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La gestión de compras y aprovisionamiento: valor y ahorro para la compañía

01/02/2004

Cada vez más un mayor número de empresas entienden la función de compras y aprovisionamiento como uno de los principales focos de generación de valor para sus accionistas. Además, la actual ralentización de la economía ha obligado a las compañías a potenciar la gestión de sus costes, aunque aún son pocas las que tienen claramente diferenciadas las compras del aprovisionamiento, lo que dificulta la dedicación de sus gestores de compras hacia tareas estratégicas relacionadas con la reducción de costes y mejoras en la calidad.

Los fundamentos: el e-purchasing y el e-sourcing

En multitud de ocasiones, la figura del director de compras está relegada a un segundo plano dentro del organigrama de la empresa sin que llegue a participar en la negociación con los proveedores, ya que su función es considerada como una tarea meramente administrativa respecto de las decisiones tomadas por otros departamentos como, por ejemplo, el de ingeniería, informática o producción.

Por este motivo, es fundamental que las compañías se conciencien de que más de la mitad del precio de venta de los productos o servicios necesarios para desarrollar sus actividades dependen directamente de los resultados de la negociación en las compras.

Una buena oportunidad de obtener un impacto directo y rápido en la mejora de la función de compras es dotar a este departamento, por ejemplo, de herramientas basadas en las nuevas tecnologías. Estas herramientas, denominadas e-purchasing, permiten el tratamiento electrónico de los procesos de compras y aprovisionamiento y una notable reducción de las actividades administrativas, además de suponer un importante elemento de apoyo en la toma de decisiones.

Por regla general, en nuestro país, los departamentos de compras suelen estar formados de 2 a 5 compradores que desarrollan tradicionalmente sus tareas vía fax o e-mail y con el único apoyo de una hoja de cálculo como ayuda para la toma de decisiones, por lo que no es posible llevar a cabo un correcto seguimiento de dichos procesos de negociación.

Otro hecho al que se enfrentan estos departamentos es que las plataformas logísticas (centros de recogida y almacenes) no aplican con todo su rigor la adjudicación final de productos o servicios que los primeros realizan. Con el propósito de eliminar estos problemas y ofrecer un sistema descentralizado y completo para la gestión integral de las compras y aprovisionamiento, se han desarrollado herramientas tecnológicas que permiten ahorrar tiempo y dinero en la compra de bienes y servicios, resolviendo así las necesidades de gestión de procesos que los sistemas tradicionales no incluyen.

Estas soluciones permiten gestionar de forma sencilla, ágil y transparente todos los procesos que forman parte del e-sourcing, pudiendo obtener informes de ahorros desde diferentes perspectivas, evitando la duplicidad de información y garantizando la máxima confidencialidad en las operaciones comerciales. El término e-sourcing engloba todo el proceso de compras, desde la recepción de necesidades hasta la adjudicación final. Se trata de un conjunto de decisiones estratégicas para la empresa que permite una gestión ágil y un control absoluto de la trazabilidad de todas las operaciones en el tiempo.

E-procurement y outsourcuing: factores clave

Por otra parte, el llamado e-procurement se refiere al proceso de aprovisionamiento descentralizado basado en catálogos electrónicos, a través de los cuales la compañía realiza los pedidos de productos y servicios a una comunidad de proveedores. Para ello, se han desarrollado sistemas para la gestión de estos procesos que refuerzan el control sobre los pedidos, lo que permite asegurar que son enviados a los proveedores de acuerdo con el catálogo electrónico de productos o servicios y con las condiciones negociadas por el departamento de compras.

Además, otra de las opciones con que cuentan las compañías hoy día para mejorar y optimizar aún más sus procesos de compras y aprovisionamiento son las centrales de compra virtuales, que permiten a las empresas agilizar la relación con su base de proveedores a través de su propio portal corporativo en Internet. Junto a todo esto, otra posibilidad que cobra cada vez más fuerza a la hora de conseguir resultados rápidos y profesionales es el llamado outsourcing o externalización, que encuentra su origen en las limitaciones de tiempo que numerosas empresas hallan a la hora de negociar procesos de compras.

Por otra parte, la falta de compradores especializados hace que determinadas negociaciones sean delegadas a otros departamentos ajenos al de compras, desaprovechando así las ventajas derivadas de una gestión profesionalizada.

En este sentido, los servicios de externalización se han posicionado como una de las alternativas más eficaces y rentables para optimizar la función de compras de la empresa a corto plazo, ofreciendo además un apoyo operativo, ya sea mediante un servicio global, ya sea colaborando en algunas fases del proceso.Así, y con el objetivo de apoyar a un departamento de compras profesionalizado, existe la posibilidad de delegar, en un entorno de absoluta confidencialidad y con un estricto control por parte de la empresa, aquellos procesos de compras que se estimen oportunos

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VENTAJAS DE EMPLEO DEL E-SOURCING

  • Mejora del control y seguimiento simultáneo de múltiples procesos de compras.
  • Estandarización de los procedimientos comunes a todo el departamento de compras.
  • Agilización de los procesos de comunicación con los proveedores.
  • Petición de múltiples ofertas en cada proceso de compras.
  • Eliminación de la duplicidad de datos, ya que la información proporcionada por el proveedor a través del portal de compras se integra con las herramientas informáticas del comprador.
  • Potenciación de la transparencia y la trazabilidad de los procesos de compras,almacenando toda la información para su posterior auditoría y elaboración de informes.

BENEFICIOS DE LA APLICACIÓN DEL E-PROCUREMENT

  • Mayor agilidad de los procesos administrativos, consiguiendo mayores reducciones de costes asociados al e-procurement.
  • Acceso exclusivo a determinados artículos en función de las peticiones y perfil del usuario.
  • Ágiles motores de búsqueda que permiten encontrar los artículos deseados.
  • Evaluación del rendimiento de los proveedores (devoluciones, defectos, tiempo medio de entrega de productos...)
  • Trazabilidad de estado y situación de todos los pedidos.
  • Work flow de aprobaciones.
  • Emisión de informes que analizan las variables más significativas de los procesos de aprovisionamiento.

BENEFICIOS QUE APORTAN A LAS EMPRESAS LOS SERVICIOS DE LA EXTERNALIZACIÓN DE COMPRAS:

  • Mejora de los costes y condiciones de contratación mediante la unión del volumen de compras con el de otras compañías.
  • Apoyo operativo en la optimización de la función de compras a través de la consecución de resultados rápidos y fácilmente cuantificables.
  • Dinamización del departamento de compras y una mayor focalización de los compradores hacia labores de mayor valor añadido para la empresa logística.
  • Control total de todas las compras realizadas por las diferentes unidades de negocio de la compañía y/o las gestionadas por otros departamentos.
  • Reducción de la carga administrativa en el tratamiento de facturas y resolución de incidencias en los pedidos.