Trazabilidad en dos almacenes digitales

Fuerte apuesta por la tecnología

Fundado en 1947, IMP PUMPS es un fabricante de bombas y sistemas de bombeo con sede en Komenda (Eslovenia). En la década de los 2000, con la entrada de Eslovenia en la Unión Europea, la compañía potenció su expansión internacional, obteniendo unos resultados muy satisfactorios. En la actualidad, el 96% de la producción se comercializa en 80 países alrededor del mundo (mayoritariamente, en Europa, Norteamérica, Asia, África del Norte y Australia).

La innovación es la mayor motivación de esta compañía y, por esa razón, destina el 15% de la facturación a su departamento de I+D. El equipo técnico de IMP PUMPS investiga y desarrolla nuevas soluciones energéticamente eficientes y respetuosas con el medio ambiente.

La compañía posee dos plantas de producción con sus respectivos almacenes en las localidades de Komenda y Metlika (a 120 km de distancia). En dichos almacenes, IMP PUMPS no solo deposita los productos terminados, sino también los componentes indispensables para la fabricación de los sistemas de bombeo.

A medida que las ventas de IMP PUMPS empezaron a dispararse, la compañía se dio cuenta de que necesitaba mejorar la gestión de ambos almacenes. Peter Babič, jefe de producción de esta empresa, reconoce que “antes no teníamos un control adecuado de nuestros procesos logísticos y destinábamos demasiado tiempo y recursos humanos para realizar cualquier operativa”.

Por entonces, toda la gestión era manual (con lápiz y papel) y, como tal, con un alto riesgo de que se produjeran errores. Entre los dos almacenes se gestiona una media de 1.000 referencias de características, dimensiones y rotaciones distintas. Llevar un control en tiempo real, conociendo el número de existencias en todo momento, es crucial para responder con rapidez a los cambios de la demanda y agilizar la preparación de pedidos.

Lo que verdaderamente le urgía a IMP PUMPS para lograrlo era incorporar tecnología en su cadena de suministro. Mediante un software de gestión de almacenes (SGA), la compañía podría prestar un mejor servicio a los clientes. Peter Babič lo tenía muy claro: “nuestra prioridad era lograr una trazabilidad de los productos mucho más rigurosa, rastreando su recorrido desde que salen de las líneas de producción hasta que se envían a los clientes”.

Logística digital

IMP PUMPS solicitó la colaboración de Špica, empresa tecnológica eslovena especializada en soluciones para la gestión de la cadena de suministro, con el propósito de encontrar un software para sus dos almacenes, que se adecuara a su vez a las particularidades de su cadena de suministro.

Tras analizar en detalle los requisitos de IMP PUMPS, el equipo técnico de Špica propuso implementar Easy WMS ─el SGA de Mecalux─, por su flexibilidad, adaptabilidad y escalabilidad.

Peter Babič asegura que “nos decantamos por Easy WMS porque podía integrarse fácilmente con nuestro ERP Pantheon”. Esto es esencial para garantizar el correcto funcionamiento de los dos almacenes y conseguir un control más estricto de la mercancía.

El ERP y el SGA se transfieren continuamente información para lograr una mayor productividad y resolver las necesidades empresariales de IMP PUMPS. Por ejemplo, cuando llega un pedido de un cliente, el ERP lo comunica al SGA para que organice su preparación inmediata.

Peter Babič - Jefe de producción de IMP PUMPS
“Escogimos Easy WMS por su facilidad para integrarse con nuestro ERP Pantheon y su capacidad para adaptarse a las particularidades de nuestros dos almacenes. Este SGA nos proporciona información en tiempo real sobre los productos y simplifica y agiliza todas las operativas”.

Organización eficiente de dos almacenes

Easy WMS dirige las operativas de los dos almacenes de IMP PUMPS. En palabras del jefe de producción, “interviene en todos los procesos, desde la recepción de los productos procedentes de producción o que han sido enviados por los proveedores, hasta las transferencias entre almacenes y la preparación y expedición de pedidos”.

Recepción y almacenaje de la mercancía

A diario, los almacenes de IMP PUMPS reciben palets de dos procedencias distintas: por un lado, productos terminados directamente de producción y, por el otro, componentes enviados por los proveedores. Es entonces cuando los operarios, con la ayuda de un terminal de radiofrecuencia, identifican cada uno de ellos para que el SGA pueda asignarles una ubicación.

Easy WMS incorpora reglas y algoritmos para decidir la ubicación idónea de cada producto. Se basa en distintos parámetros como, por ejemplo, si es un componente o un producto terminado, la referencia, el tamaño o la rotación. De esta forma, los artículos más solicitados se colocan en ubicaciones accesibles para agilizar su entrada y salida.

“La mejora que más hemos notado en nuestro día a día se encuentra, precisamente, en la gestión del stock. Ahora, los productos están bien organizados y los podemos localizar con mucha rapidez en el momento oportuno”, dice Peter Babič.

La distribución correcta de la mercancía redunda en una mayor fluidez y seguridad en las operativas del almacén. Los operarios tan solo deben seguir las indicaciones del SGA para almacenarla y preparar los pedidos.

Otra operativa que tener en cuenta es la transferencia de productos entre un almacén y otro. Easy WMS supervisa este proceso al detalle para evitar equivocaciones y roturas de stock durante los traslados de mercancía. Lo hace mediante recepciones preavisadas (más conocidas en inglés como ASN, Advanced Shipping Notice). Esto quiere decir que Easy WMS tiene prevista la llegada de mercancía procedente de otro almacén con antelación y, en el momento en que se recibe, los operarios tan solo deben verificar que la lista de artículos previstos y los que verdaderamente han llegado coincidan.

Gracias a este modo de trabajo, IMP PUMPS se ha beneficiado sobre todo de una mayor trazabilidad. Peter Babič comenta que “Easy WMS nos suministra información en tiempo real sobre los productos y una gestión del stock mucho más eficiente”. Todos los artículos están debidamente identificados y controlados desde que llegan al almacén, por lo que se puede hacer un seguimiento absoluto hasta que se entregan a los clientes.

Preparación y expedición de pedidos

Para preparar los pedidos, los operarios recorren el almacén localizando las referencias necesarias y colocándolas sobre un palet. Las indicaciones de Easy WMS son tan precisas que el margen de error es mínimo. El SGA les dice a los operarios el pasillo al que deben dirigirse, la ubicación concreta, el artículo que deben buscar, la cantidad que deben extraer, etc. Una vez este palet está completo y el pedido se ha terminado, se traslada hasta la zona de consolidación y embalaje.

Allí, Easy WMS genera una packing list, es decir, una lista en la que se especifican los artículos que conforman cada pedido, qué material se ha utilizado para embalar, el peso y las dimensiones de la mercancía. Esta lista se imprime y se coloca en el palet en cuestión y, al mismo tiempo, se envía al ERP Pantheon para que el equipo de ventas esté informado sobre los pedidos que se han preparado y que ya están listos para expedir.

A continuación, los palets se trasladan hasta la zona de precargas, donde permanecen a la espera hasta que llegue el camión de reparto. Allí se organizan en función de la ruta de transporte y el cliente al que pertenecen esos pedidos. Una vez que la mercancía se ha cargado en el camión, Easy WMS lo notifica de nuevo al ERP para así avisar a los clientes de que sus pedidos ya están en camino.

“Easy WMS también dirige la preparación de pedidos que han de entregarse a las líneas de producción”, explica el jefe de producción. Técnicamente, la operativa en sí es la misma: los operarios recorren los pasillos de almacenaje localizando las referencias solicitadas. La diferencia es que, en este caso, los componentes se trasladan directamente hasta las líneas de producción.

Un cambio que impulsa el crecimiento

La digitalización ha sido la mejor solución para resolver las necesidades logísticas de IMP PUMPS. Con la ayuda de la tecnología, la compañía puede llevar un control total de los movimientos de la mercancía y de las distintas operativas en sus dos almacenes.

Easy WMS es un software intuitivo, fácil de utilizar y que simplifica los trabajos de los operarios. Tal como expone Peter Babič, “los nuevos empleados lo aprenden a usar con mucha rapidez. Esto era algo esencial para nosotros, ahora que estamos creciendo e incorporando nuevo personal en ambos almacenes de manera constante”.

La correcta organización de los dos almacenes ayudará a crecer todavía más a esta compañía. El jefe de producción asegura que “aunque hemos mantenido nuestro ritmo de trabajo, lo cierto es que la pandemia por coronavirus ha limitado nuestras perspectivas de crecimiento futuro. Sin embargo, nuestras expectativas para el año que viene siguen siendo muy optimistas y estamos convencidos de que el SGA nos ayudará a trabajar de una forma organizada, rápida y sin errores”.

Beneficios para IMP PUMPS

• Trazabilidad total: el SGA hace un seguimiento de la mercancía almacenada desde que llega a cualquiera de los dos almacenes de IMP PUMPS hasta que se entrega a las líneas de producción o a los clientes finales.
• Operativa ágil y optimizada: Easy WMS dirige todos los movimientos de mercancía (ya sea dentro de un mismo almacén o para transferir productos de un almacén a otro), lo que evita cualquier posibilidad de error y facilita la preparación y expedición de pedidos.
• Colaboración exitosa: Špica y Mecalux han trabajado en equipo una vez más para encontrar una solución tecnológica y avanzada para IMP PUMPS. Easy WMS se ajusta a las particularidades de este negocio y es capaz de dotar de una mayor eficiencia a la cadena de suministro de la empresa.