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Gestión práctica de empresas en continua evolución

01/02/2004

La globalización económica y la aplicación intensiva de tecnología han cambiado para siempre la forma en la que las compañías se enfrentan al escenario en el que operan. El cambio constante y la velocidad del mismo obligan a las organizaciones a rediseñar sobre la marcha sus estrategias corporativas, a desarrollar nuevas políticas y a modificar, en último término, las reglas de su negocio. Estos cambios tácticos para resultar operativos deben necesariamente tener su reflejo en los sistemas de información.

Carlos Álvarez, director general de la consultora Telenium/Giga Group España, asegura que "los cambios continuos que se producen en el mercado llevan a las organizaciones a tener que modificar de manera constante sus estrategias y tácticas de negocio. Esto implica modificaciones en las aplicaciones informáticas de las empresas, ya que hay que trasladar esos cambios desde el ámbito de negocio al entorno de los sistemas de información".

Hasta ahora, cuando la dirección estratégica tomaba una decisión el paso siguiente era transmitirle al responsable de informática su deseo para que éste lo ejecutase desde un punto de vista práctico. "Si una compañía de telefonía decide lanzar una oferta en un tipo determinado de llamada para un perfil de usuario concreto, no basta con decidirlo. Hay que modificar el sistema de tarificación, retocar las aplicaciones de software que lo sostienen y reprogramar dichos aplicativos", comenta Salvador Peñalver, director técnico de la firma ILOG, dedicada al desarrollo de software para la optimización de los procesos de negocio.

Peñalver resalta que el cuello de botella de esta práctica siempre se localiza en el diálogo entre los responsables de organización y los de informática. "Operan en mundos diferentes: los directivos están pendientes de adelantarse a la competencia, de encajar los cambios y vaivenes del mercado y a veces pretenden que el equipo de informática les desarrolle aplicativos que son casi de ciencia-ficción".

Del mismo modo, el director técnico de ILOG reconoce que los ingenieros "son incapaces de asumir todo lo que no pueda demostrarse bajo los parámetros de la lógica más rigurosa". La situación hasta ahora era muy tediosa: cada vez que, por ejemplo, un ejecutivo de marketing ideaba una campaña que implicaba un cambio en las reglas de negocio y la consecuente modificación en las aplicaciones tecnológicas, eso conllevaba varios pasos. Había que reunir al departamento de marketing con el de tecnología, que el primero explicase sus aspiraciones al segundo y que éste ejecutara los cambios en un plazo realista

El propio proceso de "retoque" de las aplicaciones tiene, asimismo, varias fases. La metodología es larga y costosa y no sólo en términos de los recursos que se implican en ella, sino también en relación al retraso en la puesta en el mercado de los nuevos programas. "En determinados entornos, añade Carlos Álvarez, esto puede resultar crítico para la supervivencia de la propia compañía".

Además, Álvarez está de acuerdo con Salvador Peñalver: "Si se analiza el proceso, está claro que la mayor dificultad radica en el punto en que, una vez definidas las nuevas reglas por los responsables de negocio, éstos las transmiten a los departamentos de TI (Tecnologías de la Información) encargados de la transformación de los sistemas". Este desencuentro entre dirección estratégica y técnica es bastante frecuente y se contradice con los imperativos externos que exigen a las empresas una capacidad de adaptación cada vez mayor.

La tendencia hacia la que se camina es que el director de tecnología se incorpore a los consejos de dirección como voz eminentemente práctica capaz de señalar qué es posible y qué no desde un punto de vista técnico. La irreversibilidad de esta tendencia no implica que se esté produciendo a la velocidad deseada. De hecho, salvo en los sectores de la banca, finanzas y telecomunicaciones, los informáticos y los responsables de negocio apenas tienen contacto.

Las empresas ya han asumido que la incertidumbre y el cambio son parte del contexto económico, de forma que resulta lógico que los desarrolladores de software se esfuercen en crear soluciones que ayuden a las compañías a afrontar esos cambios. La forma de hacerlo es dotar a las organizaciones de herramientas que les permitan ser flexibles y ágiles, eliminando pasos intermedios entre la toma de una decisión y su ejecución práctica.

En definitiva, se trata de impregnar a la estructura corporativa de la suficiente agilidad como para adaptarse a los cambios de estrategia "y hacerlo de una manera eficiente, es decir, utilizando la menor cantidad de recursos posible", asegura el director general de Telenium. A su vez, plantea que si fuéramos capaces de desarrollar un sistema que realizara la abstracción de las reglas de negocio implícitas en la lógica de los programas y manejarlas independientemente de estos, "bastaría con ejecutar cambios en este ámbito para que de manera automática se trasladasen a todos los sistemas corporativos".

No es ciencia-ficción

Carlos Álvarez indica que, aunque esto suene a ciencia-ficción, ya puede ponerse en práctica gracias a una tecnología conocida como business rules engines o motores de reglas de negocio. El concepto se remonta a finales de los setenta y nació en el seno de las investigaciones realizadas en torno a la inteligencia artificial. "Se trata de una tecnología que funciona bien y está lo suficientemente madura para empezar a aplicarla comercialmente".

La filosofía que subyace en un sistema de información basado en reglas de negocio radica en la diferenciación de dos tipos de lógica: la que hace referencia a procesos de negocio y la propia de las aplicaciones. La primera es relativamente estable. Sólo se modifica cuando se realizan actualizaciones o ampliaciones de los sistemas de información, y esto ocurre de manera esporádica (o al menos no es un cambio que venga necesariamente impuesto y con apremio).

Sin embargo, la lógica relativa a los procesos de negocio está sujeta a continuos cambios, soporta las políticas internas de las compañías, los procesos de negocio, las leyes y normativas de obligado cumplimiento por parte de las empresas, etc.

Todo esto está en permanente cambio, bien por la propia evolución del mercado,bien por modificaciones en la legislación (por ejemplo, porcentajes de retenciones a los trabajadores o cambios en los tipos impositivos) o por retoques organizativos internos. "Adaptarse a estos cambios no es fácil. Es una tarea costosa, ya que implica horas de desarrollo y pruebas por parte de los departamentos de tecnología , y es este tiempo lo que entorpece a la empresa para poder adaptarse a los cambios de mercado", explica Álvarez.

La visión de Gartner Group

El Sistema Nervioso Empresarial (ENS) es un concepto desarrollado por la consultora Gartner Group para simbolizar el modelo ideal de arquitectura empresarial destinado a soportar estrategias y objetivos corporativos. En este diseño, un motor de reglas de negocio es clave por la estrecha interacción de la lógica de negocio, dirigida a través de reglas, con su soporte.

"Para que la arquitectura empresarial sea dinámica dichas reglas de negocio deben ser accesibles, como mínimo, a los desarrolladores de aplicaciones y, también, a cualquier usuario con autoridad para modificarlas. En este sentido, la presteza que proporcionan las reglas puede mejorarse con tecnología para optimizar las decisiones", asevera Jim Sanur, vicepresidente y director del área de investigación de Gartner Group.

En sus investigaciones, la consultora asegura que la mayoría de los fabricantes de infraestructura de software ha respondido a este hecho desarrollando motores de reglas de negocio o, si aún no disponen de uno, están considerando su creación. "Los usuarios finales, por su parte, aseguran que, actualmente, están construyendo sus sistemas nerviosos empresariales y están buscando añadir las funcionalidades que aportan los motores de reglas de negocio", dice Jim Sanur.

En términos generales, la aportación de un sistema de gestión de reglas de negocio a una aplicación de software se resume en un cambio fundamental en la arquitectura. Normalmente, en las arquitecturas tradicionales, la lógica de las transformaciones se especifica dentro del código fuente del programa con el lenguaje de programación que corresponda.

Sin embargo, "con una arquitectura de software basada en reglas de negocio, el objetivo funcional se mantiene, pero la lógica que produce esta transformación no está escrita en el código fuente, sino que forma parte de un inventario residente en un almacén de reglas de negocio. Dentro de cada aplicación, un motor de reglas asume la tarea de cargar las instrucciones pertinentes y aplicarlas", constata Sanur.

Paralelamente, en un estudio llevado a cabo por Gartner Group sobre los beneficios de la tecnología basada en reglas, queda patente que el uso de ésta puede brindar un ROI (retorno de la inversión) del 10% en ahorro de costes de tecnologías de la información. Este retorno de la inversión proviene del tiempo ahorrado a la hora de encontrar y transformar las actuales reglas.

Además, los usuarios corporativos que realizan estos cambios contribuyen al retorno, ya que la capacidad de modificar con rapidez las reglas permite acortar el plazo necesario para lanzar un producto. "La propia empresa y sus clientes son quienes determinarán el valor de la agilidad y ello se mide en términos de reducción de los tiempos de lanzamiento, disminución de riesgos, aumento del valor y recorte en los costes", asegura el vicepresidente y director del área de investigación de Gartner Group.

Entrevista a Salvador peñalver, director ténico de ILOG en España

"Los sistemas de información no pueden frenar la dinámica de las empresas"

ILOG es la firma comercial que más adelantada tiene su visión y puesta en práctica acerca de los motores de reglas de negocio. Su solución Jrules está considerada por la consultora especializada Gartner Group como la mejor de este campo. Para Salvador Peñalver, director técnico de ILOG en España, la tecnología debe ser flexible y ágil y actuar como impulsor del negocio, no como rémora, "algo, esto último, que lamentablemente ocurre demasiado a menudo".

¿Cuál es el origen de la tecnología de reglas de negocio?

Es un concepto novedoso retomado de antiguas investigaciones de los años setenta. En su día la inteligencia artificial intentó avanzar hacia un tipo de programación declarativa para que los sistemas de información aprendieran por ellos mismos. Creo que fueron demasiado ambiciosos y no demostraron todo lo que prometían, por lo que las investigaciones quedaron paradas. Se ha retomado el tema hace pocos años con otro sentido mucho más pragmático y útil. Así, hemos aprovechado técnicas que sí eran correctas de investigaciones pasadas con el objetivo de paliar el principal problema que tienen las aplicaciones: el mantenimiento.

Y este mantenimiento, ¿se entiende como la necesidad de adaptarse a los cambios?

También podría llamarse así. Al analizar el ciclo de vida de una aplicación, es un hecho que existe un esfuerzo del 30% en el desarrollo y que el 70% restante son tareas de mantenimiento evolutivo de dicho aplicativo, que hay que ir modificando según cambia la realidad de una empresa. Había que hacer algo para paliar ese esfuerzo y facilitar la difusión de los costes de este mantenimiento y la agilización de las aplicaciones. Tal mantenimiento supone un rediseño de la solución, nuevas entrevistas con el usuario y otro ciclo de pequeño desarrollo. Desde que el usuario la solicita hasta que el departamento de informática la proporciona pasa un tiempo precioso. Hay que agilizarlo y para eso están los motores de reglas de negocio.

Consultores y expertos en la materia dicen que aunque están condenados a entenderse, los responsables de negocio y los informáticos hablan lenguajes diferentes.

La clave está en un viejo refrán: "zapatero a tus zapatos". El informático tiene que dedicarse a lo que sabe, que es crear plataformas y programas para que los utilicen usuarios que entienden de negocios. Por su parte, el usuario no va a tener que contar al técnico qué desea modificar en la lógica del negocio. Dispondrá de una plataforma sobre la que expresarse. Él mismo programará el sistema sin codificar. El experto en negocios diseña el funcionamiento, define el comportamiento del sistema sin tener que tocar el código.

¿Cómo es esto posible?

Es así porque el informático que, obviamente, sí sabe programar, ha diseñado un aplicativo que está hueco en cuanto a contenido y en cuanto a lógica, pero que ofrece la infraestructura necesaria para que el experto de negocio se pueda expresar. Lo que éste hace al definir las nuevas reglas de negocio es, en realidad, diseñar el comportamiento de una aplicación que posteriormente se ejecutará en la práctica.

Con los motores de reglas hemos acercado el negocio a las personas responsables de él y estamos orientando la labor del informático a programar plataformas para que el usuario pueda desarrollar el comportamiento de las aplicaciones. Ahora, gracias a los motores de reglas de negocio, el departamento de marketing cuenta con una plataforma tecnológica previamente desarrollada que les permite realizar los cambios y ejecutarlos sin necesidad de conocimientos técnicos.

Los motores de reglas son una ayuda puntual en un concepto mucho más global bajo el que la tecnología sirve de ayuda para asumir los cambios del mercado, ¿qué necesitan las organizaciones para adaptarse a los nuevos retos desde un punto de vista de infraestructura de su información? Todas estas técnicas son eslabones que van hacia lo que se llama "la empresa en tiempo real". Una compañía tiene que tener cintura para reaccionar lo más rápido posible a los cambios del mercado y a las nuevas estrategias. Para ello, debe disponer de una capa de información bien gestionada. No se pueden tener pequeñas bases de datos dispersas y duplicadas fuera del control.

Hay que organizar la información para poder expresar sobre ella las condiciones que va a manejar. Eso es lo que nosotros como compañía aportamos al cliente. No facilitamos el dato, sino su tratamiento. Aplicamos a la información la lógica, las políticas, las normativas de las organizaciones: que el usuario sea capaz de definir por sí mismo las nuevas políticas que se van a aplicar a la información.

Eso otorga la capacidad de realizar una reingeniería sobre el comportamiento de las aplicaciones. Esta función tan aparentemente técnica es la respuesta funcional a una necesidad acuciante que viven las empresas por imperativos del mercado. En un entorno globalizado el cambio constante es parte del sistema y tener la flexibilidad para incorporarlo es un valor seguro.

Las compañías de telecomunicaciones, por ejemplo, están cambiando constantemente de tarifas. Esos cambios de estrategia continuos deben tener un reflejo rápido en la informática. Los sistemas de facturación tienen que ir tan rápido como van las campañas de marketing.

¿Tienen las empresas bien organizada su estructura de información o ese es otro trabajo por hacer?

Nos estamos encontrando con empresas que están renovando sistemas basados en lenguajes de programación de los años setenta. Funcionan bien pero no los pueden hacer evolucionar. Se han topado con un límite y el cambio hacia la "empresa en tiempo real" exige unas inversiones a medio plazo que hay que diseñar bien.

Está claro que ese es el norte hacia el que dirigirse, pero las compañías tienen que asumirlo en la medida de sus posibilidades. Los sistemas de información no pueden frenar la dinámica de las empresas porque el mercado no te espera. Se trata de construir el sistema de información del futuro sobre una base que permita tener una visión de los procedimientos de la empresa.Esto no es una cuestión de dos días.

¿Desde cuándo está ILOG volcada en el impulso de esta tecnología?

En ILOG llevamos desde nuestra fundación en 1988 con la idea de desarrollar motores de reglas de negocio, aunque no ha sido hasta hace tres años cuando ha tomado un auténtico impulso.

¿Poseen alguna referencia de cliente en el sector logístico?

Hemos empezado por los sectores que estaban más regulados porque eran los candidatos perfectos para este tipo de producto. Tienen tantas normativas y tan cambiantes que los procedimientos de sus aplicativos eran una pesadilla: finanzas, seguros, banca, telecomunicaciones o la Administración Pública son terreno abonado para los motores de reglas.

El sector logístico está menos regulado y las políticas de empresa son muy variadas y bastante personalistas, pero sí que tenemos referencias. Trabajamos con Fedex que posee su nodo central europeo en Bélgica y desde ahí distribuyen a toda Europa. Necesitan clasificar todos los envíos procedentes de Estados Unidos que luego van a mover por el continente. El motor de reglas de negocio les ayuda a clasificar por pesos, tamaños y puntos de destino. Es un sistema de mediación para la distribución correcta de cada paquete según sus características.

Otro cliente es APL Logistics, que utiliza nuestro producto para el seguimiento de la planificación. Tan importante como diseñar planes es asegurarse de que éstos se cumplan. Mediante el seguimiento apoyado en un motor de reglas de negocio se puede reaccionar ante las incidencias y resolverlas lo antes posible o incluso modificar los criterios para que la eficiencia no se vea afectada.

Las reglas de negocio comparan en tiempo real lo que está sucediendo con lo que estaba planificado. Contrastan los datos y si hay problemas lo hacen notar. Es como tener una persona con muchísimos ojos y oídos controlando lo que está sucediendo y tomando decisiones en tiempo real para resolver incidencias.