Gestión y control de un archivo de 39.800 artículos distintos con Easy WMS

Necesidad del cliente

El modelo estratégico de negocio de Banca March se centra actualmente en Banca Privada, Grandes Empresas y Banca Patrimonial, y está muy focalizado en empresas familiares, así como en rentas altas.

Para poder gestionar la gran cantidad de documentación generada por sus sucursales y cumplir al mismo tiempo con la obligación legal de conservar los libros, correspondencia, documentos y justificantes concernientes a su negocio durante un plazo mínimo de seis años, el banco necesitaba centralizar todos sus documentos en un único almacén, ya que por razones de espacio no era posible guardar los archivos en cada sucursal.

Además de cubrir la función de conservación, Banca March también necesitaba tener un acceso ordenado, rápido y ágil a cualquiera de los documentos almacenados, ya que pueden ser requeridos en cualquier momento para su consulta.

El primer paso que ha dado el banco para resolver esta necesidad ha sido contratar los servicios de una empresa operadora logística, para crear un almacén de custodia de toda la documentación generada por sus sucursales. El segundo paso ha sido implementar el software de gestión de almacenes Easy WMS de Mecalux, para gestionar y mantener perfectamente ordenados y controlados todos los archivos.

Solución propuesta por Mecalux

El almacén dispuesto por Banca March para guardar su documentación tiene 1.000 m² y una altura máxima de 7 m. La unidad de carga son cajas de 38x25x27 cm con un peso aproximado de 15 kg.

Para dar cabida a todas las cajas con documentación, la superficie de almacenaje se ha optimizado con las estanterías para picking manual M7 de Mecalux, que permiten aprovechar toda la altura del almacén con la ayuda, en este caso, de una carretilla trilateral. En total, se han instalado 17 estanterías M7 con 8 pasillos de trabajo, que ofrecen una capacidad de almacenaje de 50.850 cajas, con 39.800 artículos distintos. El almacén también cuenta con un muelle mixto de recepción y expedición con un pulmón asociado.

Para poder gestionar esta considerable cantidad de información es imprescindible contar con un sistema de gestión de almacenes, que permita registrar todas las referencias y controlar el inventario y las ubicaciones de cada ítem. Banca March ha confiado en Mecalux y su SGA Easy WMS para llevar a cabo esta tarea.

El procedimiento es muy sencillo y se basa en una operativa estándar de fácil implementación:

• Se crea un maestro de artículos, en el que cada artículo es unívoco y corresponde al Nombre de sucursal + Mes + Año, abarcando hasta un máximo de 10 años por sucursal (pasado el periodo legal establecido por el Código de Comercio de un mínimo de 6 años de conservación, la mayoría de la documentación será destruida).
• Recepción. Cuando se recibe documentación de una sucursal, ésta se deposita en una caja que se identifica con una etiqueta de código de barras correspondiente al artículo ubicado y otra etiqueta de código de barras correspondiente al número identificativo de contenedor. Este proceso de recepción estándar de Easy WMS se realiza usando mayoritariamente la opción de recepción ciega.
• Ubicación. Se sigue un criterio de ubicación caótica (no existen ubicaciones pre-asignadas y las referencias pueden ser ubicadas en cualquier hueco vacante, con el consiguiente ahorro de espacio). Las entradas se registran con el procedimiento estándar de Easy WMS para controlar la localización de las distintas referencias.
• Salida. Las salidas de artículos del almacén de Banca March se producen principalmente por dos motivos: la petición de algún documento por parte de una sucursal, o para su destrucción definitiva. En todos los casos, se realiza la operativa de salida del contenedor completo (la caja) y nunca de uno de los documentos que éste contiene. Las operaciones de salida se realizan con los procesos estándar de Easy WMS.

Beneficios para el cliente

Banca March ha cubierto su necesidad de almacenaje, custodia y control de la documentación generada por sus sucursales sin tener que hacer una gran inversión: además de las estanterías para picking M7, la infraestructura se complementa con una carretilla trilateral equipada con un terminal de radiofrecuencia, un punto de acceso inalámbrico, un PC que actúa como servidor de Easy WMS y como consola de gestión, y una impresora de etiquetas de códigos de barras.

Con estos elementos básicos, en la actualidad la empresa puede ubicar 50.850 cajas y gestionar 39.800 artículos distintos, controlando las entradas y salidas y las ubicaciones de cada uno de ellos.

Además, para implementar el software de gestión Easy WMS tan solo fueron necesarias 5 jornadas de trabajo:

• 1 día para la configuración del almacén
• 1 día para las pruebas operativas de procesos
• 3 días para la puesta en marcha y formación

Mecalux ha propuesto una solución adaptada a las necesidades del cliente, que con una infraestructura y una inversión mínimas ha cumplido su objetivo de sacar el máximo partido de la superficie de almacenaje disponible y lograr el pleno rendimiento y control de su almacén de custodia documental.