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Soluciones Móviles, el futuro de la gestión de almacenes y ventas

05/07/2003

En apenas unos años, las tecnologías de movilidad han evolucionado extraordinariamente. Los pesados terminales off-line, que apenas memorizaban 50 pedidos, se están sustituyendo hoy por ligeros dispositivos con nítidas pantallas en color, capaces de almacenar miles de referencias e información gráfica, además de estar conectados a la base de datos central con la misma facilidad que un teléfono inalámbrico.

Desde el equipo de ventas hasta el repartidor, pasando por el almacén, el impacto de esta recién llegada revolución móvil en la cadena de suministro promete cambiar el concepto clásico y estático de un sistema de información, para llevarlo donde se desarrolla la operación, ahorrando tiempo y papel e incrementando la productividad.

Hace ya tiempo que los dispositivos móviles están vinculados a la cadena de suministro; desde la captación de los pedidos por la fuerza de ventas hasta la entrega al cliente final, pasando por la gestión del almacén, la movilidad proporciona unas ventajas innegables que se traducen en unas operaciones libres de errores y un aumento de la productividad.

Es también un hecho que las aplicaciones de movilidad han supuesto siempre un desafío tecnológico muy importante, debido a las innumerables dificultades técnicas que presentan, destacando entre las más significativas:

1. La imposibilidad de estar permanentemente en conexión con un sistema central.
2. Las dificultades técnicas que supone una transferencia rápida de información al ordenador principal, bajo el más que habitual escenario de cientos de terminales de captación de pedidos, repartidas por todo un país, incluyendo zonas rurales sin infraestructuras de comunicaciones.
3. Las limitaciones de los dispositivos móviles para el desarrollo de aplicaciones, junto con una multiplicidad de plataformas propietarias y no compatibles entre sí.

Estas restricciones que han mostrado las aplicaciones móviles durante muchos años son más patentes y se muestran con una mayor claridad en las instalaciones de mayor antigüedad. Según fuentes de la misma compañía, Nabisco, empresa líder en el sector de la alimentación, disponía hasta 2001 de un sistema de captación de pedidos para su fuerza de ventas basado en el viejo sistema operativo DOS (primer sistema operativo de los PC) incapaz de soportar ni tan siquiera una interfaz de usuario mínimamente amigable.

Las operaciones se realizaban off-line, mientras que para la descarga de información periódica se utilizaba la infraestructura EDI (intercambio electrónico de datos, en sus siglas en inglés) de los clientes (supermercados), con incidencias frecuentes en la transferencia de información.
 

Una cuestión de tecnología y aplicaciones

En la actualidad, varios factores tecnológicos están contribuyendo a que las limitaciones de los dispositivos móviles del pasado se estén superando con una gran rapidez y que, de hecho, estemos en el inicio de una auténtica revolución de este tipo de aplicaciones.

Por un lado, el extraordinario avance de las comunicaciones inalámbricas GSM/GPRS (servicio global para móviles/servicio global de paquetes de radio, en sus siglas en inglés) y, por otro, los progresos de la tecnología de miniaturización de componentes electrónicos, además de algunos descubrimientos revolucionarios, como es la tecnología de redes inalámbricas Wi-Fi (Véase “La revolución inalámbrica”, Mecalux News nº 47).

A la relevancia de los elementos descritos, se une otro factor clave para la creciente aplicabilidad de la movilidad y es la unificación y estandarización de los sistemas operativos. Desde una situación en la que cada fabricante ideaba su propia solución, se ha producido una progresiva concentración de las plataformas en base a no más de cuatro entornos, principalmente, Windows CE, PalmOS, Symbian y Linux Mobile.

Actualmente, Windows CE y PalmOS son los sistema operativos dominantes en el mercado, mientras que Symbian se concentra casi en exclusiva en dispositivos híbridos entre un móvil y una PDA (asistente digital personal) para al sector consumo. Linux Mobile ha sido el último en llegar, aunque no se puede hablar hasta la fecha de un decidido apoyo de la industria por esta opción.

Tras estas señales inequívocas de que está comenzado una nueva era para los dispositivos móviles, éstos también son capaces ahora de abarcar muchas más funcionalidades y resolver un número mayor de problemáticas que en el pasado.

Es indudable que para muchas de las aplicaciones informáticas relacionadas con la logística sería más ventajoso poder disponer de acceso al sistema de información en el momento y lugar que se produce la operación, sin que sea necesario el uso del papel para trasladar los datos requeridos desde el ordenador.

El beneficio que así se obtendría no sería tan sólo un notable incremento de la productividad, sino un descenso de la tasa de errores que redunda en una mejor calidad de servicio e, indirectamente, en una optimización de los costes. Para todas las posibles aplicaciones en el campo de la movilidad, se puede hacer una clasificación basada en tres divisiones principales:

a. Gestión de materiales en el almacén (escenario de operaciones limitado al almacén): supone la recepción de unidades, su ubicación, la preparación de los pedidos y la consolidación y optimización de las expediciones.

b. Gestión de ventas y distribución (escenario de operaciones extendido a toda una ciudad o país): engloba la captación de pedidos, la gestión de cobros de los clientes y la distribución de las entregas.

c. Aplicaciones verticales: se emplean para el pago electrónico de los servicios de un taxi, para registrar los pedidos en un restaurante, en las subastas, para la gestión de la flota de una empresa de alquiler de vehículos… Allí donde es necesario estar en constante movimiento, mientras se toma nota de cualquier tipo de datos, es casi seguro que un sistema móvil puede sustituir al papel con un sustancial ahorro de tiempo y costes, evitando los errores en la operación.

En los dos últimos apartados y en relación a un equipo de ventas o a una red de reparto de mercancías, donde la localización del usuario es un factor relevante, las posibilidades de localización que presenta la tecnología GPRS (mediante un cálculo basado en la diferente intensidad con que llega a las diferentes antenas la señal del móvil) amplía aún más la funcionalidad y el campo de aplicación de la movilidad.

Tras enumerar las principales áreas donde utilizar estos sistemas, cabe señalar los detalles técnicos y funcionales de las aplicaciones móviles modernas, que se caracterizan por su capacidad de poder operar on-line, aunque todavía con algunas restricciones técnicas, en función de que el área de operaciones sea limitada o extensa.

En un área limitada de operaciones, la tecnología 802.11b o Wi-Fi permite operar totalmente on-line con el servidor principal a gran velocidad, lo que en la práctica equivale a disponer de la misma capacidad funcional que un ordenador fijo conectado a la red, aunque con las limitaciones de pantalla y teclado de un dispositivo móvil, debido a su tamaño.

Las diferentes funcionalidades requeridas harán necesario el uso de lectores de código de barras o de RFID (identificadores por radiofrecuencia) y, en su caso, de impresoras móviles de tickets y de códigos de barras.Por otra parte, en un área extensa de operaciones, como es el ejemplo de las fuerzas de ventas y distribución y hasta la llegada de UMTS (sistema universal de comunicaciones móviles), será necesario el uso de los servicios GPRS que ofrecen las operadoras de telefonía móvil, aunque con dos restricciones:

· El ancho de banda está limitado aproximadamente a 100 Kbits/segundo en el mejor de los casos, muy lejos de los 10 Mbits/segundo del entorno de área local.
· Es necesario tener muy en cuenta la posibilidad de que en algunos puntos de operaciones no se disponga de cobertura, por lo que será un requisito prever la posibilidad de operar off-line durante un cierto periodo de tiempo, con una actualización de datos posterior. El sofisticado software que hoy en día está disponible viene a suplir esta problemática, mediante la gestión de un modelo de datos local sincronizado con el remoto, tal y como se explica más adelante.

El sistema opera contra un servidor de base de datos local o remota, a través de un servicio de hosting (alojamiento de la base de datos y las aplicaciones en un servidor remoto), que es accesible por los dispositivos móviles GPRS mediante comunicaciones seguras por Internet.

Con esta aplicación, basada al 100% en dispositivos móviles, excepto en un punto de control general del almacén, se resuelve la problemática de la comunicación con la fuerza de ventas y la gestión del almacén, completando las funciones de compras y financieras mediante una integración de datos con el ERP (aplicación estándar para la planificación de los recursos de la empresa).
 

¿Hasta dónde puede llegar una solución de movilidad?

Una solución de movilidad puede reportar varias vías de gestión en la cadena de suministro. En primer lugar, en relación a la captación de pedidos por el equipo de ventas y, en segundo lugar, respecto a la gestión del almacén y la distribución.

En su versión más simple, una aplicación para el soporte de la fuerza de ventas, debe ser capaz de cumplir con las funcionalidades descritas a continuación:
- Disponer de un sistema fiable y rápido para sincronizar la información con el servidor, fundamentalmente sobre clientes y artículos. El flujo sería del sistema de gestión a la PDA (Personal Digital Assistant), donde se introducen los pedidos para que después sean procesados por el sistema de gestión. Obviamente, no se puede considerar que para todos los puntos de acción del agente de ventas se disponga de cobertura GPRS, bien por su ubicación geográfica (por ejemplo, en una zona rural alejada) bien porque se esté trabajando en el sótano de un edificio. En tales casos, el dispositivo móvil tendrá la capacidad de operar con todas sus funcionalidades, gracias a sus programas y base de datos interna.
- Posibilidad de poder consultar en todo momento los datos descriptivos, el precio y el nivel de stock de una referencia, tanto con el dispositivo conectado como desconectado (en una zona sin cobertura), utilizando, en tal caso, la información obtenida en la última replicación.
- Permitir seleccionar el cliente que realiza el pedido, recuperando sus datos desde el servidor central, si ya realizó una compra con anterioridad, o completando la información necesaria sobre datos de entrega y facturación, cuando se trata de un nuevo cliente. Dicha información viajará hacia el ordenador central en el momento de una siguiente replicación.
- Facilitar la introducción de un pedido del cliente mediante una pantalla que permita seleccionar la referencia y la cantidad deseadas para cada línea de pedido. El sistema asocia los precios de forma automática.

Por otra parte, en su versión más avanzada, una aplicación de preventa destinada a una red de vendedores de una gran marca de consumo debe ser capaz de cubrir otras funcionalidades de mayores prestaciones que las descritas anteriormente:

- Soporte de la venta a nivel de diferentes presentaciones del producto: cajas completas, packs o unidades, estipulando el precio de comercialización en el ámbito que corresponda.
- Venta por unidades o por peso variable, donde el vendedor introduce el valor correspondiente y la unidad de medida en su caso (gramos, kilogramos o toneladas).
- Tratamiento automático de diferentes tipos de IVA o su exención cuando el surtido de productos abarque diferentes tipologías, como es el caso de los artículos farmacéuticos.
- Gestión de promociones y descuentos a realizar dependiendo del cliente, del artículo, del número de unidades o a partir de una combinación de todas ellas, o de cualquier otro tipo que el departamento de marketing considere oportuno en cada caso.
- Cobro y gestión del riesgo: en un gran número de escenarios de captación de pedidos se hace necesario valorar, en primer lugar, el nivel de riesgo que se puede asumir con un cliente y, en segundo lugar, gestionar el cobro con medios convencionales o electrónicos, a través del propio dispositivo y su conexión inalámbrica con una pasarela de pagos.
- Liquidación de las comisiones en base a la información disponible de las ventas y los cobros realizados. El agente comercial podrá conocer en todo momento el importe que va a percibir.
- Gestión avanzada de la red de vendedores con visitas, zonas, rutas, planificación de la agenda e información analítica. Supone un paso más allá de la simple gestión de las operaciones de venta, con el objetivo de optimizar la efectividad de la acción comercial. Aquí se incluye el precálculo de las rutas y visitas de los agentes, las acciones de promoción a realizar en caso de no consumar ventas en la visita, además de permitir consultar los objetivos comerciales y compararlos con la realidad en diferentes periodos.

Respecto a las operaciones de almacenaje y distribución, empleando dispositivos móviles con radiofrecuencia Wi-Fi, se contemplan otras funcionalidades. Se trata de la gestión del almacén, incluyendo las entradas, las ubicaciones, el stock, los lotes y caducidades de forma integrada con la preparación de pedidos, todo ello en tiempo real.

También existe la posibilidad de llevar a cabo el picking sin papeles gestionando los recorridos más óptimos por los pasillos y teniendo en cuenta las caducidades (FIFO), los lotes y, utilizando el código de barras, efectuar el seguimiento de cada pedido (gestión de la productividad de los operarios), así como su verificación final.

Por último, este tipo de aplicación permite disponer de un sistema de expediciones y emisión de albaranes y facturación sincronizado, como fase final del proceso de preparación de pedidos. Por otra parte, es necesario describir el sistema operativo, la base de datos y el resto de las características técnicas que caracterizan a la plataforma móvil.

En un apartado anterior, se detallaba que los dispositivos móviles GPRS deben ser capaces de poder operar sin cobertura. Para ello, se requiere el soporte de una operativa off-line, que funciona de forma independiente de los datos que contiene en el servidor.

Una de las mejores opciones disponibles en el mercado para resolver esta problemática es la proporcionada por la base de datos SQL Server 2000 (sistema de base de datos de Microsoft) junto a su homónima SQL Server CE (versión de SQL Server 2000 para PDA), sobre el sistema operativo Windows CE Pocket PC. Microsoft ha desarrollado un mecanismo de replicación entre ambas automático, que opera a través del protocolo http, lo que permite establecer las medidas de seguridad de datos más convenientes, mediante certificados digitales.

La solución, gracias a estos procedimientos incorporados en el sistema, soporta bases de datos de gran volumen (más de 30.000 registros en la base de datos de la PDA) y permite un excelente tiempo de sincronización (no más de 30 minutos en el ejemplo descrito).
 

El futuro de la gestión de almacenes será móvil

Las aplicaciones de movilidad alcanzan hoy en día unas posibilidades y prestaciones inimaginables tan sólo 10 años atrás. La combinación de los potentes PDA actuales con el binomio formado entre las tecnologías GPRS y Wi-Fi permite un nivel de funcionalidad compatible con todo tipo de aplicaciones logísticas y verticales. De hecho, es una realidad cercana que un sistema de gestión de almacenes se resuelva con dispositivos móviles con conexión inalámbrica Wi-Fi.

Por otro lado, independientemente de que se requiera una solución de preventa con agentes comerciales en la calle o en el almacén, cada empresario debe analizar su producción y los costes de operaciones actuales, así como los que tendrá en los próximos tres años. Pocas opciones pueden garantizar un incremento de la productividad, un aumento de la calidad de servicio y una eliminación de errores como las soluciones de movilidad.
 


Un nuevo modelo de venta y distribución de bebidas
 

Durante muchos años, los repartidores de bebidas se han limitado a cargar en su camión el surtido de bebidas refrescantes que creían más adecuado para hacer su ruta por los puntos de venta. Sin embargo, la creciente competitividad del sector ha incrementado el número de referencias de tal forma que hoy resulta muy difícil decidir qué llevar en el camión sin correr el peligro de no acertar con las unidades que cada canal está demandando y, al mismo tiempo, dejar de vender una gran parte de lo que se dispone a bordo.

Las consecuencias de esta situación es que las oportunidades de venta que se pierden son muchas veces definitivas, ya que el deterioro de la calidad de servicio produce un cambio de elección del cliente, que encuentra el lineal del supermercado sin su bebida habitual y opta por la competencia.

¿Cómo resolver esta problemática? Esta industria está evolucionando hacia un modelo que consiste en la separación de las ventas del reparto, utilizando fuerzas de ventas profesionales además de conductores, que están además dotados de aplicaciones de movilidad para llevar a cabo la preventa. El funcionamiento es el que se describe a continuación:

Paso 1: los agentes de ventas son los que visitan a los minoristas. Utilizan un dispositivo de tipo PDA, conectado a través de la red de una operadora móvil y disponen de una aplicación específica que les permite conocer los datos del cliente y su histórico de ventas, así como sugerir nuevos productos y recoger pedidos.

Paso 2: gracias a las nuevas tecnologías incorporadas en la PDA, es ahora posible mostrar a los puntos de venta vídeos de anuncios de televisión o imágenes de las campañas de marketing en curso, además de confirmarles con toda seguridad la disponibilidad del producto en el almacén central.

Paso 3: los pedidos son introducidos en el PDA por el agente comercial, siendo enviados a la central tan pronto como se dispone de cobertura en la red de la operadora de móviles. Esta rapidez en el tránsito de información permite prepararlos en el almacén conforme se van recibiendo, así están listos para ser entregados por los repartidores al día siguiente.

Paso 4: los vendedores utilizan además la PDA para comparar la productividad que han obtenido en un periodo de tiempo, además de consultar la información detallada sobre las promociones, descuentos y bonificaciones que pueden proponer a cada cliente.

Paso 5: los repartidores ya no tienen que hacer la captación del pedido sino limitarse a repartir las órdenes de preventa, lo cual les facilita realizar sus rutas con mayor rapidez.

Paso 6: los conductores también disponen de una PDA con impresora portátil, lo que les permite registrar la hora exacta de la entrega y facturar al cliente, enviando la información de vuelta a la central mediante la conexión móvil.

Paso 7: cuando los conductores llegan a la planta, cargan el material para efectuar el reparto y sus PDA recogen la información de las rutas y los pedidos a repartir desde la red inalámbrica Wi-Fi de la que se dispone en el almacén.

Paso 8: al final del día, los ejecutivos de la compañía pueden conocer inmediatamente y desde la intranet el número de pedidos que se han captado y distribuido en cada momento, los precios y los niveles de inventario, así como los datos de productividad conseguidos en la distribución.