les permita ganar competitividad.

Hoy en día, Internet se perfila como el mejor modelo para la gestión de la cadena de suministro por muchos motivos: es una red abierta, de bajo costo, puede ser utilizada para tener una noción global del negocio y ayuda a solucionar más rápidamente los retos que presenta la cambiante demanda de los clientes y la disponibilidad de recursos para la producción.

Existen cuatro frentes clave en los que las nuevas tecnologías pueden ayudar para una mejora en la gestión de la cadena de suministro:

- Integración de la Información: Compartir la información es un elemento clave para una adecuada gestión de la cadena. Hay que estar dispuestos a compartir toda la información que sea importante para la toma de decisiones, por ejemplo datos de demandas de clientes, el estado del inventario de almacenes, tiempos y plazos de producción, planes de promoción o fechas de embarque.

Para asegurarse que la cadena de suministro está siendo orientada en base a las demandas del consumidor, compartir la información es crucial. Es el método más efectivo para detectar un problema de distorsión de previsiones en la cadena. Una distorsión en la cadena surge cuando una empresa tiene unas previsiones de producción hechas a base de múltiples factores, y falla. Estos errores de cálculo causan un efecto en cadena que arrastra a los demás miembros, y son considerados los causantes de las mayores ineficiencias de una cadena de suministro.

- Planeamiento sincronizado: Una vez logrado que los miembros de la cadena de suministro compartan información, el siguiente paso es planear qué hacer. Por planificación sincronizada o colaborativa nos referimos a diseño y ejecución de planes para la introducción de un producto en el mercado, sus previsiones y reposición.

El escenario ideal es que todos los miembros que forman parte de la cadena tomen parte de las decisiones estratégicas sobre el producto. Adaptec, una empresa tecnológica estadounidense, utilizó una aplicación de software de gestión llamada Alliance (desarrollada por Extricity), que le permitía comunicarse con sus oficinas de diseño en Califormia, su fábrica en Taiwán, sus plantas de ensamblaje en Japón, Hong Kong y Singapur, intercambiando esquemas detallados de nuevos prototipos, resultados de tests, y compartir fechas previstas de producción y embarque.

Esta información facilitó enormemente su habilidad para responder adecuadamente a la demanda del sector de semiconductores y reducir el tiempo de desarrollo de nuevos productos.

- Flujo de trabajo coordinado: Los miembros de una cadena de suministro deben decidir cómo trabajar coordinadamente estableciendo actividades automatizadas que aseguren el buen funcionamiento de la cadena. Mientras más engranado esté un equipo de empresas en actividades de aprovisionamiento desde el proveedor hasta el fabricante, mejores resultados en términos de exactitud, coste y tiempo se podrán obtener.

- Nuevos modelos de negocio: La adopción de nuevas tecnologías en la gestión de cadena de suministro han demostrado aportar ideas a las empresas que las emplean para dar con rapidez a nuevas oportunidades de negocio que antes, debido al largo tiempo de procesos involucrados en la cadena, eran imposibles de percibir.

Tecnologías SGA
Las nuevas tecnologías y los sistemas de gestión de información para la gestión de almacenes están experimentando una vertiginosa evolución en los últimos años, siendo una de las áreas que mayor integración ha conseguido.

La explicación de esta evolución ha de encontrarse a que las actividades que se desarrollan en el almacén no aportan valor añadido al producto como ocurre con otras áreas de las empresas, y es por ese motivo por el que se han realizado importantes esfuerzos en la automatización de las tareas. Los beneficios que aporta a la cadena de suministro un buen sistema de gestión de almacenes (SGA) son variados.

Tal y como comenta Víctor Gil, director del área de logística de la empresa Tecsidel, especializada desde 1975 en nuevas tecnologías en las áreas de telecomunicaciones, logística, peaje y sistemas de información, "“los almacenes constituyen un punto clave en la cadena de suministro. Su correcta gestión y su calidad de servicio condicionan su eficiencia”".

Una buena gestión de la cadena de suministro requiere información fiable y en tiempo real sobre el estado de cada elemento de la cadena, para poder planificar y gestionar los procesos de forma optima. Y requiere también, que cada elemento de la cadena ejecute las operaciones asignadas de forma completamente fiable y en los tiempos especificados. El SGA es el responsable de que el almacén ofrezca la información precisa y que realice sus operaciones en los tiempos previstos y sin errores, para que la cadena de suministro cumpla sus objetivos.

Los SGA permiten optimizar las operaciones del almacén y hacer frente a una demanda que exige rapidez y máxima flexibilidad en las entregas, y al mismo tiempo un registro detallado de todas las operaciones para garantizar la trazabilidad de los productos. “"Únicamente la aplicación de tecnología informática y medios de identificación automática permiten implantar procedimientos operativos en los almacenes que incrementen los niveles de servicio”", añade Víctor Gil.

Entre las principales tendencias en materia de sistemas de gestión de almacenes, cabe destacar la estandarización, con una elevada capacidad de adaptación con sistemas de parametrización: “"La ventaja competitiva de una empresa”", asegura Víctor Gil, “"radica en que el sistema informático de gestión de almacenes le permita implementar los procedimientos que sus gestores decidan. Una determinada combinación de diseño, medios de almacenaje, medios de manipulación, reglas de trabajo, modalidades de recepción o preparación de pedidos, pueden ser la clave que marque la diferencia de una compañía"”.

La movilidad y la conectividad
 

La revolución de las tecnologías de comunicación inalámbricas han supuesto un cambio trascendental en la operativa de negocio. La aparición de los sistemas de radiofrecuencia, el uso de terminales que operan bajo redes y sistemas de información conectados con tecnologías sin cables, han permitido incrementar la productividad y trabajar sin limitaciones de espacio y de tiempo.

Actualmente se están realizando importantes inversiones en Europa para que los trabajadores y los procesos operen en entornos de flexibles, donde la información fluya en tiempo real sin ninguna limitación. En este sentido los ordenadores portátiles, los asistentes personales (PDA), los teléfonos móviles o los sistemas de captura de datos en tiempo real se están extendiendo a todos los niveles. Compañías como Toshiba, Intel, Kubiwireless, Comunitel, Microsoft o IBM están apostando muy fuerte por estas nuevas tecnologías.

En el campo de la logística las tecnologías inalámbricas constituyen un referente de mejora del servicio y de incremento de la productividad. En entornos de almacén, comenta Víctor Gil, director del área de logística de Tecsidel, “"los sistemas inalámbricos son el medio para proporcionar a todos los operarios de un almacén el acceso a medios informáticos de gestión y control”".

De hecho, el terminal inalámbrico es el medio para que un SGA de las instrucciones precisas a cada operario sobre lo que tiene que hacer en cada momento. Es también el medio para recoger información sobre las operaciones realmente efectuadas para que el sistema certifique que son correctas y las registre para asegurar la trazabilidad.

Por su parte, la empresa StockUno ha sido pionera en la aplicación de sistemas de información inalámbricos dentro de su red de merchadisers, con el objetivo de conocer el trabajo de cada uno en la tienda y optimizar el rendimiento. “"En la actualidad estamos en periodo de evaluación de PDA de diferentes marcas que admiten sistemas de comunicaciones GPRS y están preparados para aceptar la próxima generación de comunicaciones"”, comenta José Mª Morote.

StockUno acaba de introducir un nuevo sistema de captura de imágenes en tiempo real (Fotocheck), que permite al cliente en tiempo real visualizar cómo está implantada su promoción en las diferentes tiendas. Este sistema es posible gracias al uso combinado de tecnologías de captura de imagen y sistemas de comunicación inalámbricos, y mejoran sustancialmente los niveles de calidad de servicio.
 

Externalización tecnológica y de procesos

Convertida en una estrategia de salvación para muchas empresas como medida de recuperación económica, el outsourcing o externalización aparece como la nueva fuente de competitividad empresarial. La externalización consiste en contratar a una compañía ajena al negocio para que se responsabilice de la ejecución de un proceso de negocio o función con una mayor eficacia a un coste menor.

Según Gartner Group, la cifra de negocio de la externalización en Europa se ha duplicado entre 2000-2005. Actualmente, mueve 45.000 millones de dólares en Europa y se prevé que tenga un crecimiento anual del 22,5% en los próximos dos años.

La externalización existe desde hace varios años. En sus inicios, las empresas comenzaron externalizando procesos poco críticos para el negocio tales como los servicios de limpieza, la contratación de viajes, la mensajería, etc.; después continuaron con procesos que tuvieron un impacto directo en el negocio, como la tecnología, la logística o la distribución.

Actualmente, la tendencia de las empresas consiste en centrarse en aquellas actividades y recursos propios que les permitan conseguir mayores ventajas competitivas. Para ello, buscan proveedores de servicios a los que externalizar aquellas actividades que no consideran estratégicas aunque se trate de procesos de negocio completos. La tabla 1 muestra un esquema básico de los procesos de negocio que pueden ser sujeto de outsourcing.

A día de hoy existe una amplia experiencia en la externalización de infraestructuras. Los primeros contratos de externalización de infraestructuras datan de finales de los ochenta y principios de los noventa (en España a mediados de los años noventa), sin embargo cuando hemos de hablar de externalización de procesos, la experiencia es menos dilatada en el tiempo:

"“A nivel de outsourcing de procesos, hay mucha experiencia por ejemplo en el sector logístico, sin embargo en otro tipo de procesos, como los temas financieros o los recursos humanos, es ahora cuando se está arrancando"”, comenta Alfred Escala, responsable de Business Transformation Outsourcing de IBM.
 


 

Nuevos modelos bajo demanda

Bajo el eslogan “estamos entrando en una nueva era en el mundo de los negocios”, IBM es consciente de que el mercado pide más capacidad de respuesta y más flexibilidad que nunca. Todos los sectores de la economía buscan nuevos modelos de negocio que respondan con rapidez a un contexto económico en continúo movimiento: cambios en la demanda, cambios en los precios, en los suministros, variaciones en las preferencias de los consumidores, en los tipos de interés, etc.

Las condiciones de mercado que se llevan experimentando desde hace un par de años han influido, no sólo en el tema de reducción de costes, quizá la visión más a corto plazo, sino que también ha motivado la búsqueda de estructuras más flexibles, bajo demanda"”, comenta Alfred Escala, responsable de BTO (Business Transformation Outsourcing) en IBM. Esto ha provocado la necesidad de buscar un nuevo modelo de desarrollo tecnológico eficiente, con unas características muy concretas:

- Capacidad de integración: Una tecnología que permita a las empresas conectar, de manera vertical u horizontal, sus socios, sus proveedores y sus clientes.
- Tecnologías abiertas: Utilización de estándares que permitan la integración de todo tipo de tecnologías.
- Entornos virtuales: Entornos de trabajo en redes compartidas donde los usuarios no tengan constancia de la ubicación geográfica de los recursos, y además permitan repartir la carga de los trabajos de cálculo entre los ordenadores de toda la red.
- Sistemas autónomos: Tecnologías que permitan de manera autónoma autorepararse así mismas, autoconfigurarse y automantenerse.

Para Alfred Escala, el modelo bajo demanda es, ante todo, "“un modelo de negocio, un modelo de empresa y un modelo de cadena de valor que, una vez definido, exige establecer unos atributos para los sistemas de información"”.