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La cara humana de la logística

01/06/2004

Treinta años de experiencia han servido a Médicos Sin Fronteras para consolidar una estrategia logística adaptable a los distintos contextos de crisis humanitaria, con el soporte adecuado y a la altura de los proyectos médicos que desarrolla por todo el mundo. Aunque la logística nunca ha sido el aspecto más conocido de esta organización, su correcto funcionamiento es imprescindible para salvar vidas. Cada minuto cuenta.

Temblores de tierra como el que sacudió Marruecos el año pasado están catalogados entre las catástrofes naturales que reclaman una ayuda humanitaria más apremiante; en caso de inundación, los técnicos de Médicos Sin Fronteras (MSF) siempre disponen de algo más de tiempo para planificar sus necesidades. Para cada escenario crítico se ofrece una respuesta coherente. "“Nosotros somos la estructura de apoyo para las acciones que se llevan a cabo directamente sobre el terreno. Nos responsabilizamos del diseño de estrategias y políticas logísticas aplicadas in situ. Nuestro papel es garantizar la calidad técnica de todas estas operaciones”", aseguran Jordi Sacristán y David Cuenca, dos jóvenes técnicos que trabajan en MSF España. Aquí se es más teórico y allí más práctico. Los técnicos logísticos de la sección española han recibido una doble formación: unos años sobre el terreno (“expatriados” en el argot de MSF) y otros tantos diseñando maniobras logísticas en la sede de Barcelona.

Cada país donde se interviene cuenta con un coordinador técnico logístico que actúa a modo de vehículo de comunicación entre el país y la sede española. Además, cada proyecto lleva al frente a un logista-administrador que implementa directamente las acciones o fases de la intervención. "“No existen los proyectos a control remoto"”, comenta Jordi Sacristán, añadiendo que las tareas logísticas nunca se delegan a terceros en el terreno, es decir, siempre se hace un seguimiento de la ayuda enviada a lo largo de toda la cadena, siempre se está presente hasta el último eslabón.

La excepción a la regla fue Somalia hace algún tiempo, como relata David Cuenca, técnico especializado en operaciones logísticas para el continente africano, aludiendo a un proyecto donde las estimaciones sobre el material se tuvieron que hacer desde la vecina Kenia debido a un incidente de seguridad que imposibilitaba una mayor aproximación.

La sección española forma parte del quinteto operativo de Médicos Sin Fronteras que, junto con las delegaciones de Bélgica, Holanda, Suiza y Francia, despliega sus acciones por todo el mundo. A pesar de que las cinco sedes emplean prácticamente las mismas herramientas y ponen en práctica similares planteamientos logísticos, gozan de un alto grado de independencia, sobre todo en sus circuitos de compras. A veces, sus mismas herramientas logísticas sólo difieren de una sede a otra en el volumen en que son empleadas.

Dos centrales de compras –puras creaciones de la organización– abastecen de material logístico y sanitario: Transfer, ubicada en la localidad belga de Merchtem, próxima a Bruselas, y MSF-Logistique en Burdeos, Francia. Ambas funcionan, por así decirlo, como grandes hipermercados provistos de artículos muy variados, desde bisturís hasta lanchas Zodiac. Allí recalan los pedidos llegados de las distintas delegaciones y se ejecutan a partir de un stock de emergencia revisado anualmente.

"“El stock se establece sobre las compras realizadas a proveedores con el fin de cubrir los programas de suministro a largo plazo, capaces de permitir una mejor planificación de las necesidades y del abastecimiento”", aclaran estos responsables. Además de llevar las compras y almacenaje de materiales, las centrales belga y francesa cuentan con un departamento de I+D, seleccionando cada una de ellas sus propios operadores para fletar los envíos.

En MSF España, el aprovisionamiento responde a un doble juego, como explica Jordi Sacristán, encargado de prestar apoyo a proyectos de agua, higiene y saneamiento: "“Las compras regulares -las de no emergencia- pasan por el transporte de MSF Logistique y las más urgentes salen de Bruselas a través de Transfer”". Ambos centros se entienden bien entre ellos y saben discriminar si una orden es o no de su competencia. Se puede decir que las centrales fundadas por MSF tienen tendencia a especializarse en ciertos tipos de material para evitar saturar todo el mecanismo y conseguir el mejor servicio posible de sus proveedores.

MSF Holanda es la única que se desmarca del resto de secciones europeas porque su planteamiento no pasa necesariamente por las centrales; trabaja con proveedores particulares seleccionados de antemano. En la sede de Ámsterdam se dispone de un equipo de compras muy nutrido, que efectúa una serie de contratos con ciertas empresas identificadas para asegurarse el stock. Es la única estrategia de aprovisionamiento que sobresale por su peculiaridad, aparte de contar con su operador particular llamado Transways.

Herramientas estandarizadas

¿Cómo montar cierto tipo de tanques de suministro de agua potable?, ¿cómo programar una radio?, ¿cómo operar a través de formularios cuando se quiere hacer un pedido desde el terreno a la capital de un país? Las estrategias para enfrentarse a una emergencia no varían tanto de una sede a otra como cabría esperar. Se puede hablar de plantillas o modelos pensados para cada caso, cimentados en un buen manual que recoge todas las experiencias –las buenas y las que no son tan buenas– en sus páginas.

Toda esta bibliografía operacional viaja a bordo de los aviones cuando se desplazan los equipos, como si de un libro de cabecera se tratase. Las guías se agrupan por familias de temáticas (compras locales, compras internacionales, mantenimiento de vehículos, etc.). “"No podemos saber todo. El campo de la logística en MSF es más amplio que en el ámbito privado. Aparte del aprovisionamiento, el almacenaje y la distribución, también nos compete establecer sistemas de comunicación, de abastecimiento de agua, programas de construcción o de rehabilitación, de sheltering (acciones para levantar refugios o resguardos), etc.”", comenta Jordi Sacristán y añade: “"Por eso consultamos nuestras dudas en esta bibliografía que va siempre con nosotros”". Las sucesivas ediciones han ido actualizándose con nuevas técnicas y las últimas experiencias acumuladas. “"También se va aprendiendo de los errores cometidos en el pasado”", admite el joven experto.

Ante un brote de cólera, capaz de extenderse como un reguero de pólvora, hay un escenario preparado de antemano para dar respuestas a las necesidades médicas. Los equipos en el terreno junto con sus referentes técnicos en las sedes europeas saben qué kits de emergencia se van a usar en función de las carencias identificadas tras una evaluación. Hay más de 200 modelos de kit. Alguna vez puede ocurrir que un ingrediente del “kit cólera” no se halle disponible en stock, por lo que hay que solicitarlo a otra central, y en última instancia a alguna otra organización. (ACNUR ha ofrecido apoyo a MSF en ocasiones para ciertos suministros). Ante una urgencia, los equipos de voluntarios se esfuerzan al máximo por tener las cajas de madera listas para embarcar en el plazo riguroso de 48 horas.

David Cuenca cuenta que los procedimientos de compra se hallan bastante estandarizados en todas las secciones MSF, aunque la modalidad de transporte sea más adaptable a cada caso: "“No es lo mismo transportar alimentos que tubos...”" –Cuenca recurre a ejemplos– "“o respetar la cadena de frío, esencial para el traslado de vacunas o psicótropos. Ciertos fármacos tienen que viajar aparte del resto de la ayuda humanitaria por temas administrativos, ya que requieren un permiso especial de importación. Ocurre a menudo que ciertos medicamentos especiales se embarcan en el mismo avión de partida junto a otros productos, pero portan distinto número de flete al seguir un procedimiento administrativo distinto”".

¿Y qué hay de los alimentos? Se desglosan en terapéuticos y no terapéuticos; los primeros (leches y harinas enriquecidas) obligan a proceder de igual manera que los fármacos en materia de calidad. En alimentación hay dos vías posibles para MSF: o se compran localmente (siempre que estos proveedores hayan sido autorizados por la propia organización previamente), o bien se traen desde las centrales de compra europeas por barco o avión, según sea pertinente.

Precisamente ahora MSF acaba de finalizar la evaluación de proveedores para la compra local de medicamentos en Ecuador. Las operaciones en Latinoamérica, por cultura y por idioma, suelen estar a menudo en manos de MSF España. Alarmados por el devenir de Oriente Medio, los medios de comunicación prestan menos atención a las miserias cotidianas de otras partes del planeta. Y no hace falta irse a África. Jordi Sacristán cree que basta echar una ojeada a ciertas áreas castigadas en Latinoamérica. Si la opinión pública a veces se olvida de estas regiones, MSF España asegura que ellos no.

Stock de emergencia en Merchtem

MSF dio vida a Transfer en 1989. El director general de Transfer, Hubert Christiaens, se encarga desde estas dependencias situadas en Merchtem, a pocos kilómetros de Bruselas, de “"integrar en lo cotidiano la profesionalidad necesaria para gestionar el aprovisionamiento y los valores humanitarios de nuestro mundo actual”". Esta frase de bienvenida se traduce, en la práctica, en suministrar los mejores materiales de ayuda al destino que sea al precio más adaptado a las necesidades del cliente. Transfer es una sociedad sin ánimo de lucro que cubre toda la cadena logística. Ya cuenta entre sus clientes con ciertas organizaciones humanitarias que le confían por completo sus actividades.

La nave de Merchtem tiene una superficie de 6.500 m2, un total de 15 pasillos y 10 muelles de carga. Su capacidad es de 5.109 paletas. Según datos del director de Transfer, en 2003 se recibieron 3.720 pedidos y unas 2.600 toneladas de material fueron despachados desde allí. La media de artículos médicos y logísticos que mueve la central belga roza las 16.000 unidades al año, de las cuales sólo 1.100 alcanzan un valor global de 2, 75 millones de euros. Nos referimos aquí a los artículos con mayor rotación, por consiguiente Transfer se cuida siempre de adquirirlos en mayores cantidades que otros.

La proporción anual de material médico (medicamentos + material) es del 60%, frente a un 40% de artículos estrictamente logísticos. La composición del stock de urgencia en la central de Merchtem es la siguiente: artículos que forman parte del stock de urgencia para MSF Bélgica y MSF España, los pertenecientes al stock permanente de MSF, aquellos integrados en los kits o módulos, los de gran consumo, y todos aquellos con plazos de entrega muy largos.

Las expediciones surcan aire, mar y tierra a través de varios operadores logísticos, según el tipo de misión y el destino concreto. "“Sacamos a concurso estos servicios varias veces al año y luego seleccionamos los mejores transportistas”", explican desde la organización de Transfer. Las mercancías movidas al cabo del año representan un volumen financiero de más de 22 millones de euros.

¿Cómo se fija el precio de los productos? Al precio del proveedor se le añade el margen de cobertura y así calcular el precio de Transfer. El margen medio suele ser del 15%, dependiendo de los artículos, su complejidad o especificaciones. El material logístico siempre está supervisado por ingenieros especialistas, a los que se suele responsabilizar de uno o más productos, de su mantenimiento y de la búsqueda de nuevos proveedores.

Transfer sigue al pie de la letra un código de “buenas prácticas” que garantiza una selección exhaustiva de sus fuentes de suministro. La recepción de productos en Merchtem está sometida a un control cuantitativo, una revisión del etiquetaje y la supervisión de la fecha de expiración, entre otros aspectos. También se efectúa un control de procedencia (del fabricante en sí) y un examen por parte del experto en farmacología acreditado por Transfer (para material médico).

Minutos perdidos, vidas perdidas

El logista que estudia el terreno cuenta allí con una persona de asistencia, imprescindible para recavar información sobre un país, su orografía, cultura, infraestructuras, conexiones y climatología. Los desastres naturales llaman a una coordinación acelerada, a veces frenética, donde en ocasiones no queda más remedio que adaptarse a lo que hay en stock (la falta de un solo producto dentro de un kit puede ralentizar mucho las salidas).

En cualquier caso, las 48 horas son el tiempo límite para llegar con la ayuda al lugar de una catástrofe. Acortar el tiempo de respuesta implica la coordinación de muchos factores, desde la compañía charter que empleamos, los acuerdos de importación y exportación o el permiso de entrada al país en cuestión. Estas maniobras se pueden explicar con una ecuación (reto = tiempo+seguridad). La seguridad es primordial porque llegar a una zona muy necesitada con un cargamento “atractivo” puede amenazar el éxito de las operaciones. "“Se intenta por todos los medios transportar de una manera segura y eficaz”", recalca Sacristán, aunque con frecuencia se viven mil peripecias para hacer llegar intacto el 100% de la mercancía a sus destinatarios.

David Cuenca no oculta su satisfacción al contar cómo en Etiopía se batió un tiempo récord en la historia de MSF España el pasado mes de abril. El etíope es un territorio ciertamente complicado para la introducción de material, ya que el periodo entre la recepción de la mercancía y su descarga en el enclave se alarga mucho; sin embargo, esta vez bastaron tres días para cumplir el encargo. Hay que decir que toda la arquitectura logística contó con la presencia de un logista “expatriado” sobre el escenario –dato de extrema importancia para los logistas de MSF en la sede– que supo manejarse bien y hallar los contactos que le permitieron agilizar todo el proceso.

Siempre hay un cara y una cruz. "“En 2002, se produjo en Angola una emergencia nutricional, nuestros materiales quedaron bloqueados en la aduana cerca de tres semanas, demasiado tiempo dada la situación que atravesaba el país. Lo intentábamos todo, era frustrante"”, recuerda el experto en misiones africanas. El equipo logístico allí operativo tuvo que recurrir al ingenio y las habilidades mentales para sacar de la aduana un cargamento que amenazaba con no llegar a destino. Fueron días desesperantes con un final feliz.

Jordi Sacristán explica que la rutina no es un sentimiento propio de un miembro de apoyo logístico en MSF. De poco vale hacer muchos planes antes de un proyecto si luego es una constante adaptación cuando se llega al lugar de la urgencia. “"Hay que ser muy flexible porque cada situación es distinta, a pesar de que existan ciertos procedimientos logísticos, en ocasiones no nos queda más remedio que saltárnoslos”".

Colombia es un claro ejemplo de la falta de seguridad. Sacristán, buen conocedor de este país, califica su situación geopolítica como una de las más complejas actualmente. La logística –y cada eslabón de la cadena– se ve afectada por el hecho de que hay que conocer a fondo el funcionamiento de las zonas bajo influencia de las guerrillas y aquellos procedimientos que se aplican en el resto del Estado colombiano: "“No sólo basta con negociar con una de las partes (el Estado), sino que hay que tener en cuenta a los demás actores que controlan ciertas zonas”".

Batallas aduaneras y hubs

Importar medicamentos pone a prueba la paciencia del más perseverante. Ante las trabas de ciertos Ministerios de Sanidad, se empieza por ejercer presiones desde Médicos sin Fronteras mediante la campaña de acceso a medicamentos (una plataforma de lobbying) y a través de los equipos desplazados. El mejor ejemplo para ilustrar este duro batallar es el registro de antirretrovirales genéricos en África (tratamiento contra el SIDA), que siempre serán más asequibles que los fármacos de marca. Con la introducción de los genéricos, MSF quiere influir en las políticas nacionales a fin de que los propios Gobiernos se adhieran a estos protocolos médicos y garanticen un mayor acceso al tratamiento (la propagación del virus del SIDA en países como Kenia está afectando a un 30% de la población en determinadas áreas).

Los ásperos trámites en las aduanas africanas no sólo incluyen los permisos de entrada del fármaco en la aduana. "“También nos hemos peleado mucho para no tener que pagar tasas de importaciones porque consideramos que en Kenia, como en otros países, frenar el SIDA es una de las prioridades de los Gobiernos"”, agrega David Cuenca. Teniendo en cuenta que este tipo de genéricos proceden de laboratorios situados en la India, su flete hasta África ha sido un embrollo para la organización.

MSF cuenta con dos centrales de compras a nivel mundial, una en Moscú y otra en Costa Rica. La última está siendo desmantelada después de haber desempeñado su rol esencial en la época del huracán Mitch. Actualmente, se están revisando las políticas de aprovisionamiento en el seno de MSF. Se baraja la posibilidad de que las centrales moscovita y costarricense puedan ser incorporadas a una red de hubs, estructuras fijas en MSF que funcionan por sí solas y que, en caso de necesidad de compra de material, tienen absoluta autonomía para hacerlo sin que un miembro se desplace al lugar.

El entramado logístico de Médicos Sin Fronteras podría descentralizarse muy posiblemente hacia otras áreas, una forma de ampliar su presencia en la región de Oriente Medio, que requiere cada vez más refuerzos. "“Hay muchas posibilidades. Se ha propuesto Dubai, un país que permite importar y exportar sin muchos obstáculos administrativos, donde los bienes llegados de Europa encuentran luz verde fácilmente y que, adicionalmente, goza de muy buenas conexiones”", desvela Sacristán. David Cuenca, por su parte, corrobora: "“Además, Dubai es en sí una zona franca por su ubicación, abastece a muchos países del este de África, por lo que podría constituirse en futuro hub para MSF”". Aparte de este enclave petrolero, la organización está estudiando otros con similares características.

No hay retrologística

No es de recibo que MSF acuda en misión para salvar vidas y sus acciones dejen efectos perniciosos en países que no tienen cómo contrarrestarlos. La organización intenta minimizar cualquier efecto colateral en el medio ambiente investigando nuevas vías para deshacerse de todo el material médico. No puede haber logística inversa por pura lógica, ya que los productos e instrumentos utilizados tras una campaña nunca pueden volver a Europa para ser eliminados. Esto no es posible.

El principal problema son los residuos contaminantes, que se agrupan en tres grandes familias: punzantes y cortantes, orgánicos y el resto. La opción más practicada es la de encapsular el instrumental punzante y cortante usado dentro de fosas de cemento armado. Los residuos sólidos (excluyendo los orgánicos y los medicamentos caducados) se pueden incinerar, tal y como se practica en países desarrollados. "“Hay que tener presente que los medios que conocemos nosotros en Europa para destruir desechos no existen en estos países; por eso tenemos que neutralizarlos, hacer que no sean accesibles a la población”".

Las cápsulas de cemento están pensadas para resistir fácilmente 10 ó 20 años, un periodo más que razonable para encontrar soluciones de eliminación con el surgimiento de nuevas tecnologías. A Jordi Sacristán le gustaría disponer de mejores medios ahora mismo: "“A veces piensas que vas sembrando el planeta de pequeños bloques de cemento, pero confiamos en los avances de la tecnología para poder acabar con ellos algún día”". De hecho, ya se está trabajando con diversas asociaciones y universidades para poder establecer sistemas eficaces de eliminación y tratamiento de residuos dañinos, como es el caso de un modelo de incinerador adaptado a las actuaciones de MSF .


Telecomunicaciones: La enseñanza de Iraq

MSF no quiere depender mucho de la telefonía móvil. Confía más en la independencia que brindan las radios, sobre todo en trances bélicos. Un torre de comunicaciones sería la diana perfecta en un bombardeo, anulando por completo la opción de emplear celulares. Con la radio, sólo es cuestión de cargar las baterías diariamente y conocer su correcto funcionamiento.

La radio, sin embargo, lleva ciertas precauciones asociadas. En primer lugar, se requiere una licencia de utilización que expide el país donde se está trabajando. Al tratarse de un medio “abierto”, nunca se debe emplear para ofrecer informaciones confidenciales de la organización, como pueden ser movimientos de capital o de camiones. Toda radio puede ser “pinchada”, y en caso de conflicto armado, se puede estar ofreciendo a ambos bandos valiosas pistas sobre movimientos de tropas o población civil (MSF es siempre neutral por encima de todo). Y, además, se da la circunstancia de que países como Colombia prohíben totalmente el uso de estos aparatos.

El satélite es un avance que, sin duda, resulta bastante seguro para la difusión de información confidencial entre células desplazadas y centrales europeas, pero conlleva un mayor coste económico. Iraq fue una lección magistral para MSF en materia de telecomunicaciones ya que el satélite pasó de ser un modo de comunicación esencial a funcionar como un instrumento bélico cuando estalló el conflicto. Esto invita a la reflexión sobre qué medios de comunicación emplear en ciertos casos y en qué zonas.

Cada conflicto es una historia en sí y no existe tecnología de comunicación perfecta. Iraq ha sido el detonante para que MSF se plantee adaptar mejor sus herramientas, para mejorar las actuaciones en situaciones de “no ley”, saber mejor qué se importa, a quién se importa, ante quién se justifica la entrada de material y si usar ciertos dispositivos es o no conveniente. Son aspectos que cambian de la noche a la mañana y el tiempo de reacción es mínimo.

En su búsqueda de mejores soluciones, MSF no ha pasado por alto las oportunidades del correo electrónico, combinándolo con los equipos de radio aplicados a maniobras logísticas. Recientemente un miembro del departamento técnico de MSF España lo ha puesto a prueba en sus quehaceres logísticos para la República Democrática del Congo.
 



Vehículos “africanizados”

Toyota Land Cruiser es el medio de transporte terrestre de MSF en misión. Muy recomendable para el relieve africano, las series de este 4X4 salen de fábrica para sufrir una transformación. MSF “africaniza” estos modelos, tanto en su mecánica como en su estructura. "“Se le practican modificaciones en el chasis para luego incorporar el equipo de radio utilizado en nuestras operaciones, se le cambia el salpicadero por uno especial..."” relata David Cuenca.

También el parachoques es distinto a los modelos que comercializa la casa nipona, el consumo es muy inferior y su tanque de combustible más grande para lograr mayor autonomía. “"Una parte importante de nuestra logística es hacer cálculos del carburante que hay que proveer"” –explica este miembro de MSF– "“y hay que estimar cuántas piezas de recambio se pueden necesitar cuando sales fuera, al igual que prevemos agua o víveres”".

De Norte a Sur del planeta, MSF ha utilizado estos vehículos, salvo en países como Colombia, donde las tasas de aduana recargan un 200% su valor y donde, además, encontrar recambios y servicios de mantenimiento para este modelo es un imposible.