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La oficina portátil

01/10/2005

En un mundo tan globalizado y en permanente cambio como el actual, una premisa indispensable es modificar el modelo de negocio para adaptarse a cada necesidad si se desea asegurar la rentabilidad. Los responsables de las compañías disponen hoy día de un tiempo sorprendentemente limitado, que muchos deben invertir en reuniones con los clientes, proveedores o distribuidores. También es frecuente que las empresas tengan sus centros de producción y de logística repartidos entre varias ciudades, y que deban visitarlos con regularidad.

En otras palabras, el empresario necesita cada vez más de la movilidad si desea adecuarse a los nuevos tiempos que corren. Un estudio de la consultora Economist Intelligence Unit –realizado entre 1.500 ejecutivos de todo el mundo– señala que cada vez pasan más tiempo fuera de sus despachos: entre el 20 y el 40% de su horario laboral. "La creciente cantidad de empleados con naturaleza de desconectados de las oficinas de las empresas está forzando a éstas a revisar sus procesos de negocio y centrarlos en torno al trabajo móvil, simplificando y mejorando las tareas para seguir ganando dinero", afirma Moreno Sáenz, director de marketing de Aston Business Solution Spain.

En este contexto, los avances tecnológicos han permitido compaginar en cierto modo la actividad laboral con los inevitables desplazamientos gracias a herramientas tan útiles como, por ejemplo, los ordenadores portátiles. Sin embargo, hasta ahora la labor de gestión del negocio en la distancia ha estado prácticamente reducida a las llamadas a través del móvil. Ahora, estos responsables ya no tienen por qué perder el sueño pensando que su firma está desatendida, ni dilapidar sumas exorbitantes en la factura telefónica.

El despegue de las tecnologías de comunicación inalámbricas y su introducción en todo tipo de dispositivos ha multiplicado las posibilidades hasta el punto de que hoy es posible llevar una gestión eficiente del negocio desde cualquier parte. Internet se presenta como el centro neurálgico de esta gestión a distancia. De un lado, porque permite el acceso constante al correo electrónico, con lo que el usuario se mantiene comunicado; de otro, porque abre una ventana a la empresa a través de sistemas on-line como la intranet corporativa.

Finalmente, en el mercado existen aplicaciones específicas con las que es posible controlar cada detalle referente a las ventas, el stock o los recursos humanos.El boom de las tecnologías inalámbricas Uno de los mejores aliados del empresario en movilidad es la tecnología Wireless Fidelity, más conocida como Wi-Fi. Al igual que la ya famosa ADSL, permite conectarse a Internet y enviar y recibir un considerable volumen de datos, pero presenta una ventaja esencial: no necesita cableado.

Toda la información se transmite por radiofrecuencia a una velocidad de 11 Mbps y a una distancia de hasta 100 m en exteriores. Así, el usuario puede conectarse a la Red con su ordenador portátil cómodamente desde una cafetería para revisar su correo electrónico o navegar por la página corporativa de su empresa. Eso sí, es necesario que su equipo esté provisto de la tecnología apropiada para detectar la señal Wi-Fi y, por supuesto, que la cafetería en cuestión tenga implantado un punto de acceso.

Éste consiste en un pequeño dispositivo que se conecta a un módem ADSL o a una conexión decable y que, gracias a las antenas de las que está provisto, distribuye la señal por todo el espacio creando una pequeña red. Afortunadamente, cada vez es más fácil encontrar establecimientos que no sólo tienen habilitada esta tecnología, sino que además permiten su utilización gratuita.

En España hay registrados en la actualidad más de mil puntos de acceso gratuitos o de pago, generalmente situados en aeropuertos, hoteles, estaciones, salas de trabajo o cafeterías.Además, la mayoría de los portátiles que se comercializan actualmente llevan integrados que incorporan deserie las capacidades Wi-Fi, como el célebre Intel Centrino.

"Los notebooks actuales permiten conectarse a una red Wi-Fi en los másvariados lugares, lo que los convierte en una solución imprescindible si se desea disponer de movilidad: con la introducción de los portátiles como herramienta de trabajo habitual, se podrá prestar un mejor servicio al cliente y que éste obtenga mayores beneficios",indica Rafael Alonso, responsable de la división de portátiles de HP.

 

La empresa on-line

Para hacer realidad la gestión a distancia no basta con disponer únicamente de ordenadores portátiles, PDA o teléfonos móviles. También es necesario implantar en el negocio herramientas que permitan acceder a la información y los recursos empresariales a través de estos equipos.Una buena opción es disponer de una intranet corporativa, una red interna y privada que recoge los datos más relevantes y los pone a disposición del empresario y los trabajadores a través de Internet.

Lo único que necesitará el usuario es una conexión y las debidas contraseñas, pues el acceso se restringe para evitar que personas no autorizadas dispongan de la información confidencial de la empresa. Carlos Gutiérrez, gerente de cuentas de ISC, una empresa especializada en la consultoría, diseño, implantación y gestión de soluciones informáticas, lo define como "un sitio web privado que la compañía utiliza para mejorar su rendimiento".

Y añade:"Puede tener todos los contenidos y aplicaciones que normalmente vemos en las páginas de Internet, pero particularizados para las necesidades concretas de la empresa".Una vez introducidas las claves, el manejo resulta muy fácil: la intranet guarda una apariencia similar a la de cualquier página web y los contenidos están organizados por áreas tales como la base de los clientes, el stock del almacén o los pedidos tramitados y su estado.

En otras palabras,a través de la intranet es posible disponer de las herramientas tradicionales de gestión, como el ERP (Enterprise Resource Planning), que sirve para optimizar los recursos de la empresa o el CRM (Customer Relationship Management), que permite gestionar las relaciones con el cliente.

Todas las modificaciones realizadas en estos programas quedan registradas de forma que el empresario puede comprobar cada día la evolución de su negocio, aunque no esté físicamente en las oficinas. Algunas de estas redes internas incluso incluyen programas de recursos humanos con los que es posible evaluar a distancia la eficacia y productividad de los empleados, pues registran las horas trabajadas o las gestiones realizadas por cada uno de ellos.

Pero, ante todo, las intranets son sistemas flexibles que permiten diseñar e implementar herramientas específicas para cada negocio: si se trata de una empresa comercial tendrá que concentrarse en sus clientes y proveedores,mientras que para una consultora posiblemente el aspecto más importante sea la gestión documental.Por ello es recomendable recurrir a alguna firma especializada, como ISC, Infogroupo Spain Networks que orienten al empresario antes de implantar la red. Eso sí, conviene tener presente que estos diseños a medida requieren una inversión mucho mayor.

 

De la gestión al trabajo en equipo

Aun más sofisticados son los sistemas de colaboración, que pueden implantarse en la misma intraneto a través de un portal independiente. Gracias a estas herramientas es posible asignar a un determinado grupo un mismo proyecto de modo que cada persona pueda trabajar con idénticos archivos y documentos que el resto del grupo sin necesidad de enviarse las modificaciones por correo electrónico y aunque estén separados por miles de kilómetros.

Así, en el caso de una constructora donde un equipo de varios arquitectos e ingenieros trabajan con los mismos planos, todas las correcciones se efectúan en aplicaciones colgadas de Internet, con la seguridad de que los compañeros van a recibirlas casi al instante.Entre las herramientas que permiten esta funcionalidad destaca Microsoft Office SharePoint Server 2003, especialmente diseñada para hacer posible el trabajo en equipo.

A la posibilidad de intercambiar documentos o correos electrónicos se suman características de seguridad y un sistema de control de presencia virtual que avisa cuando otro miembro del equipo se conecta al portal por si el usuario quiere intercambiar opiniones con él, como si estuvieran en el mismo despacho. En definitiva, si Internet y las comunicaciones inalámbricas facilitan la gestión y el control del negocio a distancia, las tecnologías de colaboración suponen un paso adelante en la organización del trabajo: permiten desarrollar los proyectos con la eficacia y calidad que proporciona el trabajo en grupo, pero aprovechando la movilidad y la flexibilidad que ofrecen los espacios virtuales.

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MÓVILES DE TERCERA GENERACIÓN (3G)

Otra tecnología que está revolucionando el trabajo en movimiento es la Universal Mobile Telecommunications System o UMTS, la clave de los llamados móviles de tercera generación (3G).Con una velocidad 200 veces mayor que la que proporcionan las tradicionales redes GSM, su implantación supone la llegada de la banda ancha al teléfono. Esta capacidad multiplicada ha abierto el camino a las célebres aplicaciones multimedia, como la video conferencia.

Pero lo cierto es que sus utilidades en el ámbito laboral tampoco resultan desdeñables. Para empezar, permiten un acceso constante a Internet, y aunque es posible que la navegación sea algo más incómoda que en los tradicionales ordenadores, en este caso no se depende de la existencia de ningún punto de acceso, con lo que la movilidad es absoluta siempre que la operadora haya instalado las antenas de rigor en la zona en la que se encuentre el usuario.

Además, el diseño de los teléfonos ya se está acomodando a los nuevos usos, con pantallas mucho mayores y memorias ampliadas. Incluso se han desarrollado los smartphones o teléfonos inteligentes que, no sólo utilizan UMTS, sino que vienen equipados con todo tipo de aplicaciones enfocadas al trabajo, como la agenda, el calendario o el paquete de herramientas de Microsoft Office adaptado.

De esta forma, el teléfono deja de ser un mero dispositivo de comunicaciones para convertirse en un asistente personal avanzado, muy útil para la gestión a distancia del negocio. "UMTS es una tecnología de comunicación vía radio que permite una mayor capacidad de transmisión de datos, con lo que ello implica: envío de ficheros, vídeos, imágenes... Por ello, los beneficios serán múltiples para aquellas empresas que sean capaces de diseñar aplicaciones muy adaptadas a su actividad, que le permitan estar en contacto, de forma más estrecha y continua, con sus clientes, proveedores y empleados", señala Rafael Olivares, director de desarrollo de negocio de Ericsson Multimedia Móvil.

Según la consultora Gartner, las ventas de estos dispositivos se dispararán este año y el siguiente hasta alcanzar los 20 millones en 2006, muy por encima de los 13 que logrará el mercado de las PDA (en español, asistentes personales digitales), su competidor más directo.

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BAZAR / DIEZ OPCIONES DE MOVILIDAD

 

Smartphone Treo 650 de Palm One

Un terminal inteligente, ideal para gestionar tanto la vida privada como la profesional. Este compacto teléfono móvil cuatribanda aglutina un sinfín de prestaciones de última generación. Dispone de una avanzada cámara digital que permite conseguir imágenes fijas y en movimiento de calidad bajo condiciones lumínicas adversas. Además, cuenta con las funciones propias de un smartphone: correo electrónico, organizador PalmOS, servicio de mensajería, gestión de documentos de Office y acceso web. Puede comunicarse de manera inalámbrica con aquellos auriculares provistos de tecnología bluetooth. Precio:según operadora.

 

Manos libres 3200 Ls-Color de Parrot

Un avanzado kit manos libres con tecnología bluetooth cuya principal característica es la presencia de una pantalla LCD color. Integra marcación por voz y un novedoso método de reducción de ruido denominado Beamforming, que permite al interlocutor oír a la perfección la conversación, sea cual sea el ruido interno o externo. Por otra parte, se pueden descargar las fotos del teléfono móvil y colocarlas como fondo de pantalla.Asimismo, ofrece la posibilidad de seleccionar una de las numerosas sinfonías de alta fidelidad incluidas o descargar lasque prefiera el conductor.Precio: 219 euros.

 

Grabadora de voz DS-2300 de Olympus

Este elegante dispositivo digital es el compañero perfecto para reuniones y dictados a viva voz. Sencillo e intuitivo, almacena hasta 199 grabaciones en cada una de las cinco carpetas de las que dispone.Se caracteriza por utilizar tarjetas extraíbles xD-Picture Card, con lo que se consigue aumentar su capacidad de almacenamiento de manera casi ilimitada. Incluye el software DSS Placer que facilita la descarga, organización y reproducción de los archivos de voz a través de conexión USB. Es compatible tanto con PC como con Mac.Precio:299 euros

 

Estación de puertos Docking Station de IOGEAR

Un dispositivo muy funcional que permite transformar al portátil en cualquier momento y lugar en un auténtico ordenador de sobremesa mediante un aporte extra de puertos y entradas de red y disfrutar así, de manera simultánea, de la cámara de fotos, el ratón, el escáner, la impresora,el reproductor de música... Para ello consta de:un puerto Ethernet, dos PS/2, salidas de audio para auriculares y micrófono, un puerto más de serie y otros tres USB 2.0. Asimismo, gracias a su diseño en forma de cuña, no ocupa espacio adicional y posibilita levantar el ordenador portátil para facilitar la refrigeración del equipo tras horas y horas de utilización.Precio:74,90 euros.

Micro lámpara para portátil Shiny de NGS

Con esta pequeña y atractiva lámpara se puede utilizar el ordenador portátil en completa oscuridad. Emite un haz luminoso que ilumina todo el teclado del equipo sin deslumbrar ni difuminar las imágenes que aparecen enla pantalla. Similar en apariencia y tamaño a un micrófono de corbata, es redireccionable y graciasa su clip de sujeción adaptable se sujeta fácilmente al canto del portátil. Se conecta al equipo através de puerto USB, no precisa ningún tipo desoftware de instalación para funcionar y tampocorequiere de alimentación externa. Se comercializa con un práctico estuche de transporte.Precio:9,90 euros.

Teléfono móvil Nokia 9300

Con amplias capacidades organizativas y de gestión, este teléfono se mueve bajo el intuitivo y funcional sistema operativo Symbian. Un móvil de altas prestaciones que incorpora un teclado completo para facilitar notablemente la escritura y la edición de documentos adjuntos. Diseñado para cubrir las necesidades del usuario móvil, está provisto de una memoria interna de 80 Mb, ampliable hasta 2 Gb mediante tarjetas de memoria adicionales. Para visualizar cómodamente los correos y las imágenes desde prácticamente todos los ángulos, posee pantalla a color de grandes dimensiones y elevada nitidez. Dispone de conectividad bluetooth, infrarrojos y USB. Precio:según operadora.

 

Memoria USB Micro Vault Pro de Sony

Es ideal para hacer de manera rápida e intuitiva copias de seguridad de los documentos más valiosos, tanto del portátil como del ordenador de sobremesa. Esta pequeña y compacta memoria USB externa, del tamaño de una caja de cerillas, está equipada con un disco duro de 5 Gb de capacidad, lo que equivale a unas 9.000 fotografías de dos megapíxeles o a más de dos horas de vídeo con calidad DVD. Integra un exclusivo conector basculante que se conecta directamente al puerto USB del ordenador y que permite a los usuarios arrastrar y grabar archivos de forma rápida y sencilla. Dispone, además, de la aplicación Auto Sync del fabricante para la sincronización de archivos y, por tanto, la actualización automática de la última versión de los documentos. Precio:260 euros.

 

Ordenador portátil nc 4200 de HP

Un portátil que cubre al completo las necesidades más exigentes de movilidad mediante prestaciones tecnológicas de última generación. Ultraligero y muy resistente, gracias a su carcasa de aleación de magnesio, este equipo cuenta con el alto rendimiento que ofrece el procesador Intel Pentium M con tecnología Centrino. Integra, asimismo,memoria DDR IISDRAM a 533 MHz,hasta 80 Gb de disco duro y pantalla XGAde 12,1 pulgadas. Precio: 1.400 euros.

 

Teléfono móvil Samsung Z500

Tanto sus reducidas dimensiones como su antena, que aparece integrada en el teléfono, lo convierten en uno de los terminales de tercera generación(3G) más diminutos del mercado. Destaca por incorporar cámara fotográfica de un mega píxel,reproductor MP3,grabadora de sonido digital y vídeo en formato MPEG4, conectividad mediante tecnología bluetooth y a través de USB. Para almacenar aplicaciones, imágenes y vídeos está provisto de 50 Mb de memoria interna, con la posibilidad de ampliarla mediante tarjetas externas TrasnFlash.Precio:según operadora.

 

Ordenador portátil Q30 de Samsung

A la hora de elegir un ordenador portátil, las dimensiones y el peso cuentan y mucho. He aquí un equipo compacto, ultraligero de tan sólo 1 kgy 1,8 cm de altura que aglutina bajo su atractiva carcasa las más avanzadas prestaciones tecnológicas del momento. Ideal para visualizar películas, consta de pantalla panorámica LCDde 12,1 pulgadas, alta luminosidad y resolución de 1.280 x 768 (WXGA). Está provisto, también, de la tecnología móvil Intel Centrino, procesadores Pentium M, 512 Mb de memoria RAM, disco duro de 40 Gb y unidad combo CD-RW/DVD externa. Y para navegar por Internet sin necesidad de cables y bajo el máximo ancho de banda se le ha dotado con Wi-Fi LAN Intel PRO/Wireless 2200BG de serie. Precio:2.999 euros.